Notulen 35e Algemene Ledenvergadering 29 oktober 2022

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze notulen zijn tijdens de 36e Algemene Ledenvergadering van 22 april 2023 goedgekeurd.

Locatie		Restaurant Se7en, Utrecht
Tijdstip		11.00 - 13.00 uur
Aanwezige leden		Ad Huikeshoven, Bart Nieuwenhuis, Bas van Pelt,, Cornelis Zweegman, Danielle Jansen, Ellywa, Frans Grijzenhout, Heleen Ririassa, Jacqueline Dake, Jan-Bart de Vreede, Justus de Bruijn, Lizzy Jongma, Lucy, Marike van Roon, Michel Wesseling, Migiza Victoriashoop, Remko de Keijzer, Sandra Fauconnier, Siebrand Mazeland, Vera de Kok.
Aanwezige niet-leden (geen stemrecht)		Germien Cox, Kirsten Jansen, Sandra Rientjes, Thamara Groenleer.
Machtigingen		Ciell machtigt Siebrand Mazeland, Hay Kranen machtigt Sandra Fauconnier, Lotte Baltussen machtigt Heleen Ririassa.

Opening Algemene Ledenvergadering

Opening

De voorzitter heet iedereen van harte welkom en opent de vergadering om 11.00 uur.

Aanwezig: 24 personen Aantal stemmen: 23

Leden	Machtiging	Geen stemrecht
20	3	4

Uitleg Beleid Vriendelijke Ruimtes

Lizzy Jongma geeft uitleg omtrent het Beleid Vriendelijke Ruimtes (BVR) en geeft aan het aanspreekpunt te zijn voor deze bijeenkomst.

Vaststellen agenda

Er worden geen extra punten ingebracht, hierbij is de agenda vastgesteld.

Mededelingen

Er zijn geen mededelingen.

Bespreken en goedkeuren notulen ALV 23 april 2022

Inhoudelijk:

Meerjarenplan: alle tijdens de vorige ALV gemaakte opmerkingen m.b.t. het meerjarenplan zijn verwerkt. Het streven was om het aangepaste document rond 1 mei rond te sturen ter goedkeuring maar dat heeft later plaatsgevonden.

De notulen worden goedgekeurd.

Contributie 2023

Vaststellen contributie

Het bestuur wil gezien de inflatie niet ook de WMNL-contributie in 2023 verhogen. De contributie voor 2023 wordt vastgesteld op 24 euro per jaar.

Vrijstelling contributie

Het doel van de mogelijkheid tot vrijstelling is het wegnemen van belemmeringen om lid te worden voor leden die zich actief inzetten voor de beweging.

De tekst over de vrijstelling van contributie is enigszins aangepast

Oude tekst:  

‘Wanneer u de afgelopen 12 maanden actief heeft bijgedragen aan Wikimedia-projecten (ten minste vijftig bewerkingen op Wikipedia en/of zusterprojecten), dan kunt u een verzoek indienen bij het bestuur voor vrijstelling van geldelijke contributie’.  

Nieuwe tekst:

Voor degenen met grote betrokkenheid bij de beweging en voor wie tevens de hoogte van de contributie een belemmering vormt om lid te worden kan het bestuur vrijstelling van contributie verlenen. Leden kunnen daartoe een gemotiveerd verzoek indienen waarna het bestuur beslist, zonodig na vertrouwelijk overleg met de indiener. Over de beslissing kan niet worden gecorrespondeerd.

Het voorstel voor vaststelling van de contributie en het voorstel voor aanpassing van de tekst voor de contributievrijstelling is aangenomen.

Voor	Tegen	Onthouden
23	0	0

Jaarplan en begroting 2023

Jaarplan

Het Jaarplan 2023 wordt toegelicht aan de hand van een presentatie.

• Het motto van 2023 is ‘snoeien voor nieuwe bloei’: er wordt kritisch gekeken wat echt resultaten oplevert als het gaat om vrije toegang tot kennis voor iedereen, en wat niet (meer). Van activiteiten met weinig rendement zullen we misschien afscheid moeten nemen. Kader voor het jaarplan blijft de Meerjarenstrategie 2022 - 2024, het antwoord van WMNL op de Movement Strategy 2030.
• We hebben ervoor gekozen om in het jaarplan 2023 capaciteit open te laten. Samen met de gemeenschap en partners willen we de vrije ruimte in de planning gebruiken om in 2023 te experimenteren met nieuwe benaderingen, nieuwe werkvormen, nieuwe werkterreinen.
• WMNL is begonnen de salarissen van het personeel in lijn te brengen met wat er in de nonprofit sector gebruikelijk is, en wil investeren in een verzuimverzekering om bij langdurige ziekte van medewerkers de continuïteit te kunnen garanderen.

Vragen

• Frans Grijzenhout: past de salarisaanpassing binnen de salarisschalen van de overheid? Het antwoord hierop is bevestigend - we blijven de salarisstructuur van de overheid als model hanteren. .
• Ellywa: zijn er meer vrouwelijke bewerkers? Vanuit de surveys onder de bewerkers van de Nederlandstalige Wikipedia weten we dat het aantal vrouwelijke bewerkers al een paar jaren stabiel (laag) blijft (circa 11%)
• Danielle Jansen: worden bijv WikiData, Commons, etc. hierin ook meegenomen? Er zijn bij WMNL geen cijfers bekend over andere projecten dan de Nederlandstalige Wikipedia.

Begroting

Bart Nieuwenhuis licht de begroting toe aan de hand van een presentatie.

• Ten opzichte van de prognose 2022 groeien de personeelskosten met in totaal € 58.510. De groei van de ingeschatte kosten 2023 betreft onder meer het doorvoeren van de tweede stap van de loonsverhoging voor het personeel en het afsluiten van de verzuimverzekering (kosten geschat op €10.000).
• De lasten voor kantoor groeien als gevolg van inflatie. Daarnaast is er door het bestuur 0,5 fte personeelsuitbreiding voorgesteld voor communicatie/donateurswerving. Dat is in de begroting verwerkt als € 25.000 extra voor fondsenwerving/communicatie.
• Aan de batenkant is er een toename van € 56.320. Deze stijging is vooral te danken aan de inflatiecorrectie die WMF toepast voor de grant 2023, en de verwachting is dat we in 2023 meer inkomsten kunnen genereren uit projectfinanciering.

Vragen

• Frans Grijzenhout: alles wordt duurder maar dat de kantoorkosten van 35K naar 59K is veel. Uitgelegd wordt dat hierin is meegenomen de verhoging kosten accountant, licentiekosten en eenmalige investering  in duurzaamheid kantoor.
• Danielle Jansen: is er lering te trekken uit de coronaperiode? Is het nodig om het kantoor aan te houden? Sandra Rientjes licht toe dat het in theorie mogelijk is zonder kantoor te werken; dat blijkt uit de lange thuiswerkperiodes. Echter: er zullen kosten gemaakt blijven worden voor opslag van materiaal, en incidentele huur van werk- en vergaderlocaties voor medewerkers, bestuur en vrijwilligers. Nadeel is het wegvallen van sociaal contact tussen medewerkers, wat effecten heeft voor onderlinge communicatie en afstemming. Zij geeft ook aan dat de huisvestingskosten van WMNL in verhouding niet buitengewoon hoog zijn.
• Cornelis Zweegman: waar komen de donaties terecht? Donaties vanuit de banneractie komen terecht bij WMF, en worden gebruikt voor servers, software, juridische zaken, financiering van chapters en user groups, internationale bijeenkomsten en juridische zaken.   WMNL investeert in donateurswerving zodat eigen inkomsten vergroot wordt. Michel Wesseling geeft toelichting op donateurswerving.
• Danielle Jansen: is er terug te zien wat de donateurswerving heeft gekost en opgeleverd? Er is twee jaar geleden van WMF een speciale subsidie van € 40.500 ontvangen om kennis en ervaring op te doen met fondsenwerving. Er zijn twee pilots uitgevoerd die inzicht hebben opgeleverd in kansrijke groepen voor donateurswerving, maar financieel weinig hebben opgeleverd. Om die reden is er in de begroting ook geen groei van donatie inkomsten opgenomen.
• Ellywa: wat betekent toekomstbestendigheid? Toekomstbestendigheid is de vertaling van het begrip Sustainability, een van de prioriteiten uit de Movement Strategy 2030. Dit betreft alles wat nodig is voor het ‘overleven’ van de Wikimediabeweging: vrijwilligers, inkomsten, juridische context.
• Ad Huikeshoven: Waarin verschilt WMNL van andere chapters vwb donateurswerving? De verschillen met b.v. WM Oostenrijk en WM Israel zijn niet vreselijk groot. WMZweden heeft een vrij grote subsidie via een postcodeloterij. Dat is voor WMNL om verschillende redenen niet mogelijk. Voor nu zijn we voor 80% afhankelijk van WMF en de bedoeling is dat we minder afhankelijk worden dmv investering in donateurswerving.

Jaarplan en begroting worden goedgekeurd.

Voor	Tegen	Onthouden
22	0	1

Jan-Bart dankt het kantoor voor de inzet bij de productie van jaarplan en begroting.

Verkiezing bestuursleden

• Vaststellen kiescommissie: Siebrand Mazeland en Ad Huikeshoven
• Voorstellen kandidaat-bestuursleden: De nieuwe kandidaten Marike van Roon en Migiza Victoriashoop lichten hun kandidatuur toe.

Er wordt schriftelijk gestemd. Alle kandidaten behalen meer dan  50% van de stemmen en zijn daarmee gekozen.

Naam	Aantal stemmen voor	Aantal stemmen tegen	Aantal stemmen blanco
Jan-Bart de Vreede (2 jaar)	23	0	0
Marike van Roon (2 jaar)	23	0	0
Michel Wesseling (2 jaar)	19	4	0
Migiza Victoriashoop (2 Jaar)	23	0	0

Jan-Bart de Vreede dankt namens het bestuur Lotte Baltussen en Justus de Bruijn voor hun waardevolle bijdrage in de afgelopen jaren.

De voorzitter vraagt de leden om decharge te verlenen aan Lotte Baltussen en Justus de Bruijn. Dit wordt unaniem verleend.

Voor	Tegen	Onthouden
23	0	0

Meerjarenstrategie

N.a.v. de ALV in april is een kleine update doorgevoerd. Verdere discussie en afhandeling van de Meerjarenstrategie zal via de mailinglijst worden gecommuniceerd.

Rondvraag

Danielle Jansen verzoekt voor een volgende ALV een locatie die beter toegankelijk is voor mensen met beperkte mobiliteit. Dat wordt toegezegd.

Ad Huikeshoven:

• hoe ver is de Commissie Movement Charter met haar werk?   Jan Bart geeft aan dat de ontwikkeling het best te volgen zijn via Meta. Ciell is lid van de Commissie en altijd bereid informatie te geven.

• Hoe was de summit in Berlijn? Jan Bart de Vreede was namens WMNL in Berlijn. De summit was interessant. Er was belangstelling voor het feit dat WMNL als eerste chapter de Universal Code of Conduct heeft omgezet naar een Beleid Vriendelijke Ruimtes. Ook was er aandacht voor de oprichting van Wikimedia Europa.

Sluiting

Met dank aan alle aanwezigen sluit de voorzitter de vergadering om 13.00 uur.  Iedereen wordt uitgenodigd om te komen kijken bij de viering van de Wikidataverjaardag op het kantoor.