Notulen20150910

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen bestuursvergadering 10-09-2015

Aanwezig: Jan Anton Brouwer, Frans Grijzenhout (vz), Ad Huikeshoven, Harriet de Man, Bart Nieuwenhuis, Marike van Roon, Sandra Rientjes, Justus de Bruijn.

Afwezig met kennisgeving: Geen afwezigen.

1 Opening

• Frans opent de vergadering om 19.33 uur
• Wijzigingen op de agenda. Opnemen: Verzoek betreffende beleidsvriendelijke ruimtes.

2 Notulen bestuursvergadering 22-08-2015

• Ad mist het kopje actiepunten. Frans voegt dat alsnog toe.
• Voor de rest geen opmerkingen. De notulen zijn akkoord bevonden en kunnen worden overgebracht naar de Verenigingswiki.

3 Mededelingen

• Voortgang vacature projectleider. Sandra: Er zijn meer dan 200 aanmeldingen van overwegend goede kandidaten. Er zijn zes kandidaten geselecteerd die morgen op gesprek komen. De verwachtingen is dat een goede kandidaat gekozen kan worden.
• Marike: Er wordt gewerkt aan de Erasmusdagen. Er komen 4 rondleidingen uitsluitend voor Wikipedianen. 25 november is voor Wikipedianen, 26 en 27 november is openbaar.
• Marike: Brief Amsterdamse Musea. Naar aanleiding van de vacature is een brief ontvangen met een uitnodiging om samen te werken met de vereniging Amsterdamse Musea. Frans: Er komt een activiteit kleine musea/ kleine collecties. Sluit goed aan op de bovengenoemde brief.

4 Organisatie

Jaarplan

• Jaarplan is opengesteld op de Wiki. Is het Jaarplan accoord of zijn er wijzigingen nodig?
• Marike: Wiki Loves...: We zouden dit niet meer doen, maar het staat er weer in echter met een open onderwerp. Het wachten is op een initiatief van de vrijwilligers om dit onderwerp in te vullen. Jan Anton: Het is wel handig om uit te leggen waarom Loves Arts niet is genoemd (vanwege de onevenredige belasting). Bij elk idee goed naar de benodigde capaciteit kijken.
• Marike: (pag 5) het aantal donateurs is laag. We hebben geen idee wat de reden is. De inkomsten uit donaties blijven op peil. Indien nodig wordt aan het einde van het jaar een analyse gemaakt.
• Er zijn geen andere wijzigingen voorgedragen op het Jaarplan Het is nu rijp voor de ALV.

De Begroting

• Jan Anton: Er komen nog wat verduidelijkingen. De inhoud klopt maar om misverstanden te voorkomen is een enkele toelichting wel handig, bijvoorbeeld bij de Grant/ eigen inkomsten.
• Ad: het vermelden van de kosten van beheer- en administratie, organisatie en bestuur (sheet aanzet begroting) kan worden verbeterd met een toelichting en het aanpassen van de indeling van de kolommen op de betreffende tab (kostenverdeling 2016). Wordt opgepakt.
• Marike: (Bijlage 1 van het jaarplan) Het project 1.4 onderzoek naar de inhoudelijke kwaliteit... Er staat geen kostenpost bij. De bedoeling is dat alleen de voorbereiding wordt genoemd en dat de uitvoering extern wordt gefinancierd.

Onderzoek

• De drie thema’s;
• Mogelijkheden voor samenwerking met kleine GLAM-instellingen.
• De verwachting is dat alle drie de onderwerpen extern gefinancierd kunnen worden. Nagaan of er in het kader van de Erasmusprijs geld te verkrijgen is.
• De begroting wordt goedgekeurd.
• Een van de tabbladen moet worden aangepast. Lukt dat uiterlijk 12 sep ? Jaarplan op Wiki zetten en de uitgebreide versie van de begroting volgt dan snel.

Voorbereiding ALV

• Justus schrijft een paar woorden over het jaarplan op een Powerpointsheet tbv ALV (ondersteuning Jan Anton);
• Vaststellen ledencontributie: De ALV dient een voorstel te krijgen over de hoogte van de contributie. De contributie bedraagt 24,00 € of minder (12.00 €) of 0 €. Bij 50 edits kun je vrijstelling krijgen (er zijn drie of vier verzoeken gekomen). In de ALV de regeling bevestigen. Justus maakt een contributievoorstel (gelijk aan vorig jaar). Gereed op 12 sep;
• Ad levert een voorstel in over de wijziging van het Huishoudelijk Regelement ten aanzien van het opgeven van NAW-gegevens en het mail-adres. Svp betreffende artikelen uit HRegelement noemen. Gereed op 12 sep. Bart: Er is toegezegd een aantal kwestie toe te lichten. Ad neemt die issues op in zijn voorstel.
• De uitnodiging voor de ALV gaat naar de leden toe en wordt op de Wiki gezet. Frans regelt dat. De ALV wordt wat korter.

Financiele stand van zaken 2015

• Sandra: De prognose is dat we denken dat we een negatief resultaat verwachten van circa 36.000 €. We hebben eerder 50 k€ genoemd. Jan Anton : Dit is heel acceptabel en valt goed te verklaren.
• Bart: Bij GLAM-wiki zijn kosten en opbrengsten genoemd. GLAM-wiki is een aparte grant-aanvraag gedaan bij de WMF (inkomsten). Maar we hebben ook kosten.
• Frans: De laatste kolom (prognose <> bestuur). Conform planning gaan er twee financieringsaanvragen de deur uit. De kans daarop wordt als positief ingeschat mits de aanvragen in oktober de deur uit gaan.

Strategie en huiswerk

• Marike: Huiswerk geldt voor de groep die je zelf hebt uitgewerkt. Een sheet opstellen. Inleverdatum: Gaarne uiterlijk 15 september. In de volgende bestuursvergadering gaan we hiermee verder.

5 Rondvraag

• De werkgroep Gendergap vraagt het bestuur om voor alle WNNL-evenementen het beleid vriendelijke ruimte van kracht te laten zijn. (Nagekomen verzoek via Sandra). Sandra koppelt de mening van het bestuur terug met een kleine uitbreiding (ook voor online-evenementen en de relatie met Wikimedia NL etc). Frans: Uitgangspunt is dat dit geldt voor activiteiten van en voor de vereniging Wikimedia.
• Jan Anton, Marike, Justus, Sandra: geen opmerkingen voor de rondvraag
• Ad: Hoeveel mensen komen er zaterdag (conflicthantering, werksfeer). Onbekend.
• Harriet: Harriet zou benaderd worden door de coordinator van de evenement rond de Erasmusprijs. Is wel geprobeerd (Frank Meijer).
• Bart: Meldt zich af voor de ALV, wegens verblijf in buitenland.

6 Sluiting

• Frans sluit de vergadering om 20.35 uur.

Actielijst

1. Aanpassingen in huidige versie van de begroting (Jan Anton);
2. Strategie (allen): Huiswerk geldt voor de groep die je zelf hebt uitgewerkt. Een sheet opstellen. Inleverdatum : Gaarne uiterlijk 15 september.
3. Voorstel voor wijziging Huishoudelijk Regelement (Ad);
4. Gendergap/ WNNL-evenementen & het beleid vriendelijke ruimte (Sandra);
5. Contributievoorstel (gelijk aan vorig jaar). Gereed op 12 sep (Justus).