Notulen 34e Algemene Ledenvergadering 23 april 2022

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Locatie		Koninklijke Bibliotheek, Den Haag
Tijdstip		13.00 - 15.00 uur
Aanwezige leden		Ad Huikeshoven, Bart Nieuwenhuis, Bas van Pelt, Berry van de Wouw, Cornelis Zweegman, Danielle Jansen, Eduard Jacob, Erica Teune, Frans Grijzenhout, Hans Muller, Hay Kranen, Heleen Ririassa, Hennie Nijhof, Jacqueline Dake, Jan-Bart de Vreede, Jos van Erum, Justus de Bruijn, Lizzy Jongma, Lotte Baltussen, Lucy, Marc Frencken, Marco Swart, Marian Grubben, Marike van Roon, Olaf Janssen, Remko de Keijzer, Smiley toerist.
Aanwezige niet-leden (geen stemrecht)		Kirsten Jansen, Sandra Rientjes
Machtigingen		Ciell machtigt Lucy, Lodewijk Gelauff machtigt Hay Kranen, Marlon machtigt Justus de Bruijn.
Afwezig met kennisgeving		Kees van Vliet, Michel Wesseling, Michelle van Lanschot.

Opening Algemene Ledenvergadering

De voorzitter heet iedereen van harte welkom en opent de vergadering om 13.00 uur.

Aanwezig: 29 personen Aantal stemmen: 30

Leden	Machtiging	Geen stemrecht
27	3	2

Uitleg Beleid Vriendelijke Ruimtes

Lotte Baltussen geeft uitleg omtrent het Beleid Vriendelijke Ruimtes (BVR) en geeft aan het aanspreekpunt te zijn voor deze bijeenkomst. Tijdens de borrel is Justus de Bruijn het aanspreekpunt.

Vaststellen agenda

Geen extra agendapunten. De agenda is hierbij vastgesteld.

Mededelingen

Er zijn geen mededelingen

Bespreken en goedkeuren notulen ALV 26 september 2020

Er zijn geen opmerkingen. De notulen zijn bij deze goedgekeurd.

Jaarverslag 2021 en jaarrekening 2021

Jaarverslag 2021

Sandra Rientjes geeft toelichting op het jaarverslag 2021 (presentatie). Wederom was het vanwege de coronapandemie een vreemd jaar. Desondanks waren er leuke momenten zoals de viering van 20 jaar Wikipedia. Het is één keer gelukt om live bij elkaar te komen tijdens de ALV in september. Helaas was er in 2021 wederom een hoog ziekteverzuim (15%) op kantoor en was het daardoor behelpen. Er is wel veel gebeurd. Er zijn veel online bijeenkomsten georganiseerd zoals bijv. de WikiZaterdag, GLAMwiki-coördinatoren bijeenkomsten, Wiki goes Caribbean schrijfbijeenkomsten en Wikivrijdagen (bij Atria) met in totaal meer dan 1000 deelnemers. In 2021 was er  samenwerking met 31 organisaties; hieronder vielen zowel organisaties die grote contentdonaties hebben gedaan, als organisaties die voor het eerst de mogelijkheden verkenden om samen te werken. Het voordeel van online werken was dat contentdonaties gewoon konden doorgaan (er zijn ruim 200.000 items gedoneerd). Terugkijkend over het jaar zijn er een paar hoogtepunten:

• Deel je Data - koloniaal erfgoed was zeer geslaagd. De masterclasses werden online gegeven en veel deelnemers sloten aan vanuit het Caribisch deel van het Koninkrijk en Suriname. Het project werd gefinancierd door het GO fonds.
• Nieuwe Wikimedians In Residence bij LIMA en Universiteitsbibliotheek Maastricht.
• Kennisplatform voor medewerkers van erfgoedinstellingen. Dit werd opgezet in samenwerking met het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) en biedt toegang tot informatie over samenwerken met de Wikimediaprojecten
• Zuster-chapter Wikimedia Indonesia werkt door bemiddeling van WMNL nu rechtstreeks samen met Nederlandse erfgoedinstellingen die beschikken over relevante collecties
• WikiConNL2021 was heel succesvol.
• 20 jr Wikipedia: in januari ging het qua media-aandacht goed en in juni is dit met het 20-jarig bestaan van de Nederlandstalige Wikipedia nogmaals heel goed herhaald.

Daarnaast zijn er zaken die gewoon doorgaan zoals de reguliere schrijfbijeenkomsten WGC en Gendergap (WikiVrijdag). De nieuwe website van Wikimedia Nederland is gelanceerd en we zijn gestart met de pilot donateurswerving. Dit jaar gaan we hiermee verder.

Resultaten: er is qua inhoud veel verbeterd. Zo zijn er veel labels toegevoegd in het Papiaments.

In het jaarverslag is voor de eerste maal een overzicht  van meldingen in het kader van de  BVR opgenomen. Er waren vier meldingen die door WMNL zijn onderzocht. Los van het BVR heeft WMNL één keer aangifte gedaan wegens bedreiging en belediging van leden en medewerkers van de Vereniging.

Het vertrek van Denise Jansen wil Sandra niet onbenoemd laten. Zij was negen jaar lang een waardevolle werknemer die zeker gemist wordt.

Vragen

Er zijn geen vragen.

Jaarrekening 2021

Bart Nieuwenhuis licht de jaarrekening toe middels een presentatie. Daarnaast licht hij kort de stappen toe die genomen zijn om tot de jaarrekening te komen (zie pag. 2 van de presentatie).

De structuur van deze jaarrekening is hetzelfde als voorgaande jaren. De jaarrekening volgt de CBF-richtlijnen. Daarnaast is  inzichtelijk gemaakt hoe de kosten zijn toegerekend aan onze drie doelen: Gemeenschap, Inhoud, en Outreach. Dit is overigens de laatste keer dat de lasten op deze manier worden verdeeld omdat m.i.v. 2022 het jaarplan op een andere manier is ingedeeld.

• De baten bedragen €401.447. Verder hebben we € 54.348 gebruikt uit de bestemmingsreserve (dat zijn geoormerkte budgetten uit voorgaande jaren die bedoeld zijn in latere jaren aan specifieke doelen te besteden ) waardoor we in totaal € 455.795 te besteden hadden in 2021.
• We hebben in 2021 uitgegeven: € 416.047. Verder waren er nog € 744 financiële lasten. Dat telt op tot totale lasten van €416.791. Het verschil van €455.795 - €416.791 = € 39.004 hebben we kunnen toevoegen aan onze algemene reserve.
• De algemene reserves komen daarmee op €184.294. Daarmee staat de vereniging er goed voor.
• Balans: deze ziet er positief uit. De €25.000 bestemmingsreserve zal in 2022 worden uitgegeven.

Vragen

• Berry van der Wouw: hoe wordt de Grant van de WMF verantwoord c.q. hoe wordt daarover gerapporteerd? Jaarlijks wordt er volgens de richtlijnen van WMF gerapporteerd. (Zoals toegezegd tijdens de vergadering is de link naar de rapportage hierbij in de notulen opgenomen.)

• Vraag: reiskosten etc. zijn in 2021 wel minder geworden. Dat klopt. Vanwege COVID-19 was er een reisverbod en waren er niet of nauwelijks fysieke bijeenkomsten.

• Daniëlle Jansen: leest alsof het kantoor is uitgebreid. Is er een verbouwing geweest? Nee, bedoeld wordt dat het merendeel van onze uitgaven personeelskosten zijn en dat als het aantal mensen op kantoor ongeveer gelijk blijft het totaal van de uitgaven dan automatisch ook ongeveer gelijk blijft. De tekst op de slides zal ter verduidelijking worden aangepast.

• Ad Huikeshoven: is benieuwd naar de ontwikkeling van de werving externe financiering. Er is een pilot gedaan om te onderzoeken waar het meeste potentieel zit. Dit zijn voornamelijk mannen in de leeftijdsgroepen 35-44 en 65+. Opmerkelijk is dat zij komen uit grote steden zonder universiteit, of uit de Biblebelt. Deze zomer zal worden ingezoomd op deze groepen om te zien of daar daadwerkelijk de donateurs zitten.

• Jos van Erum: hoe keurt de accountant het jaarverslag goed, welke marges hanteren zij betreffende de materialiteit? (Uitleg materialiteit: Bij het controleren van de jaarrekening hanteert de accountant een bepaalde materialiteit. De materialiteit wordt ook wel gedefinieerd als de omvang (afwijkende marges) die een fout bedrag in de jaarrekening mag hebben, zonder dat het oordeel van de gebruiker hierdoor wordt beïnvloed). In de gewaarmerkte jaarrekening 2021 op pagina 40 en 41 (accountantsverklaring) geeft de accountant aan onder welke voorwaarden hij zijn fiat geeft/werk heeft uitgevoerd. Tevens wordt vermeld dat de Jaarrekening in overeenstemming is met de RJK-Richtlijn C2. De conclusie is dat er geen gebreken, tekorten of gekkigheden zijn. Bart Nieuwenhuis geeft aan dat hij v.w.b. de marges hij hierop het antwoord schuldig moet blijven. De afwijkende marges zullen worden nagevraagd bij de accountant.

• Marc Frencken: vraagt zich af of er ook lobbyactiviteiten zijn. Jan-Bart de Vreede: in Brussel wordt er gelobbyd. In Nederland wordt niet echt gelobbyd. Er is een paar jaar geleden is er een poging gewaagd om via reclame te lobbyen. Punt is er is geen product wat je kunt aanbieden. Geopperd wordt dat men Wikibase en Wikidata als een product kunnen zien. Er ontstaat een kleine discussie of dit wel/niet product is. Een oplossing zou kunnen zijn om te bekijken of projecten waarin wij bijdragen meer kostendekkend zou kunnen. Conclusie: Een bedrijf kan ervoor kiezen ons financieel te steunen met een donatie, en dit te vermelden op hun websites. Wij zullen dit echter niet vermelden op onze eigen kanalen, wanneer het gaat om commerciële partijen, omdat onze onafhankelijkheid cruciaal is. We zullen sowieso waakzaam blijven bij samenwerkingen en sponsoring, om dit te blijven waarborgen. We hebben wel de ambitie om meer baten te genereren, maar wel op een manier waarbij we volledig onafhankelijk zijn.

Goedkeuring jaarverslag en jaarrekening 2021

De voorzitter vraagt de leden om goedkeuring van het jaarverslag en de jaarrekening alsmede decharge bestuur voor het beleid van 2021.

Voor	Tegen	Onthouden
28	0	2

De voorzitter stelt vast dat met meerderheid van stemmen het jaarverslag en de jaarrekening 2021 is goedgekeurd en er decharge aan het bestuur is verleend voor het beleid 2021.

Meerjarenstrategie 2022-2024

In het afgelopen jaar is het Movement Strategy project afgerond met als resultaat nieuwe “recommendations” (inhoudelijke strategische aanbevelingen voor de hele beweging)

Op basis van de SWOT (analyse van Sterktes, Zwaktes, Kansen en Bedreigingen) heeft WMNL prioriteiten gesteld: wij zullen ons vooral inzetten voor het realiseren van een aantal van deze “recommendations”. Deze vormen in de meerjarenstrategie inhoudelijke clusters van activiteiten.

Een aantal voorgestelde correcties zijn doorgevoerd en worden nu doorgenomen. Algemene opmerkingen:

• Ad Huikeshoven: wil graag kort stukje toelichting op de koerswijziging. Jan-Bart de Vreede: er is geen koerswijziging maar er is een andere verdeling. Duurzaamheid is gewijzigd naar Toekomstbestendigheid omdat dit beter verwoordt wat de bedoeling is.
• Frans Grijzenhout: SWOT analyse: Frans heeft op de overlegpagina een vraag i.v.m. ‘Bedreigingen ’gesteld: “Sommige partijen in de Nederlandse overheid [...]". Het is mij niet duidelijk welke partijen worden bedoeld en wat nu precies de bedreiging is”. Moet dit niet aangepast worden? Zal gedaan worden. Ook heeft hij een opmerking gemaakt over het CBF keurmerk. Het aanvragen van een CBF keurmerk is niet mogelijk aangezien de WMF zelf ook kan werven in Nederland en er nog steeds een Stichting Wikimedia Nederland bestaat. Wel is het helderder als de Stichting niet meer zal bestaan. Misschien moet daar weer eens gevraagd worden deze op te heffen.
• Hay Kranen: zijn er plannen om bijeenkomsten meer hybride te organiseren? Dat is inderdaad de bedoeling.
• Marco Swart: Wikipedia begint volwassen te worden en dat zie je terug in de berichtgeving in de media. De pers begint Wikipedia kritischer te volgen. Voorstel is om te leren van hoe Wikipedia/WMNL in de media is overgekomen. Lotte Baltussen legt uit dat daar al aan gewerkt wordt. Er is al een document gemaakt waarin tips en trucs worden gegeven voor degene die een radio/tv-interview gaat doen.
• Er wordt gewerkt aan een FAQ-sheet rond veel gestelde vragen en veelvoorkomende misverstanden en er zal ook een training gegeven worden.

Toekomstbestendigheid

• Marco Swart: het is niet ondenkbaar dat je mensen kwijtraakt als je hen constant benadert als vertegenwoordigers van een groep. Benadruk dat er nieuwe bewerkers worden gezocht en mocht iemand tot een groep behoren is dat fijn, maar het moet niet per se de reden zijn waarom iemand gevraagd wordt. Het streven is om een bewerkersgemeenschap te verkrijgen die een afspiegeling is van de maatschappij.
• Er ontstaat een kleine discussie over de definitie van de groepen en of men iemand kan vragen verantwoordelijkheid te nemen om de groep te vertegenwoordigen binnen de gemeenschap. Hierover zijn de meningen verdeeld.
• Alle gemaakte opmerkingen m.b.t. het meerjarenplan zullen worden verwerkt en het streven is om het aangepaste document rond 1 mei rond te sturen ter goedkeuring.

Update Beleid Vriendelijke Ruimtes (ter informatie)

Memo over totstandkoming nieuwe tekst BVR / Nieuwe tekst BVR

• Lotte Baltussen geeft een korte uitleg omtrent de totstandkoming nieuwe tekst. Deze is ook terug te lezen in het memo. De meeste input vanuit de werkgroep en gemeenschap is verwerkt. Waarom sommige aanbevelingen niet zijn meegenomen wordt uitgelegd in het memo. Het bestuur heeft haar akkoord gegeven op de nieuwe tekst en bij de volgende ALV zal de nieuwe tekst gepubliceerd zijn. Parallel hieraan loopt de ontwikkeling van de procedures voor handhaving en rapportage, en voorbereidingen van het opzetten van trainingen. Dat traject loopt en bij de volgende ALV zal een update gegeven worden.
• Marco Swart: heeft nog wat problemen met de definitie van trollen en dan met name het woord ‘opzettelijk’. Is het niet beter om daar van te maken:’ herhaaldelijk’. Lotte Baltussen: de definitie van trollen is letterlijk overgenomen uit de Universal Code of Conduct. Mocht het niet opzettelijk zijn (want dat is inderdaad lastig te bewijzen zoals Marco benoemt) dan valt het gedrag formeel misschien niet onder trolling, maar men kan wel aangesproken worden op het verstorende effect.
• Lotte Baltussen hoort graag of er eventueel verbeteringen nodig zijn. Het is een levend document en kan dus gewijzigd worden.

Rondvraag

Wegens ziekte kon Ciell niet aanwezig zijn maar geeft de vorig jaar beloofde update omtrent de Movement Charter via een korte video met tekst en uitleg. JBV: in aanvulling daarop informeert hij de leden dat er nagedacht wordt over het formeren van Wikipedia Europa Hub, een samenwerkingsverband dat zich in eerste instantie zal richten op EU lobbying en grants en mogelijk later doorgroeit naar activiteiten in/voor Europa buiten de EU.

Sluiting

Met dank aan alle aanwezigen sluit de voorzitter de vergadering om 15.00 uur.