Notulen bestuursvergadering 12 oktober 2022

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

De notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Notulen bestuursvergadering 12 oktober 2022

Locatie	Online via Zoom
Tijdstip	19.30 - 21.00 uur
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (JdV), Justus de Bruijn (JdB), Bart Nieuwenhuis (BN) ,Michel Wesseling (MW), Lizzy Jongma (LJ), Lotte Baltussen (LB), Heleen Ririassa (HR) Kandidaat-bestuursleden: Marike van Roon (MR), Migiza Victoriashoop (MV) Sandra Rientjes (SR), Kirsten Jansen (KJ) (verslaglegging)

Opening

Opening

• De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur een heet iedereen van harte welkom.

Mededelingen

• Er zijn geen mededelingen en hierbij is de agenda vastgesteld.

Concept-verslag bestuursvergadering d.d. 22 september 2022

• De voorzitter verzoekt een ieder die de notulen nog niet schriftelijk heeft goedgekeurd, dit alsnog te doen.

Actielijst d.d. 22-09-2022

• Wordt besproken op de volgende vergadering.

Organisatie en financiën

Concept-Jaarplan

a. Tweede Concept-jaarplan met daarin verwerkt de opmerkingen uit de vorige vergadering +  het eerste commentaar vanuit de gemeenschap.

b. Tweede aanzet begroting - de ingeschatte kosten 2023 overschrijden de te verwachten opbrengsten met € 56.450. Memo penningmeester over hoe hiermee om te gaan.

• BN geeft toelichting op deze tweede aanzet  begroting. Ten opzichte van de prognose 2022 groeien de personeelskosten met in totaal € 58.510. De groei van de ingeschatte kosten 2023 betreft onder meer het doorvoeren van de tweede stap van de loonsverhoging voor het personeel en het afsluiten van een verzuimverzekering (kosten geschat op €10.000). De lasten voor kantoor groeien als gevolg van inflatie. Daarnaast is er door het bestuur in de vorige vergadering 0,5 fte personeelsuitbreiding voorgesteld voor communicatie/donateurswerving. Dat is in de conceptbegroting verwerkt als € 20.000 extra voor fondsenwerving en € 25.000 voor communicatie. In totaal nemen de lasten ten opzichte van de prognose 2022 toe met € 134.192. Aan de batenkant is er een toename van € 56.320. Deze stijging is vooral te danken aan de inflatiecorrectie die WMF toepast voor de grant 2023, en de verwachting dat we in 2023 meer inkomsten kunnen genereren uit projectfinanciering. Deze concept-begroting leidt tot een voorzien tekort van € 56.450. BN vindt het niet verstandig om te gaan interen op de algemene reserve van  € 184.294 (niveau 31-12/21). Concreet betekent dit dat het voorziene tekort in de begroting voor 2023 niet groter moet zijn dan het verwachte overschot uit de prognose 2022 (dat is € 21.422).
• In dat perspectief is €45k extra voor donateurswerving en communicatie een forse extra uitgave. De penningmeester geeft aan dat er in zijn visie slechts €25k beschikbaar is.
• De besluitvorming in deze bestuursvergadering gaat over de vraag of het bestuur akkoord kan gaan met het opnemen in de begroting van 2023 van €10.000 voor de verzuimverzekering en €25.000 voor uitbreiding capaciteit voor communicatie/fondsenwerving. Over de exacte besteding van deze middelen hoeft nu nog geen besluit worden genomen, daarover volgt na goedkeuring van de begroting  aparte discussie en besluitvorming. Met die kanttekening gaat het bestuur akkoord met de voorgestelde begroting.
• Het bestuur staat achter het plan om 2023 een herijkingsjaar te maken. Los van de maatschappelijke gevolgen van Covid19 lijkt de organisatie, ondanks alle activiteiten die worden ontwikkeld, enigszins op een dood punt te zijn beland. Tijdens de ALV zal het bestuur de leden uitnodigen om mee te praten en mee te denken om te komen tot vernieuwing en elan.

Verzuimverzekering

• Besloten wordt om dit verder uit te zoeken en zo snel mogelijk een verzuimverzekering  af te sluiten.

Aanpassing declaratiereglement

• Het bestuur gaat akkoord met het voorstel om de maximale bedragen voor declaraties binnenland te verhogen.

	was	wordt
Kleine consumpties	€ 6,00	€ 7,50
Lunch	€ 12,50	€ 15,00
Diner	€ 22,50	€ 27,00
Overnachting	€ 100,00	€ 120,00
Ontbijt	€ 10,00	€ 12,00

Bestuursdag - nadere uitwerking programma

• Na de ALV zal het bestuur samenkomen om alles door te spreken.

Wikimedia Affiliates Environmental Sustainability Covenant

wil WMNL dit  convenant ondertekenen en welke consequenties heeft dat?

• Lukas Metzger, een Duitse Wikimediaan die zich inzet voor verduurzaming van de Wikimediabeweging, heeft voorgesteld dat WMNL dit convenant tijdens de WikiCon zou kunnen tekenen. Het betekent wel dat het wat werk oplevert maar in het kader van duurzaamheid zou het goed zijn. Een optie zou kunnen zijn om te proberen hier een extra grant voor aan te vragen in het kader van verduurzaming  van het kantoor. BN stelt voor om ook te kijken naar de footprint van de organisatie en dan m.n. naar het reisgedrag. Bestuur gaat akkoord het Convenant te ondertekenen. SR zal uitwerken wat dit betekent voor het kantoor.

Activiteiten en community

Agenda en verdeling bijeenkomsten

• Is aangepast.

Covid beleid WMNL

De besmettingscijfers lopen weer op. WMNL heeft in Q4 een aantal grotere evenementen gepland.  Hoe gaan we hiermee om? Memo met nadere informatie.

• Besloten wordt dat uiterlijk 7 dagen voor een evenement de directeur het bestuur een voorstel zal doen m.b.t. het al dan niet doorgaan. Uitzondering zijn grote evenementen zoals de Wikicon. Hierover zal mogelijk eerder een besluit moeten worden genomen, om evt. annuleringskosten te voorkomen.

Update over lopende zaken en ontwikkelingen

• Wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering

Internationale Ontwikkelingen

• Wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering.

Rondvraag en sluiting

• Er zijn geen vragen en/of mededelingen.

Met dank aan iedereen sluit de voorzitter de vergadering om 21.16 uur.