Notulen20120308

Uit Wikimedia
Naar navigatie springen Naar zoeken springen

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Bestuursvergadering 8 maart 2012

  • Begin: 19.30h
  • Aanwezig: Paul (not.), Ziko (vz.), Siebrand, Maarten, Jane (verlaat)
  • Afgemeld: Marco, Cyriel

Opening

Vaststellen agenda

Notulen vorige vergaderingen

Ziko: Nog 48h de tijd geven, dan is het goedgekeurd.

Ingekomen stukken

  • Niets te vermelden.

Bestuursrondje

  • Secretariaat:
    • Er is een lid dat heeft gevraagd om onze ANBI-status prominenter naar voren te laten komen. Zo is onze contributie waarschijnlijk aftrekbaar voor de inkomstenbelasting als gift. Een ander (bestuurs)lid heeft aangegeven dat niet-gedeclareerde declarabele kosten ook als gift aftrekbaar zijn voor de inkomstenbelasting.
    • Ledenstatus: 165 leden, 10 nieuwe leden sinds 1 februari, 1 opzegging. Contributiebetalingen zijn bijgewerkt tot en met 29 februari 2012. Er zijn nog 78 leden die contributie 2012 moeten voldoen.

-> Siebrand stuurt tweede herinnering (drie weken na de eerste herinnering).

    • OTRS-queue voor vereniging is bij.
    • Na een langslepend proces is wikimedia.nl nu onder controle van de Vereniging, nadat de WMF na juridische actie het domain van een squatter had geclaimd een aantal maanden geleden. Siebrand is van plan het domein langzamerhand in gebruik te gaan nemen, met instandhouding van de oude domeinen (meestens wmnederland.nl). Nieuwe bestuursleden krijgen bijvoorbeeld een @wikimedia.nl e-mailadres, en geen @wmnederland-adres.
  • Penningmeester
    • Wijziging tenaamstelling PayPal-rekening naar Paul is bijna geregeld. Stond nog steeds op naam vorige Penningmeester.
    • Rekening voor inkomende donaties is per heden volledig geblokkeerd voor incasso. Hiermee zijn zeer veel problemen opgetreden in de afgelopen maanden. Penningmeester heeft tientallen malafide incasso's laten storneren.
    • Er is een groot bedrag van de lopende rekening naar de spaarrekening bij ING overgeschreven.
    • Penningmeester zal kascommissie om advies vragen over eventuele wenselijkheid om maximaal EUR 100.000 aan contanten per bankinstelling aan te houden (ref: depositogarantiestelsel).
    • Penningmeester heeft een analyse voor- en nadelen van zelf fondsenwerven opgesteld naar aanleiding van de vragen tijdens de afgelopen ALV. Wordt per e-mail gedeeld en tijdens de ALV gepresenteerd.
  • Jane
    • WikiLovesMonuments: hebben geld nodig, in ieder geval voor inhuurkracht. Er zijn aparte kosten voor nationaal en internationaal.

Bestuur en ALV

  • Voorbereiding ALV http://bestuur.wmnederland.nl/ALV_2012-1
    • Wie presenteert wat?
      • Siebrand: Status werving (personeel) en leden.
      • Cyriel wil wel wat vertellen over activiteiten (WP10, WCN, nog meer??): misschien wil Jane WLM doen, jij was daar meer bij betrokken dan ik denk ik? Jane gaat akkoord.
      • Maarten: GLAMcamp, Europeana enkele zinnen.
      • Marco heeft niets opgegeven.
      • Ziko: inleidend overzicht, enkele punten laat ik graag aan de betrokken bestuursleden over. Later zeg ik nog wat over de Strategie.
      • Paul: Financiën zijn dan apart.
      • Ziko zal agenda op bestuurswiki beginnen.
    • Hoeveel aanmeldingen zijn er, waar doen we het? Omdat er weinig mensen zullen komen kunnen we het op kantoor (in de vergaderruimte) doen.
    • Wanneer gaat de definitieve info eruit? (verslag vorig jaar, begroting komend jaar)
  • Nieuw bestuur, kennismakingsweekend
    • Ziko heeft met enkele bestuurskandidaten gesproken. Op dit moment zien we in ieder geval twee serieuze aanmeldingen.
    • Cyriel: Ik had het hier al met Ziko over gehad en heb toen wat lijntjes uitgezet. Ik probeer momenteel iemand te vinden die op de zaterdag wat uitleg kan komen geven over de rechten en plichten van een verenigingsbestuur.
      Daarnaast leek het me goed, omdat er waarschijnlijk meerdere nieuwe bestuursleden van buiten Wikimedia komen, iemand te hebben die op de zondag een paar uurtjes wat uit kan leggen over de internationale kant van onze vereniging. Hoe zit de structuur in elkaar en wat zijn nu al die ontwikkelingen die ons zo bezig houden? Lodewijk is helaas verhinderd dat weekend, maar ik probeer Delphine te pakken te krijgen hiervoor, die schijnt op dit vlak ervaring te hebben. Cyriel (overleg) 8 mrt 2012 13:28 (CET)
      • Ziko en Cyriel pakken het verder aan.
  • Uit jaarplanning 2012: Nieuwsbrief WMNL verzenden (de zogenaamde nieuwsbrievenlijst)

Siebrand stuurt update over status, zodra Marjon terug is van vakantie (in april zou er weer een moeten komen) Er ontstaat wat verwarring over de jaarplanning t.a.v. de communicatie. Hier worden een aantal aanpassingen in gedaan.

  • Jaarafsluiting
    • Min of meer definitieve administratie ligt nu bij accountant voor opstellen jaarrekening, kascommissie gaat er 14 maart naar kijken.

Bestuurswissel

  • Kandidaten. Zie boven.
  • Overdracht. Op kennismakingsweekend.
    • Jane: Naar mijn weten heb ik niks over te dragen. Ik wil wel betrokken blijven bij WMNL en met name WLM voor NL, maar ik heb geen formeel portfolio om over te dragen waarvoor de bestuursleden in actie dienen te komen (behalve evt. het contract van de communicatie adviseur voor WLM NL, maar daar weet Paul alles van). Mijn korte advies aan mijn vervanger/vervangster is om te zorgen voor een laptop (wegens veelvuldig gebruik tijdens bijeenkomsten van etherpad e.d.) en altijd alle links en wachtwoorden ergens opbergen om dingen terug te kunnen vinden.

Bijeenkomsten

  • BBQ. Ziko gaat Cyriel vragen.
  • WCN: Er werd gevraagd of Jimmy Wales kan komen (medio november), daarvan zal het datum afhangen. Siebrand wil meedoen en misschien iemand uit het bestuur als liaison persoon.
  • Afsluiting Teyler Challenge: Geert-Jan (Teylers) vraagt of 16 juni een goede datum is voor de afsluitende activiteit, in elk geval een prijsuitreiking in de Gehoorzaal + borrel. Ik heb zelf nog geen rooster van die maand, wat vinden jullie ervan? Cyriel (overleg) 8 mrt 2012 12:41 (CET) Siebrand stelt voor dat Jane bij Teylers nog de mogelijkheid oppert dat buitenlandse deelnemers ondersteuning vragen aan hun chapter.

Projecten

Nyenrode

  • Wie is beschikbaar voor de bijeenkomst in mei, in Amsterdam? (zie mail Lodewijk d.d. 5/03). Siebrand gaat er achter.

Cosyne

  • Stand van zaken. Siebrand: Op het kennismakingsweekend wordt nog een keer gevraagd wie het overneemt, anders moeten we het opzeggen.

Wikipedia in het onderwijs

Siebrand heeft in december 2011 een afspraak gehad met Erik Hekman en Peter de Groot van de Hogeschool Utrecht. Ze zien mogelijkheden om een pilot te draaien met ongeveer 15 studenten binnen Digitale Communicatie. Hiervoor zijn vrijwilligers nodig, er moet op redelijk korte termijn een afspraak gemaakt worden, en het programma moet opgezet en begeleid worden (Campus Ambassadeur(s), Online Ambassadeur(s)).

Vragen:

  • Willen we hiermee doorgaan?
  • Hoe het beste deze mogelijkheid aankondigen? Voorstel: Op een geschikte pagina op nl.wp en via de mailinglijsten van moderatoren en wikimedianl-l.
  • Wie kan/wil er vanuit het bestuur contactpersoon zijn als Siebrand niet langer in het bestuur zit? Siebrand wil wel primair contactpersoon blijven voor HU, en neemt Ziko mee voor een afspraak. Aanzet wordt een NL wikiproject met toezegging begeleiding en steun vanuit het bestuur (Ziko, op basis van zijn ervaringen in de DE wikipedia en Duits onderwijs instellingen). Workshops zijn niet gratis, de instelling dient een vergoeding te betalen.
  • Ziko: Kan het overnemen.
  • De dagvergoeding die op dit moment voor de trainer wordt overwogen is EUR 150.00 (excl. reiskosten). Bestuurders mogen niet bovenmatig gecompenseerd worden. Paul zoekt uit wat een redelijke onkostenvergoeding is, omdat Ziko aangeeft wel docenten te willen trainen.
  • Ziko en Siebrand stellen voor HU te bezoeken op 20 maart tussen 11:30 en 15:00 (1 uur).

Toegevoegd door Jane:

  • Jane heeft contact gehad met de "Media and Communication Department" van Erasmus Universiteit in Rotterdam (er is ook al contact geweest met Ziko hierover, de oorspronkelijke contact persoon is Max Klein van Berkeley University via de Engelse Wikipedia).
  • Zij willen graag meedoen met het "Campus Ambassadors Program" zoals aangeboden op de Engelse Wikipedia. Hun interessegebied ligt in het vakgebied communicatie en sociaal media. Sinds de recente ervaringen van de Engelse Wikipedia met een niet-Amerikaans Campus Ambassadors Program in India, is de enthousiasme voor dergelijke initiatieven "in het buitenland" op de Engelse Wikipedia wat gedaald. Het gaat hier in Rotterdam om een cursus van +/- 20 studenten met een hoog gemotiveerde begeleider (echter zonder veel Wikipedia edits). Conclusie: WMNL kan geen steun verlenen, al zou een workshop waarschijnlijk wel geregeld kunnen worden. De infrastructuur op de Engelse Wikipedia mag echter wel gewoon gebruikt worden (het gaat om een internationale cursus groep en de voertaal is engels, dus alleen engelstalige artikelen worden geproduceerd).

Cultureel Erfgoed

GLAMtech project met Europeana

  • Status: Vraagstuk rondom financiering heeft vertraging opgelopen omdat WMUK nog een formeel besluit most nemen. Er waren nog een aantal inhoudelijke vragen die nu zijn afgestemd. Deze twee punten staan nog open:
  • Financieringsmodel (per chapter, of centraal?): Betalen chapters direct aan Europeana of lopen alle gelden via WMNL en is WMNL de enige contractpartner van Europeana. Financieel is de trechterconstructie het beste te overzien. Paul moet even overleggen met de accountant over of er geen problemen op de loer liggen.
  • Draft grant agreement. Wie stelt de eerste versie op? Is dat een zaak voor Europeana of ligt het initiatief bij WMNL? Dat zou Europeana moeten zijn.
  • Borging nieuw bestuur. Maarten en Siebrand zitten de volgende keer niet langer in het bestuur. Er moet goed overgedragen worden.
  • Positie MaartenB in stuurgroep: Het bestuur heeft vertrouwen in de kwaliteiten van Maarten en denk dat Maarten een ideale persoon is voor de stuurgroep. Het is niet nodig om een "huidig bestuurslid" de belangen van de chapters te laten verdedigen en het beste voor het project te willen laten krijgen.
  • Het nieuwe bestuur moet wel zelf leidend zijn in het laten rondkomen van de financiering voor Fase II.
  • Kick-off staat nog steeds gepland voor 1-3 juni, hackathon Berlijn.

Zaken die geen opvolging krijgen van MB

  • Contact Rijksmuseum (Peter Gorgels)
  • Contact Tropenmuseum (Frank Meijer)

-> Maarten neemt contact op met andere vrijwilligers

  • Evaluatie GLAMcamp

-> Skype-call met Jessica, Paul, Liam, MaartenD (Maarten nodigt uit)

    • Ik merk (helaas) dat contacten in het westen onderhouden vanuit het oosten toch wat lastiger is. Ik ga er niet "zomaar even langs", omdat ik toch in de buurt ben. Ik zou het heel leuk vinden om hierin iets over te nemen, maar geografisch is dit niet zo handig. Cyriel (overleg) 8 mrt 2012 14:32 (CET)
      • Sandra lijkt, als ze wordt gekozen, graag deze zaken over te willen nemen.Ziko (overleg) 8 mrt 2012 19:16 (CET)

Teylers Challenge

  • De challenge wordt beheerd door de hoofd digitalisatie collecties van Teylers en loopt vooralsnog voorspoedig. Sinds de aanvang in januari zijn al het aantal artikelen die naar Teylers verwijzen verdubbeld in de Engelse Wikipedia. Er zijn totaal iets van 25 nieuwe korte artikelen gemaakt. Er is dringend behoefte aan assessors voor het helpen promoten bestaande artikelen naar een hoger kwaliteitsniveau. Ook is er dringend behoefte aan mensen die de "stubs" onderhanden willen nemen. Verder is er een probleem met het implementatie van de multi-lingual challenge omdat er nog geen enkele QRpedia code is geplaatst in de museum, waardoor de toegevoegde waarde van de vertalingen nog niet in levende lijve getest kunnen worden. Het basis idee achter het concept "Multi-lingual challenge for GLAM" is dat bv de bezoekers straks bij de "topje van de Mont Blanc" met hun mobiele telefoon de artikel hierover in Wikipedia in hun eigen taal kunnen lezen in de museum.

WLM

  • Vrijwilligers voor WLM NL 2012: De huidige vrijwilligers zijn welwillend, maar er moet iemand naar voren stappen die de boel gaat trekken voor 2012. Dit was in voorgaande jaren de bekende duo MaartenD/Lodewijk, maar nu dat WLM 2012 wereldwijd gaat kan dit niet meer.
    • Graag (ook) een vacature op de verenigingswebsite via Vrijwilligersvacatures. Alle wergroepcoördinatoren heb ik hiervoor al eens gemaild, maar helaas heeft dit niks opgeleverd? Cyriel (overleg) 8 mrt 2012 14:36 (CET)

Jane neemt contact op met Cyriel over vacaturetekst.

Lopende samenwerkingen (kort)

  • RCE
    • Andre en BasvB gaan binnenkort langs voor een update. De RCE wil graag structureel feedback en monitoring (continu) aan de foutenlijst en 2) de nieuwe monument nummers sinds de rijksmonumentenlijsten uit 2006 op de NL Wikipedia zijn gezet, dienen bijgeplaatst te worden in deze lijsten.
  • Biografisch Portaal: Sinds een afspraak met hun in 2011 hebben zij wel het e.e.a. aangepast op de portal. Hun grootste toegevoegde waarde voor Wikipedia was het toekennen van een nummer aan een persoon. Dit helpt enorm bij het opzoeken van persoonsgegevens ongeacht spelling en foutieve DTB informatie. Deze nummer is nu prominent in beeld gebracht bij de andere "minimum persoonskenmerken". De NL Wikipedia artikel is sinds februari teruggeplaatst, maar zonder verdere commentaar als zou het wel of niet encyclopedie-waardig zijn. Kennelijk gaat men er nu wel van uit dat een portaal voor biografische data van Nederlandse personen onder de regie van Huygens toch wel encyclopedie waardig is.

Vraag van Jane: Mathias Schindler werkt aan identificatienummers voor personen, waarom hebben we dat in Nederland niet. Ziko: Kost veel werk van mensen.

PR en communicatie

  • Nieuwjaarswens en kalenders: wat doen we er nog mee? (C)
    • Siebrand moet nog 45 kalenders ophalen bij een koeriersdienst (vrijdag . Als die er zijn, dan zullen ze worden verstuurd naar de leden).

Jaarverslag 2011

  • Paul en Siebrand: Hoe ver is ie? Jaarverslag 2011 & Jaarverslag 2011
    • Hier is nog niets aan gedaan. Paul en Siebrand moeten hieraan gaan werken op zeer korte termijn. Wie wil er helpen, bijvoorbeeld met het zoeken van beeldmateriaal?

Kantoor en professionalisering

  • Stand van zaken mbt tot de targets die we in het jaarplan hebben gesteld. Het eerste 'meetmoment' komt eraan. Paul maakt hiervan een korte inventarisatie.
  • Sleuteldragers: Op dit moment: MaartenB (sleutels inleveren op ALV), Lodewijk, Andre Engels, Siebrand, Marjon. Voorgenomen wijzigingen: Bestuursleden uit Utrecht krijgen zeker
  • Werving
    • Cyriel en Siebrand hebben samen de verantwoordelijkheid voor de selectie van 2 of 3 kandidaten voor de functie van Senior Operations Manager (ook wel "bedrijfsleider" genoemd). In het weekend van 4 februari is Siebrand in Brussel Steph Tommen, Recruitment Manager bij WMF tegengekomen. Zij bood aan deze recruitment om niet te doen. Dit was ook oké met de WMF; zo gezegd, zo gedaan op 7 februari.

Als terugvalplan, staat er voor 4 april 2012 nog een afspraak met een recruiter. Deze kost 25% jaarsalaris bij succes binnen 4 weken. We hebben 25 mogelijk te benaderen personen bekeken. Daarvan zijn er 15 benaderd. Daarvan hebben er 4 gereageerd. Op basis van de CV's en brieven is door Steph met twee mensen een eerste gesprek gevoerd. Met één persoon wordt in ieder geval een tweede gesprek gepland met Cyriel en Siebrand op 22/23 maart. Er is een mogelijkheid om nog twee extra kandidaten te spreken/screenen. Op 30 maart wordt een bijna afrondend gesprek gevoerd, en kandidaten die hierdoor komen worden voorgesteld aan het bestuur op 14 april. In de week van 12 maart 2012 wordt nog een groep mensen benaderd voor de vacature. Het bestuur krijgt een volgende update op de ochtend van de ALV.

Strategie

Strategie en Overleg:Strategie

  • Hoe ver zijn we?
    • Marjon heeft geschaafd, maar er staan nog heel erg veel comments in. Ook het schillenmodel (Marco) en de meetbaarheid op diverse punten (Paul, jij hebt die sheet toch?) zijn nog niet verwerkt. Wie gaat dit oppakken? Cyriel (overleg) 8 mrt 2012 14:06 (CET)
      • Paul maakt alsnog foto's van de papieren en uploadt die (past dat op de bestuurswiki?) Schillenmodel pakt hij ook op. [10 maart, Wikizaterdag]
  • Inbreng van leden. Ziko gaat het met Marjon afronden en dan een tekstje voor leden schrijven. Dat gaat naar de bestuurslijst en dan spoedig naar de ledenlijst.

Internationaal

  • Stand van zaken:
    • Chapters Council. Ziko: Er zijn twee modellen voor een samenwerking van de chapters. Populair is bij de chapters wellicht een ambitieuze organisatie van chapters die onder meer de chapters tov de WMF vertegenwoordigd en de chapters steunt. Wel zou er waarschijnlijk een overgangsperiode tot 2013 zijn. Misschien zullen de chapters uiteindelijk een paar procent van hun jaarlijksbudget als bijdrage aan die internationale organisatie betalen.
    • Movement Roles. Ziko: In principe zijn we het ermee eens en volgen de ontwikkeling.
    • CSBS
  • Chapters meeting Berlijn. Ziko: Binnenkort zal het programma online gaan, zei Harel. Paul en ik gaan, Lodewijk is er vanwege WLM. Vergadering is nog verdeeld, er zijn drie namen die steun in dit bestuur hebben. In april met het nieuwe bestuur verder.
  • Internationaal mailverkeer: hoe gaan we met al die maillijsten om? Leest iedereen werkelijk al die mails en, ja of nee, is dit wenselijk? Is het niet handiger als 1 persoon het internationale verkeer in de gaten houdt en doorspeelt wat belangrijk is (aka financiële stukken -> penningmeester, strategie discussie -> over algemene bestuurslijst doorzenden, etc), dus zoals we de dispatch hebben voor de gewone inkomende mail, deze ook zo instellen voor de internationale mail? Cyriel (overleg) 8 mrt 2012 14:20 (CET)

Siebrand doet het volgende voorstel voor besluit: Wikimedia Nederland steunt de oprichting van een CC en verleent haar steun aan de uitvoering ervan. We geven Paul en Ziko tijdens de Wikimedia Conference in Berlijn het mandaat om namens Wikimedia Nederland op te treden, te onderhandelen en besluiten te nemen over de deelname van WMNL aan de CC. Eventuele toegezegde te voorziene kosten mogen 5% van de huidige jaarbegroting van Wikimedia Nederland niet overstijgen. Dit voorstel is aangenomen.

Rondvraag

  • Siebrand bedankt iedereen voor het bestuur, met toespraak. Hij blijft als vrijwilliger actief, in WCN, als systeembeheerder, ter afronding van de werving van de operations manager en als sleuteldrager.
  • MaartenB bedankt iedereen voor het bestuur in de afgelopen anderhalve termijn. Hij blijft zeker als vrijwilliger actief.
  • Paul dank de vertrekkende bestuurders voor hun inzet. Hoopt dat alle ex-bestuursleden als vrijwilliger actief.
  • Jane wil aan zittende en nieuwe bestuurders adviseren sterk te overwegen te allen tijde een laptop bij zich te hebben. Dit is niet overbodig.
  • Ziko sluit zich bij het bovenstaande aan. Het is een leerzaam jaar geweest.

Sluiting

Ziko sluit de vergadering om 22:25.