Notulen 33e Algemene Ledenvergadering 25 september 2021

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Locatie		Villa Jongerius te Utrecht
Tijdstip		13.30 - 15.30 uur
Aanwezige leden		Bart Nieuwenhuis, Bas van Pelt, Ciell, Christine Erb, TheDJ, Frans Grijzenhout, Hay Kranen, Heleen Ririassa, Jacqueline Dake, Jan-Bart de Vreede (VZ), Kees van der Weijden, Lizzy Jongma, Lotte Baltussen, Lucy, Marco Swart, Michelle van Lanschot, Smiley.tourist, Michel Wesseling, Remko de Keijzer, Sandra Fauconnier, Sieth Delhaas, Vera de Kok
Aanwezige niet-leden (geen stemrecht)		Denise Jansen, Germien Cox, Kirsten Jansen
Machtigingen		Ad Huikeshoven machtigt Hay Kranen, Andra Waagmeester machtigt Ciell, Marlon The machtigt Frans Grijzenhout, Siebrand Mazeland machtigt Ciell
Afwezig met kennisgeving		Justus de Bruijn, Sandra Rientjes

Opening Algemene Ledenvergadering

Opening

De voorzitter heet iedereen van harte welkom, met name twee nieuwe leden en opent de vergadering om 13.30 uur.

Aanwezig: 25 personen Aantal stemmen: 26

Leden	Machtiging	Geen stemrecht
22	4	3

Uitleg Beleid Vriendelijke Ruimtes

Denise Jansen geeft kort uitleg omtrent het Beleid Vriendelijke Ruimtes en laat weten dat Michel Wesseling het aanspreekpunt is voor deze bijeenkomst.

Vaststellen agenda

Er zijn geen extra agendapunten. De agenda is hierbij vastgesteld.

Mededelingen

• De verkiezingen voor de nieuwe Movement Charter Drafting Committee komen er aan. Er zijn rond de 70 aanmeldingen waaronder twee Nederlandse kandidaten t.w. Ciell en Ad Huikeshoven. Jan-Bart de Vreede laat weten dat er vanuit Nederland een oproep aan alle affiliates is verstuurd om een ‘select’ te nomineren en verzoekt iedereen te stemmen. Jan-Bart zal dit coördineren.
• WikiconNL: de datum is bekend, 13 november, en deze zal geheel virtueel worden gehouden. Er zijn altijd vrijwilligers nodig en wil je meehelpen, meld je aan bij Denise Jansen.

Bespreken en goedkeuren notulen ALV 17-04-2021

Er zijn geen opmerkingen. De voorzitter vraagt om goedkeuring van deze notulen.

Voor	Tegen	Onthouding
24	0	2

De voorzitter stelt vast dat de notulen met een meerderheid van stemmen zijn goedgekeurd.

Decharge bestuur voor beleid 2020

Bart Nieuwenhuis licht nog even kort toe waarom decharge bestuur nu plaatsvindt. Dit vanwege het ontbreken van de goedkeuring van de accountant bij het vaststellen van de jaarrekening 2020 tijdens de ALV van 17 april jl. Toegezegd wordt dat dit een volgende keer niet weer zo zal gebeuren. De voorzitter vraagt om instemming decharge bestuur voor beleid 2020.

Voor	Tegen	Onthouding
26	0	0

De voorzitter stelt vast dat met algemene instemming decharge aan het bestuur voor het beleid 2020 is verleend.

Herziening Beleid Vriendelijke Ruimte (BVR)

LB geeft toelichting op het herziene BVR. De laatste herziening stamt uit 2017 en het proces van handhaving en melding dient aangescherpt te worden. Er is hiervoor een werkgroep opgericht waarin Lotte Baltussen, Sandra Rientjes, Ciell, Ad Huikeshoven en Danielle Jansen plaats hebben genomen. Inmiddels zijn er diverse bijeenkomsten geweest. Wat niet goed uitgewerkt was in het huidige BVR is het samenzijn waarin ieder zich prettig voelt. Deze herziening is puur geënt op de WMNL gemeenschap met als basis de UCOC. De input vanuit de gemeenschap is meegenomen.

• Inleiding De oude versie bleek een enigszins negatieve toon te bevatten en geprobeerd is daar een positieve benadering aan te geven. Marco Swart: de inleiding is redelijk juridisch en een mini samenvatting in begrijpelijke taal zou wenselijk zijn. Lotte Baltussen: dat klopt, de inleiding zal in 1 begrijpelijke zin worden samengevat zodat deze in bijv. inschrijfformulieren gebruikt kan worden. Frans Grijzenhout: wat in het BVR mist en ook in de UCoC - begeleiding reïntegratie voor de persoon die een overtreding van BVR heeft begaan en hier een straf voor opgelegd heeft gekregen. Beleid hieromtrent zou in procedures opgenomen moeten worden. Dit is nu niet duidelijk en met name: wanneer is de strafmaat beëindigd en op welke manier mag iemand dan weer terugkomen. Jan-Bart de Vreede: dit is zeker een belangrijk punt en WMNL blijft hier ook attent op bij de opzet van International Guidelines.  
• Gewenst gedrag Hier zal helder beschreven worden wat wel/niet geaccepteerd wordt.
• Ongewenst gedrag Dit blijft een lastig punt. Hoewel getracht is dit zo goed mogelijk te beschrijven blijft de vraag: wanneer is het onwenselijk of wordt het als onwenselijk ervaren. Marco Swart: er staat in dat BVR niet mag leiden tot misbruik van macht vanuit een bepaalde functie. En dat er een voorbeeldfunctie is voor bepaalde personen. Een voorbeeldfunctie kan meer druk leggen op een persoon en kan ertoe leiden dat deze persoon zijn functie neerlegt vanwege de extra verantwoordelijkheid. Lotte Baltussen: dit staat niet zo omschreven in het huidige stuk, maar hoort het graag wanneer men dit toch zo leest.
• Hoe er mee om te gaan? Eerst zal gekeken worden of men met elkaar in gesprek kan gaan. Mocht dat niet helpen dan wordt er gezocht naar andere oplossingen. Er is een helder meldingsproces: besloten is dat er altijd een aanspreekpunt BVR bij alle door WMNL georganiseerde bijeenkomsten aanwezig is. Benadrukt wordt dat het bestuur eindverantwoordelijk is voor de BVR.
• Grenzen WMNL Heikel punt is en blijft: waar zijn de grenzen van het BVR. Duidelijk is dat deze gelden bij een bijeenkomst van WMNL, maar wanneer is WMNL verantwoordelijk bij door een partner georganiseerde bijeenkomsten. Uitgangspunt is dat we altijd in gesprek gaan met de partners i.v.m. de BVR zoals gehanteerd door WMNL en deze te vergelijken met die van de partner. Als er geen overeenkomst bereikt kan worden trekt WMNL zich terug.

• Procedure Na input van de leden zal de definitieve versie worden gemaakt. In november zal de tekst worden vastgesteld door het bestuur, waarna in januari de implementatie zal plaatsvinden. Er ontstaat een kleine discussie over het woord ‘trolling’. Wanneer is het trolling (iemand is er op gericht om ruzie te veroorzaken) en wanneer betreft het een querulant (iemand die voortdurend klaagt over onrecht dat hem zou zijn aangedaan). Marco Swart adviseert de definitie van trolling goed te verwoorden. Afhankelijk van situatie en personen kan bepaald worden hoe dit op te lossen. Verzoek is om input op de overlegpagina te zetten.

Concept jaarplan en begroting 2022

Jaarplan

• Denise Jansen licht het jaarplan toe en dankt iedereen die input heeft  gegeven. Er zijn veel suggesties binnengekomen. Alle suggesties zijn doorgenomen en bij elkaar gezet. De lijst van activiteiten is doorgenomen op haalbaarheid, uitvoerbaarheid en voorgelegd aan bestuur. De vraag aan de ALV: wat vinden jullie er van? Marco Swart vraagt of het mogelijk is om i.p.v. een bewerkerssurvey een soort van stemmingspagina te ontwikkelen? Jan-Bart de Vreede laat weten dat het een aandachtspunt is en daar zal zeker over nagedacht worden. Ciell laat weten de samenvatting van de donateurscampagne heel duidelijk te vinden. Frans Grijzenhout: de tabel samenvatting begroting met uitgaven in oude indeling klopt niet. Hier staat 377.000 terwijl er 420.000 moet staan. Bart Nieuwenhuis zal dit uitzoeken. The DJ: WMNL wil graag jongeren betrekken bij activiteiten. In het jaarplan staat nog niet omschreven wat WMNL gaat doen om deze jongeren te bereiken, er staan nog geen activiteiten in waar hij enthousiast van wordt. Denise Jansen: dat wordt nog onderzocht hoe de jongeren betrokken kunnen worden en hoe we ze kunnen enthousiasmeren. Sieth Delhaas heeft het gevoel dat er iets te weinig ondersteuning is als zij op problemen stuit bij bijv. bronnenonderzoek. Ze heeft behoefte aan een vast aanspreekpunt gedurende een langere periode. Denise Jansen/Lotte Baltussen: dit kunnen we opnemen in of een Wikivrijdag programmering of neerleggen bij bibliotheken in het kader van mediawijsheid/ factchecking.

Begroting

• Bart Nieuwenhuis geeft korte toelichting middels een presentatie. Voor de begroting gebruiken we dit jaar een nieuwe indeling die aansluit bij de Movement Strategy van WMF. Zo is zichtbaar gemaakt hoe we onze tijd en middelen verdelen over de verschillende activiteiten. Baten: WMF heeft de jaarlijkse grant geïndexeerd, waardoor deze ook dit jaar weer iets gegroeid is. De algemene reserves worden op peil gehouden, ook dankzij ‘gulle gevers’. Van de donaties en subsidies is de verwachting dat deze zullen groeien  en de contributies min of meer gelijk zullen blijven. Voor het komende jaar zullen we volgens plan een beroep doen op de bestemmingsreserve. Subsidies zullen worden ingezet op projecten waar niet voldoende budget voor is, bijv. Deel je Data. Conclusie: het is een degelijke begroting, er zijn altijd onzekerheden in zowel baten als lasten. De grant (belangrijkste inkomstenbron) wordt nu vanuit een regional committee behandeld. De mogelijkheid bestaat om binnenkort misschien een meerjarige grant aan te vragen. Dat zou meer zekerheden geven. Maar om niet geheel afhankelijk van de grant te zijn investeren we ook dit jaar in fondsenwerving om meer eigen inkomsten te genereren. De WMF steunt ook het initiatief van eigen fondsenwerving. Er wordt ook overwogen om een ziekteverzuimverzekering  af te sluiten. Er is wat verwarring onder de leden over de verdeling duurzaamheid en de impact. Komt een gedeelte van de anonieme donatie hierin terecht? Dat is niet expliciet het geval maar wel wordt zorgvuldig gekeken dat de donatie besteed wordt aan het doel. Ook over Duurzaamheid ontstaat verwarring: waarin is WMNL dan duurzaam? Voorgesteld wordt om dit weer te hernoemen naar Gemeenschap. We gaan nog kijken naar de omschrijving die de lading het beste dekt.

Goedkeuring jaarplan en begroting 2022 (stemmen)

De voorzitter brengt het Jaarplan en de Begroting 2022 in stemming:

Voor	Tegen	Onthouding
26	0	0

De voorzitter stelt vast dat het Jaarplan en de Begroting 2022 met algemene instemming zijn goedgekeurd.

Meerjarenplan

• Jan-Bart de Vreede legt kort uit waarom een meerjarenplan nodig is. Helaas is het niet gelukt om het Meerjarenplan op tijd af te kunnen krijgen, mede dankzij de nieuwe indeling en omstandigheden. Ook was de informatie vanuit WMF onduidelijk. Er zal de komende weken uitgezocht worden wat WMF nodig heeft aan informatie. Het meerjarenplan sluit aan op het jaarplan qua indeling. Zodra het plan klaar is, zal het op de Verenigingswiki gezet worden en een oproep worden gedaan aan de leden om te reageren.

Rondvraag

Er zijn geen vragen.

Sluiting

Met dank aan alle aanwezigen, sluit de voorzitter de vergadering om 15.30 uur.