Notulen20170422

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn vastgesteld tijdens de Algemene ledenvergadering van 23 september 2017.

Notulen 25e Algemene Ledenvergadering Vereniging Wikimedia Nederland, 22 april 2017 te Utrecht.

Aanwezig leden: Aad van Leeuwen, Ad Huikeshoven, André Engels, Bart Nieuwenhuis, Bas van Pelt, Ciell, Eduard Jacob, Frank Hendriks, Frans Grijzenhout, Harriet de Man, Jan Anton Brouwer, Johan van den Meijer, Justus de Bruijn, Marc Schram, Marco P. Swart, Marike van Roon, Michel Wesseling, Mike Nicolaije, Peter Blok, Siebrand Mazeland, Trilce Navarrete, Vera de Kok en Wilma Verburg.

Aanwezig niet-leden (geen stemrecht): Sandra Rientjes en Sieth Delhaas.

Afwezig met kennisgeving: Dick Bos (machtiging Wilma Verbuis), Elly Waterman (machtiging Ciell), Lodewijk Gelauff (machtiging Siebrand Mazeland), Maarten Dammers (machtiging Siebrand Mazeland), Marlon The (machtiging Justus de Bruijn), Romaine (machtiging Ciell), Trilce Navarrete (machtiging Justus de Bruijn) en Ziko van Dijk (machtiging Frans Grijzenhout).

De voorzitter opent de vergadering om 13.30 uur

• De presentielijst gaat rond.
• Er zijn 8 machtigingen en 20 leden aanwezig bij aanvang van de vergadering.

1 Vaststellen van de agenda

• Zijn er toevoegingen ? Nee.

2 Notulen van de vorige ALV

• Zijn de notulen accoord?
  • Gendergap is de schrijfwijze. Justus zal dat aanpassen.
  • De notulen worden goedgekeurd

5 Jaarverslag en de jaarrekening

• Jaarverslag
  • Educatieprogramma: Mobilisatie > resultaten staat in het jaarverslag. Het groeit gestaag maar blijft als activiteit toch vaak hangen bij een enkele docent. Een concrete financieringsaanvraag is nog niet ingediend evenmin is er een mogelijkheid geweest om financiering van educatiepartners te verwerven.
  • Er zijn een aantal gesprekken met potentiële partners geweest maar dat heeft nog tot weinig concrete resultaten geleid. Er doet zich de keuze voor om met de activiteit te stoppen of er extra energie in te steken. Bij enkele Hogescholen en Universiteiten zijn initiatieven genomen maar die blijven hangen op een enkele docent. Ook zijn andere instanties geraadpleegd (Ministerie) maar ook daar is nog niet voldoende uitgekomen;
  • Er zijn vakgroepen of individuele docenten die zich willen inspannen. Leiden is bezig en ook nog zelf begonnen (vakgroep Duits en uitstraling naar andere vakgroepen). De ervaring is wel dat het soms jaren duurt (suddert) en dan ineens explosief groeit;
  • Er is nog steeds het gevoel dat het de moeite waard is om er energie in te steken. Echter hoe krijgen we een bredere aanpak van de grond;
  • Mogelijk speelt de wat dubbele houding van de Universiteiten ten aanzien van het gebruik van Wikipedia een rol (het gebruik is not done in de academische wereld). Het zoeken is natuurlijk ook wat de juiste ingang is. Het belang zit mogelijk ook in de bibliotheken van de instituten. Waar mogelijk veel potentieel zit is in de kleine onderzoeken van de opleidingen en daar zijn met name HBO-instellingen wat toegankelijker in.

• Jaarrekening
  • In de afgelopen maanden hebben we een € 100.000 ontvangen van een stichting die onbekend wil blijven. Het bestuur wil de besteding van dit bedrag uitsmeren over 3 jaar en uiteraard besteden aan de doelstellingen van de vereniging.
  • We hebben een aanvraag met twee thema’s, te weten Gendergap en Natuur. Beide aanvragen zijn breed opgezet. Er komt binnenkort een uitnodiging om ideeën in te leveren voor projecten.
  • Dit jaar hebben we een begroting ingediend met een “gat” er in. Er is geen zorg dat we door de WMF gekort zullen worden.
  • Op dit moment is er geen door de accountant goedgekeurde jaarrekening. De reden is dat we zijn overgestapt naar een andere accountant (vanwege de oplopende kosten). De nieuwe accountant doet zijn werk goed maar het is niet gelukt op tijd met de goedkeuring te komen.
  • De laatste wijzigingen staan in rood in de laatste openbare versie. De balans is gelijk gebleven maar de kosten zijn wat anders toegerekend. Het is niet zo dat jaarrekening op zijn kop is gezet.
  • De account heeft aangegeven dat hij geen redenen ziet om de goedkeuring te onthouden.

• Vragen over de jaarrekening
  • Pag 7 Kosten eigen fondsenwerving: optelling aanpassen.
  • Hoe gaan we om met het gegeven dat we op dit moment geen formele goedkeuring hebben van de account. Het voorstel is dat we over de jaarrekening stemmen met het voorbehoud van de goedkeuring van de account. Volgens de statuten moeten we een commissie van twee leden (niet bestuursleden) de jaarrekening nu doornemen.
  • Deze vergadering kan alleen besluiten op een verklaring van de accountant of een kascommissie. De enige mogelijkheid lijkt toch een voorwaardelijke uitspraak te doen.

• Er wordt als volgt besloten:
  • De ALV wil de jaarrekening in de geamendeerde versie voorwaardelijk goedkeuren mits de goedkeurende verklaring van de account binnen 14 dagen wordt uitgebracht;
  • Er komt binnen veertien dagen een bericht aan de leden, zo mogelijk direct na het ontvangen de goedkeuring van de accountant;

Als een van de leden die op deze ALV aanwezig is het bestuur verzoekt om deze jaarvergadering te hervatten, dan zal het bestuur hieraan gevolg geven.

• Stemming over het Jaarverslag
  • Er zijn 8 machtigingen ontvangen en er zijn 21 stemgerechtigde leden aanwezig.
  • Wie is er tegen de goedkeuring van het jaarverslag?
    • Er zijn geen tegenstemmen, er zijn geen onthoudingen. Er zijn 29 stemmen ter goedkeuring uitgebracht.

• Stemming over de Jaarrekening
  • Er zijn 26 stemmen voor voorwaardelijk goedkeuren van de Jaarrekening.
  • Er zijn 3 onthoudingen.
  • De decharge van het bestuur is uitgesteld vanwege de afspraken betreffende de Jaarrekening.

6 Vernieuwing statuten

• Met de agenda is meegezonden het Discussiestuk vernieuwen statuten e.a.. Hieronder wordt steeds verwezen naar de verschillende punten in dit discussiestuk. De voorzitter geeft een toelichting op de voorgeschiedenis.
• Marco leidt de discussie.
  • Hij stelt voor een eerste vragenronde te doen en na de pauze de discussie te houden.
  • Er is een eerste inventarisatie gedaan van issues die mogelijk tot gewijzigde statuten zouden kunnen leiden (mail, wikizaterdag, notulen). Daarna is er een advies opgesteld. Het bestuur staat achter het voorstel.

Siebrand & Lodewijk: punt 5, punt 6 expliciet achter het advies, punt 8, punt 11 Lijkt een beetje op huwelijkse voorwaarden, dus nu regelen op de voorgestelde manier.

• • Andre Engels wil nog praten over punt 14.
  • Voor de overige punten is de vergadering van plan het advies te volgen.

• • • Ten aanzien van punt 5
      • Achtergrond is de wens om een meer continue feedbackloop te hebben tussen leden en bestuur. Gaat het nu om een Raad van Toezicht of een Raad van Advies? Dat is nu niet duidelijk.
      • Ad: Bovenstaande is vooral van toepassing bij een Stichting en niet bij een Vereniging.
      • Jan Anton: Tot op heden is steeds advies gevraagd aan de leden die op de Wikizaterdag bereid waren een onderwerp te bespreken. Dus hebben we al een Raad van Advies.
      • Michel W: Deze vereniging is klein en moet klein en informeel worden gehouden (ten opzichte van een Raad van Advies).

• Marco :
  • Het lijkt erop dat we niet zitten te wachten op een Raad van Toezicht;
  • Regel terugkoppeling op een goede, maar informele en directe manier, al dan niet geïnitieerd door het Bestuur of door leden/Wikipedianen.

• • Ten aanzien van punt 8
    • Siebrand : Het donateurschap lijkt een vage beschrijving. De statuten spreken over een donateur als iemand die door het bestuur als zodanig is erkend. Ze hebben spreekrecht, maar verder niets.
    • Marco: De huidige regeling is voldoende. Je kunt altijd later een bepaalde status creëren als begunstiger of zo.
    • Frans G.: Het bestuur zal een voorstel indienen.

• • Ten aanzien van punt 14
    • Frans: Er zijn inmiddels wat in de praktijk gegroeide informele regels ontstaan die beschreven kunnen worden. Opnemen in de statuten of in het HR is te veel van het goede. Als dat dan toch moet dan liever in het Huishoudelijk Reglement.

• • Marco:
    • 3, 15, 16 zijn statutenwijzigingen waarbij het Bestuur met een voorstel komt;
    • 5, 6, 8,9, 11,12 daarover komt het bestuur met een voorstel, oplossing of nauwkeuriger uitwerking. Voor deze punten is geen statutenwijziging nodig.

• Frans bedankt Marco, Siebrand en Lodewijk.

7 Bestuursverkiezing

• Frans vraagt de nieuwe kandidaat bestuursleden zich even voor te stellen (zie ook de info op de Wikimedia site).
  • Michel Wesseling: Michel heeft het werk van Wikipedia altijd erg belangrijk gevonden. Zijn achtergrond is bibliothecaris en hij komt dagelijks het belang van open bronnen en de vrije toegang tot kennis tegen. Hij is verbonden aan het ISS en is ook bestuurslid van Bredaphoto en vrijwilliger bij het Filmhuis in Breda.
  • Peter Blok: Nog een dag docent HRM bij de Hogeschool van Amsterdam. Voor het overige gepensioneerd. Hij heeft de kwaliteit van de lemma’s in de lopende jaren zien toenemen. Hij is afkomstig uit het onderwijsveld en heeft de nodige bestuurlijke ervaring opgedaan bij Gebruikt Gereedschap en de Stichting Spoed.
  • Mike Nicolaije: Begonnen als schrijver op Wikipedia en actief op Commons. Hij studeert geneeskunde en hoopt in mei af te studeren. Werkzaam geweest voor een aantal “aanhangende” organisaties, onder andere voor de WMF. Al jaren actief dus. Een aandachtspunt voor hem als bestuurslid is de communicatie met de online-gemeenschap.
• Er zijn 8 kandidaten en 7 open plaatsen.
• Ad: Wie van de kandidaten heeft voldoende financiële kennis ?
  • Het antwoord is niet erg discriminerend.
• Zijn er mensen die zich willen terugtrekken als kandidaat of zijn er mensen die zich alsnog kandidaat willen stellen ? Neen.

• We gaan stemmen maar eerst een kiescommissie: André en Siebrand vormen de kiescommissie. André licht de procedure toe.
  • Trilce Navarette is inmiddels aanwezig. Zij trekt haar machtiging aan Justus in en stemt zelf.

• De kiescommissie maakt de uitslag bekend.
  • Alle kandidaten hebben de kiesdrempel gehaald. Peter Blok heeft het minste aantal stemmen behaald en valt af. De 7 overige kandidaten worden in het bestuur opgenomen.

• Jan Anton neemt afscheid van zijn bestuursfunctie en wordt bedankt voor zijn inspanning.

8 Rondvraag

• Geen vragen.

De voorzitter bedankt de aanwezigen en sluit de vergadering om 16.23 uur.