Notulen 32e Algemene Ledenvergadering 17 april 2021

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Locatie		Online vergadering via Zoom
Tijdstip		13.30 - 16.00 uur
Aanwezige leden		Bart Nieuwenhuis, Bas van Pelt, Berry van de Wouw, Christine Erb, Ciell, Danielle Jansen, Dick Bos, Edo de Roo, Eduard Jacob, Frans Grijzenhout, Hans Muller, Heleen Ririassa, Hettie van Nes, Hay Kranen, Ingrid, Jacqueline Dake, Jan-Bart de Vreede, Jos van Erum, Justus de Bruijn, Lizzy Jongma, Lotte Baltussen, Lucy, Marco Swart, Michel Wesseling, Remko de Keijzer, Sandra Fauconnier, Siebrand Mazeland, Tom Voute, Vera de Kok, WeeJeeVee, Weerbarstig2012, Smiley toerist, Ziko van Dijk
Aanwezige niet-leden (geen stemrecht)		Denise Jansen, Germien Cox, Kirsten Jansen, Sandra Rientjes
Machtiging		Ad Huikeshoven machtigt Siebrand Mazeland, Jane023 machtigt Sandra Fauconnier, Marlon machtigt Justus de Bruijn
Afwezig met kennisgeving		Geen

Opening Algemene Ledenvergadering

De voorzitter heet iedereen van harte welkom en opent de vergadering om 13.30 uur.

Aanwezig: 38 personen

Leden	Machtiging	Geen stemrecht
31	3	4

Uitleg Beleid Vriendelijke Ruimtes

Lotte Baltussen geeft uitleg omtrent het Beleid Vriendelijke Ruimtes en geeft aan het aanspreekpunt te zijn voor deze bijeenkomst.

Vaststellen agenda

Er zijn geen extra agendapunten. Agenda is hierbij vastgesteld.

Mededelingen

Jan-Bart de Vreede heeft 2 mededelingen:

• De werkgroep herziening Beleid Vriendelijke Ruimtes gaat binnenkort van start. De werkgroep zal ook de nieuwe Universele Gedragscode integreren in het BVR van WMNL Een van de aandachtspunten zal zijn hoe om te gaan met conflicten tussen Wikimedianen die op de Wikimediaprojecten zijn ontstaan maar overlopen naar Wikimedia Nederland evenementen. WMNL houdt zich afzijdig van conflicten op de projecten. We kunnen niet voorbijgaan aan het feit dat er natuurlijk wel een wisselwerking is.
• Het bestuur is bezig met het vormen van een vertrouwenscommissie en zal tijdens de volgende ALV meer duidelijkheid verschaffen.

Bespreken en goedkeuren notulen ALV 26 september 2020

Er zijn geen opmerkingen. De notulen zijn bij deze goedgekeurd.

Jaarverslag 2020 en jaarrekening 2020

Jaarverslag 2020

Sandra Rientjes licht het jaarverslag middels een presentatie toe. Het was door de Coronapandemie en de lockdown een vreemd jaar.. Door zwangerschapsverlof en twee gevallen van langdurige ziekte was het ziekteverzuim hoger (12%) dan in 2019 (1,2%). Het heeft gevolgen gehad voor de uitvoering van het jaarplan 2020 en dat zie je terug in het jaarverslag. Ondanks alle beperkingen zijn er veel (online) bijeenkomsten georganiseerd en werden deze goed bezocht. Voordeel hiervan was dat bijv. bij de Wiki goes Caribbean bijeenkomsten de mensen vanuit de ABC-eilanden konden aansluiten - een echte verrijking voor het project. Ook vanuit de samenwerking met partners zijn mooie ontwikkelingen gekomen en zijn er veel contentdonaties gedaan. Sandra stipt hoogtepunten uit 2020 aan waaronder de samenwerking met OCLC (bibliotheken en bibliothecarissen aansporen om samen te werken met WMNL) en d.m.v. webinars loopt dat heel goed. Wiki goes Caribbean: de contacten zijn geïntensiveerd en er wordt actief samengewerkt aan de ontwikkeling van de Papiaments Wikipedia. Daarnaast is er een start gemaakt met de ontwikkeling van een nieuwe website en de donateursstrategie. Ook was WMNL actief betrokken bij het Movement Strategy 2030 proces en de ontwikkeling van de Universal Code of Conduct.

Vragen / opmerkingen

Er zijn schriftelijke vragen binnengekomen die apart zijn beantwoord en te zien zijn op de overlegpagina van de jaarrekening 2020.

Danielle Jansen vraagt hoe de kwantitatieve resultaten worden gemeten.

Sandra Rientjes: alles wat met directe of indirecte steun van WMNL veranderd wordt op een project (Wikipedia, WikData, Commons etc.) kan worden meegeteld. Op verzoek van WMF worden ook zelfstandige content donaties van partnerinstellingen meegeteld als WMNL in het verleden heeft geïnvesteerd in de ontwikkeling van dit partnerschap.

Danielle stelt voor om een keer een Wikizaterdag te organiseren over dit systeem van resultaatmeting en -registratie. Mogelijk is het systeem te verbeteren of efficiënter te maken. Sandra vindt dat een goed idee.

Jaarrekening 2020

Bart Nieuwenhuis licht de jaarrekening toe middels een presentatie.

Lasten; deze zijn lager uitgevallen; dit is te verklaren vanwege COVID-19 waardoor er minder reizen, live bijeenkomsten, etc. waren.

Baten: deze zijn aanzienlijk hoger dan 2019. Er werden meer giften ontvangen en naast de gebruikelijke bijdrage van WMF van € 340.000 en ontvingen wij een extra toekenning van € 40.500 t.b.v. de donateurswerving om eigen inkomsten te kunnen versterken. Ook ontvingen wij een extra donatie van € 50.000.

Interessant zijn de overige reserves: vorig jaar werd deze aan de lage kant bevonden en dankzij de extra inkomsten is er een steviger basis. De reserve € 145.290 mag iets ruimer maar voor nu er is een goede basis. De extra inkomsten kunnen besteed worden (of zijn al besteed) aan activiteiten. Algemeen geldt dat we wat fluctueren maar momenteel is het positief.

Resultaat: er was een tekort in 2019 en in 2020 is er nu een positief resultaat.

De accountant heeft besloten de regels iets aan te scherpen en zal de jaarrekening formeel goedkeuren nadat de leden deze hebben goedgekeurd. Dit is in conflict met onze statuten. Daarin staat dat de goedkeuring van de accountant binnen is voor aanvang van de ALV. Bart stelt het volgende voor: het bestuur vraagt de ALV het jaarverslag en de jaarrekening 2020 goed te keuren onder voorwaarde dat het bestuur binnen uiterlijk vier weken na deze vergadering de accountantsverklaring overlegt.

Vragen / opmerkingen

Marco Swart verwondert zich over de opstelling van de accountant. Het is een wettelijk verplichting om de leden kennis te laten nemen van een goedkeurende verklaring van de accountant.

Bart is het er mee eens en heeft ook aangegeven bij de accountant dat wij hierdoor in een lastig parket kwamen te zitten. Dit zal in een volgend gesprek met de accountant ter sprake komen.

Juridisch moet goed gekeken worden hoe dit zit. De vraag wordt gesteld aan de ALV om de jaarrekening goed te keuren met als voorwaarde dat de goedkeuring van de ALV pas definitief wordt als de goedkeuringsverklaring van de accountant binnen is. Deze moet dan binnen 4 weken ontvangen zijn. In dit licht bezien is het voorstel om decharge bestuur uit te stellen tot de ALV van september.

Dick Bos wil graag weten hoe het loopt met de donateurswerving. Michel Wesseling: er wordt op dit moment een pilot op Facebook gedraaid om te kijken welke groepen het meest donatiegezind zijn. Het percentage mensen dat aangeeft te willen doneren is hoog -rond de 15%- terwijl in de betaalomgeving er geen stijging is van de donatie. Dit kan nog niet verklaard worden. Het doel is om € 200.000 binnen te halen. Als er regelmatig kleine donaties binnenkomen is dat beter bij te houden en/of te voorspellen. Bij een grote donatie van bijv. een ton is het altijd de vraag of deze terugkomt op regelmatige basis.

Heleen Ririassa: welke groepen zijn uit de FB-enquêtes naar voren gekomen? Michel: 65-plussers en stedelijke mensen.

Ciell: bij de loonkosten is er een groot verschil tussen 2019 en 2020. Waar komt die fluctuatie vandaag?

Bart: in tabel 2.6 wordt het toegelicht. Loonkosten zijn iets toegenomen, er worden ziektekostenvergoeding van afgetrokken. Er is meer doorberekend aan de post doorberekend aan doelstelling, dit vertroebeld enigszins het beeld.

Danielle: de doorberekening doelstelling, betekent dit dat uit een budget voor bijv. gendergap daar ook loonkosten uit worden betaald?

Bart: Nee. De uren die personeelsleden besteden aan bepaalde programma-onderdelen, worden in de jaarrekening aan die onderdelen toegeschreven zodat de totale kosten van b.v. het gendergapproject zichtbaar worden. De loonkosten zijn echter niet opgenomen in het bedrag dat in de jaarrekening is begroot voor een bepaald project. Daar gaat het alleen om materiële uitgaven en eventuele uitbesteding.

Goedkeuring jaarverslag en jaarrekening 2020 (stemmen)

De voorzitter brengt het Jaarverslag en de Jaarrekening 2020 in stemming:

Uitslag

Voor	Tegen	Onthouden
33	0	1

De voorzitter stelt vast dat het Jaarverslag en de Jaarrekening 2019 met een meerderheid van stemmen zijn goedgekeurd.

Decharge bestuur voor beleid 2020

Dit punt vervalt en wordt uitgesteld naar de ALV van 25 september 2021

Verkiezingen bestuursleden

Jan-Bart stelt zich voor 1 jaar beschikbaar.

Ciell vraagt aan Jan-Bart: wat betekent dit voor de continuïteit van het bestuur?

Jan-Bart: in 2021 worden er vier bestuursleden voor een termijn van 2 jaar gekozen en één bestuurslid voor een periode van 1 jaar. Deze eenjarige termijn zorgt er voor dat het rooster van aftreden weer in balans komt hetgeen naar verwachting de continuïteit ten goede komt. Hij geeft aan dat hij wel van plan is om na één jaar door te gaan.

Vaststellen kiescommissie

Michel Wesseling licht de online stemprocedure toe.

Kiescommissie: Siebrand Mazeland en Ciell stellen zich beschikbaar.

Goedkeuring eenmalige uitzondering 1 bestuurstermijn

De voorzitter brengt deze eenmalige uitzondering van 1 bestuurstermijn in stemming:

Uitlsag

Voor	Tegen	Onthouden
36	0	0

Voorstellen (nieuwe) bestuursleden

De leden stellen zich voor. Voor de formaliteit wordt gevraagd of er nog leden zijn die zich kandidaat willen stellen. Er zijn geen leden aanwezig die dit willen.

Uitslag stemming

Naam	Voor	Tegen	Blanco
Jan-Bart de Vreede	31	0	2
Bart Nieuwenhuis	28	0	5
Justus de Bruijn	28	1	4
Lizzy Jongma	32	0	1
Heleen Ririassa	28	0	5

Alle bestuursleden zijn met meerderheid van de stemmen gekozen en worden van harte verwelkomd en met name Heleen Ririassa als nieuw bestuurslid.

Vorming Werkgroepen Meerjarenstrategie en Verenigingswiki

Werkgroep Verenigingswiki: gaat zich bezighouden met moderniseren van het beheer van de Verenigingswiki. Degene die zich hiermee bezig willen houden kunnen zich melden bij Sandra Rientjes.

Werkgroep Meerjarenstrategie: we willen graag voor de volgende ALV een nieuw meerjarenplan presenteren. Wie wil meedenken kan zich aanmelden bij Jan-Bart de Vreede.

Rondvraag

Ad Huikeshoven heeft vragen ingediend:

Bijpraten over het strategieproces: We zitten nu in de implementatiefase. Er wordt nagedacht hoe concreet bepaalde zaken vormgegeven moeten worden. Op dit moment zijn Jan-Bart de Vreede, Sandra Rientjes en een aantal vrijwilligers betrokken bij een aantal discussies. Dat gaat van Global Council tot bestuursverkiezingen WMF. Met betrekking tot de internationale bestuursverkiezing WMF wordt gevraagd om mee te denken hoe we ervoor kunnen zorgen dat er meer stemmen uit NL komen. Hiervoor kan men zich melden bij Jan-Bart.

Informatie Interim Global Council: er komt een structuur waarbij de Wikimedia Foundation de macht van haar bestuur wil delen met een Global Council. Dit zal een club van vrijwilligers zijn (wereldwijd) die meer inspraak heeft op bepaalde onderwerpen en de bestuursverantwoordelijkheid ook zal overnemen van de internationale Foundation. De interim Global Council zal de spelregels opstellen.

Wikimania: zijn er al plannen voor als het weer mag? Helaas nog niet. Het wordt waarschijnlijk dit jaar virtueel gedaan. Als er ideeën zijn horen we dat graag.

Ciell: hoe zit het met de UCoC op de Nederlandstalige Wikipedia? Er is door WMF een discussie gestart over de implementatie van de UCoC op verschillende projecten. Op NLWP zijn veel zaken al goed geregeld, maar er zullen waarschijnlijk nog regels aangescherpt moeten worden.

Sluiting

Jan-Bart de Vreede bedankt de vrijwilligers voor de energie die zij in Wikimedia Nederland steken. Suggesties zijn altijd van harte welkom. Daarnaast spreekt hij de hoop uit elkaar weer te zien bij de volgende ALV in september, fysiek of online.

Hiermee sluit de voorzitter de vergadering om 16.00 uur.