Notulen 29e Algemene Ledenvergadering 13 april 2019

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Locatie	:	Restaurant Seven, Mariaplaats 7 te Utrecht, zaal 5
Tijdstip	:	13.00 uur (ontvangst met koffie/thee, koekje) 13.30-16.20 uur ALV 16.20-18.00 uur napraten
Aanwezige leden	:	Frans Grijzenhout (vz), Justus de Bruijn, Bart Nieuwenhuis, Mbch331, Ciell, Mike Nicolaye, Siebrand Mazeland, Jan Doejaaren, Jacqueline Dake, Bas van Pelt, Sieth Delhaas, Lizzy Jongma, Hans Muller, Hay Kranen, Frank Hendriks, Cock Zweegman, Jan-Bart de Vreede, Berry Groenendijk, Vera de Kok, Marco P. Swart
Aanwezig niet-leden (zonder stemrecht)	:	Sandra Rientjes (directie) en Kirsten Jansen (verslaglegging).
Afwezig met kennisgeving	:	Lotte Belice (machtiging Hay Kranen), Ad Huikeshoven (machtiging Siebrand Mazeland), Dick Bos (machtiging Hans Muller), Marlon (machtiging Justus de Bruijn)
ALV 2019	:	28/09

Opening ALV

De voorzitter heet iedereen van harte welkom en opent de vergadering om 13.30 uur.

Presentielijst: Er zijn 20 personen aanwezig en 4 machtigingen afgegeven. Er zijn in totaal 24 stemmen uit te brengen.

Vaststellen agenda: De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

Notulen ALV 29 september 2018

Frans vat de notulen kort samen. Er zijn geen wijzigingen. De notulen zijn hierbij goedgekeurd.

Toelichting, discussie, vaststellen Jaarverslag en Jaarrekening 2018

Men vindt het vrij overdreven dat er gestempeld wordt door de accountant waardoor de digitale versie enigszins onleesbaar wordt.

Justus licht het jaarverslag toe middels een presentatie en stipt enige activiteiten aan: Tresoar, Universiteit en Hogescholen: er is een trend waarneembaar dat inhoud van Wikipedia gebruikt kan worden voor onderzoeken. Schrijfweken astronomie. Project Nederland en de wereld. EU auteursrecht: De nieuwe copyright directive is aangenomen. Er moet nu een uitvoeringsbesluit worden voorbereid. Vanuit Wikimedia zullen we er bovenop zitten om te kijken waar nog ruimte zit om dit aan te passen.

Ciell vraagt om een paar correcties: Op blz. 20 wordt € 29.000 genoemd bij het PICA project en op blz. 28 € 27.000. Op blz 24 wordt genoemd: vrouwen TechStorm. Dit moet zijn: Women TechStorm. Dit zal gecorrigeerd worden.

Jan Doejaaren vraagt zich af waarom er in het document niet gezocht kan worden op trefwoord. Dat komt door het scannen (volgens de accountant). Wij zullen de accountant verzoeken een doorzoekbaar exemplaar aan te leveren.

De Jaarrekening wordt door Bart toegelicht.

Siebrand: wordt er een benchmark uitgevoerd met de jaarrekening van de andere chapters? Ja.

SR legt uit: WMF verzamelt alle gegevens van de chapters maar het blijft lastig om uitgaven te vergelijken aangezien iedere chapter zich bezighoudt met andere zaken. De een richt zich op GLAM, de ander op Educatie, etc. Voor 2019 zijn de annual grants bevroren. Ieder chapter heeft gekregen wat vorig jaar ook is verkregen. Het verzoek ligt er wel om voor fondsenwerving aanvullende subsidie te krijgen.

Jan Doejaaren: er zit nogal een verschil in Telecommunicatie. Bart zal dat later toelichten.

De definitieve versie van de jaarrekening reflecteert naar de mening van het bestuur niet alle wijzigingen zoals besproken met de accountant. Er zitten fouten in de toerekening van kosten naar de activiteiten en (kleine) inconsistenties in de cijferopstellingen van baten en lasten en de balans.

Voorstel om opnieuw met de accountant om de tafel. Bart heeft de indruk dat de eerste versie van de jaarrekening en de tweede versie die gemaakt is na het overleg met de accountant enigszins door elkaar zijn gelopen.

Voorstel bestuur: we willen de goedkeuring van de jaarrekening uitstellen.

Ciell: hoe en//of wanneer leg je dan de jaarrekening aan de leden voor. Bart vindt het niet verstandig om goedkeuring uit te stellen tot aan de 2e ALV.

In het verleden is een jaarrekening ook als eens goedgekeurd onder voorbehoud. De juiste versie wordt gepubliceerd met inachtneming waarna een bepaalde responstijd ingaat. Mocht er in die tijd geen opmerkingen komen dan kan de jaarrekening beschouwd worden als goedgekeurd. Zie de notulen van 22 april 2017. De termijn van 14 dagen wordt wat krap gevonden. Bart stelt voor hier een maand voor te nemen. Marco stelt voor om 1 juni aan te houden als publicatiedatum en een termijn van 14 dagen. De leden hebben dan tot 15 juni de tijd om bezwaar aan te tekenen. In dat geval dient het bestuur een nieuwe ALV te beleggen om de jaarrekening te bespreken en goed te keuren.

Sandra belooft om de leden onmiddellijk op de hoogte te stellen als de aangepaste jaarrekening geplaatst is. (zie link naar verklaring: Toelichting_jaarrekening_2018 FG) Frans vraagt aan de vergadering om het Jaarverslag en de jaarrekening onder voorbehoud goed te keuren. Er zijn 22 stemgerechtigde leden aanwezig, 4 machtigingen en 2 niet-stemmers:

24 leden stemmen voor goedkeuring. Er zijn 2 onthoudingen. Frans concludeert dat de vergadering onder voorbehoud het jaarverslag en de jaarrekening heeft goedgekeurd.

Decharge bestuur voor het jaar 2018.

Decharge wordt uitgesteld tot de najaars-ALV.

Verkiezing nieuw bestuur

Frans vraagt of er 2 mensen zijn die de kiescommissie willen vormen. Hay Kranen en Remko de Keijzer stellen zich beschikbaar.

Frans legt een eenmalige verandering van de bestuurstermijn voor aan de ALV. Het bestuur wil tijdens deze ALV graag drie bestuursleden met een termijn van 1 jaar laten kiezen en 4 bestuursleden met een termijn van twee jaar. In 2020 en volgende jaren wordt dan weer de reglementaire termijn van 2 jaar aangehouden. De verandering wordt voorgesteld om continuïteit in het bestuur te waarborgen.

Jan Doejaaren vraagt zich af of het huishoudelijk reglement deze vrijheid geeft. Antwoord: ja. Mike verwijst naar 1.8 in de statuten. Frans vraagt of de vergadering eenmalig akkoord kan gaan met een eenmalige afwijking van het Huishoudelijk reglement. Stemming: Er zijn 23 stemmen voor en er is 1 onthouding, Het voorstel is aangenomen.

De kandidaat-bestuursleden worden voorgesteld. Michel en Marike doen dit middels een filmpje.  

Zijn er nog mensen die zich op het laatst nog kandidaat willen stellen? Nee.

De kiescommissie deelt de stembiljetten uit en vraagt om te stemmen, het biljet daarna dubbel te vouwen en aan de kiescommissie geven.

Na een korte pauze deelt de kiescommissie de uitslag van de stemming mee:

Alle kandidaten zijn met met meer dan 50% van de stemmen gekozen
Naam	Aantal stemmen voor	Aantal stemmen tegen	Aantal stemmen blanco
Justus de Bruijn	22	0	2
Frans Grijzenhout	22	0	2
Lizzy Jongma	23	0	1
Bart Nieuwenhuis	23	0	1
Marike van Roon	23	0	1
Jan-Bart de Vreede	23	0	1
Michel Wesseling	22	0	2

Mike en Harriët worden hartelijk bedankt voor hun inzet. Zij treden bij deze af.

Nagekomen agendapunt, ingebracht door Hans Muller.

Hans heeft een motie opgesteld. Hij vraagt aan het bestuur om uit te zoeken wat de juiste vertaling is van het mission statement het begrip ‘the sum of free knowledge’ in het mission statement. Wat is de strekking van deze term. Ciell: er is bewust gekozen voor een afgeleide van die van de Foundation. Frans: het is een visie geen missie. Jan-Bart: heeft 9 jaar in het bestuur van de Foundation gezeten maar weet te melden dat het nooit zo is opgevat als nu gesteld. De vraag is: is de vertaling correct. Dekt deze de lading? Marco: vindt dat de vereniging daar niet over gaat. Dit is iets wat de gemeenschap zou moeten beslissen. Wat heeft de indiener van deze motie voor ogen.

Imagine a world in which every single human being can freely share in the sum of all knowledge.

Er ontstaat een levendige discussie over wat de juiste vertaling is. Zijn er mensen die bezwaar hebben tegen de Engelse formulering? Zo niet dan gaat het dus om de vertaling en dus niet om de boodschap. Indiener vindt dat men er dan ook naar moet handelen. Voorstel is om er een bijeenkomst voor te beleggen. Het bestuur zal advies uitbrengen over een al dan niet aangepaste vertaling van deze zin.

Gestemd wordt of men hier mee kan instemmen: 11 zijn er voor. 6 tegen. 5 onthoudingen. Bestuur zal hier naar kijken.

Discussie over de resultaten van "De Salon"

In januari is er een bijeenkomst met partnerinstellingen geweest, de Wiki-salon. Deze bijeenkomst heeft geresulteerd in een document met stellingen over de activiteiten van WMNL. Gevraagd wordt nu om input te geven op deze stellingen. Het is de eerste stap voor een volgend meerjarenplan. De resultaten van de sessies worden uiteraard teruggekoppeld.

Rondvraag

Hans Muller vraagt waarom er op Wikipedia een moderator is weggestemd. Frans stelt dat dit punt niet thuishoort op de vergadering en dat deze vraag ergens anders gesteld hoort te worden.

Ciell: Met betrekking tot de verenigingswiki. Een groot aantal moderatoren is al sinds 2005 niet meer actief en inactieve accounts kunnen makkelijk gehackt worden. Mike stelt dat de vereniging hier over gaat. Voorstel is om naast het opschonen van de moderatorenlijst ook, vanwege veiligheid, een twee-trapsauthenticatie in te stellen. Sandra zal een voorstel formuleren voor opschoning en beheer dat aan het bestuur zal worden voorgelegd.

Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering om 16.12 uur.