Notulen bestuursvergadering 17 augustus 2023

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Notulen bestuursvergadering 17 augustus 2023

Locatie	Online via Google Meet
Tijdstip	19.30 - 21.10 uur
Aanwezig	Michel Wesseling (MW) (wnd voorzitter), Bart Nieuwenhuis (BN), Heleen Ririassa (HR), Marike van Roon (MvR), Sandra Rientjes (SR)
Afwezig met kennisgeving	Jan-Bart de Vreede, Lizzy Jongma, Migiza Victoriashoop

Opening

Opening

i.v.m. afwezigheid van Jan Bart (Wikimania!) zit Michel voor.

Mededelingen

• MvR was bij een IFLA pre-conference meeting. Er is veel interesse voor Wikidata en Wikibase bij de erfgoedbibliotheken.

Concept-verslag bestuursvergadering d.d.  15 juni  2023

• Tekst kan worden gepubliceerd mits de drie afwezige bestuursleden ook akkoord geven.

Actielijst d.d. 15 juni  2023

• 167 salarishuis. Naar Q3. Prioriteit kantoor ligt nu bij fondsenwerving.
• 175  bestuurdersdag. Marike en Bart zijn begonnen met de voorbereiding. Punten graag doorgeven. Locatie nog niet vastgelegd, het kantoor pakt dat op.
• 177  afgehandeld. Laatste punt (vragen over positionering WMNL) gaat naar bestuurdersdag
• 178  afgehandeld
• 179  zoeken nieuwe bestuursleden. Voorstel van MW  en BN om bestuurders vanaf nu alleen in de voorjaars ALV te benoemen. HR en LJ treden per september 2023 af als bestuursleden, zij krijgen onmiddellijk decharge verleend. In de periode september ‘23-april ‘24, na het aftreden van HR en LJ, zal het bestuur tijdelijk functioneren met twee bestuursvacatures. De aftredende bestuursleden kunnen wel onmiddellijk worden gedechargeerd. Het bestuur is hiermee akkoord.
• HR stelt voor de interimperiode ook te gebruiken om na te denken over rol en functioneren bestuur. MW geeft aan dat er wel een rooster van aan- en aftreden is, maar niet is vastgelegd hoeveel termijnen iemand maximaal in het bestuur mag zitten. Moeten we daar aansluiten bij de governancecode? Dit is een punt voor de bestuursdag.
• HR adviseert om zorgvuldig de match van de twee te werven nieuwe bestuursleden met de huidige bestuursleden zwaar mee te laten wegen. Uiteraard is het goed om te kijken naar professionele achtergronden en het inclusiviteits/diversiteits streven in acht te nemen. maar een goede match tussen personen is onontbeerlijk voor goed functioneren van zowel het bestuur als de individuele bestuursleden.

Organisatie en financiën

Jaarplan en begroting 2024

• In het  concept jaarplan 2024 is een aantal concrete vragen aangegeven waarop het bestuur heeft gereageerd. (Samenvatting commentaar bestuur)  Op 3 augustus is een concept via de wiki gedeeld met de gemeenschap met het verzoek commentaar te leveren. Tot nu toe zijn er nog geen reacties ontvangen.
• Algemene opmerkingen
  • MvR: het is een ambitieus plan. Het is duidelijk dat extra personeel noodzakelijk zal zijn.
  • HR:  geen opmerkingen
  • BN:  goed dat we in 2023 even pas op de plaats hebben gemaakt, dat heeft resultaten opgeleverd. De plannen voor 2024 zijn niet echt innovatief.
  • MW ziet ook dat er geen echte innovatie is, maar voegt toe dat dit ook niet goed mogelijk is als de MJS wordt verlengd. We blijven dan binnen hetzelfde kader werken.
  • SR - het kantoor zit met dit plan aan de maximale capaciteit. Meer inkomsten en meer vrijwilligers zijn randvoorwaarden voor groei.
• Verlengen looptijd meerjarenstrategie Het bestuur is akkoord met het voorstel om de looptijd van de meerjarenstrategie te verlengen tot 2026. Dit wordt van tevoren aan de leden gecommuniceerd via de wiki en een ledenmail.
• Metrics Het bestuur vindt het belangrijk dat het jaarplan ook een kwantitatieve indicatie geeft van de ambities. Omdat WMNL in een dynamische omgeving opereert en sterk afhankelijk is van de inzet/beschikbaarheid van externe partners en vrijwilligers, is het lastig om realistische voorspellingen te doen. Ook maken we keuzes tussen kwantiteit en kwaliteit van de resultaten (b.v. veel geüploade content, of een kleinere hoeveelheid die veel impact gaat hebben). In die context zijn de metrics geen resultaatverplichting maar een inspanningsverplichting gebaseerd op de beste inzichten van dit moment (Q3 2023).
  • In de tabel in hoofdstuk 2 worden te ontwikkelen activiteiten en te realiseren doelen (kolom 3) gesplitst.
  • We gaan in de tekst duidelijk maken welke afhankelijkheden impact kunnen hebben op de resultaten, en wat voor kennis wordt toegevoegd als resultaat van activiteiten.
  • de tabellen in hoofdstuk 2 en hoofdstuk 3 moeten goed op elkaar aansluiten.
• Begroting We gaan inzetten op 1 fte groei in 2024.
• Opnemen gedetailleerde activiteitenbeschrijvingen Het bestuur gaat ervan uit dat de leden inzicht willen hebben in deze informatie. Besloten wordt om de gedetailleerde activiteitenbeschrijvingen op te nemen als bijlage bij het jaarplan. Deze bijlage wordt dan niet ter goedkeuring aan de leden voorgelegd. In de ALV zullen we vragen of de leden deze informatie in de toekomst willen blijven ontvangen.
• Overige punten
  • doorschuivende activiteiten - in het jaarplan 2024 zullen we ook vermelden welke activiteiten oorspronkelijk gepland voor 2023 doorschuiven naar het volgende jaar.
  • Intercontinentale scholarships - Uit oogpunt van duurzaamheid zal WMNL alleen nog maar scholarships voor intercontinentale reizen verstrekken aan vrijwilligers die als organisator of spreker bij een bijeenkomst zijn betrokken.
  • FOKA - er worden geen aanvullende eisen gesteld aan FOKA-beurzen. Het kantoor zal meer aandacht vestigen op de mogelijkheid om een FOKA beurs aan te vragen.
  • werken met free-lancers. Uitgangspunt blijft om zoveel mogelijk vrijwilligers in te zetten en partners meer zelfredzaam te maken. Als het echt niet anders kan, dan freelancers inhuren.  (volgens het huidige beleid).
  • grote bijeenkomsten - uitgangspunt is dat er één grote bijeenkomst per jaar is (die door het kantoor wordt georganiseerd). Dat is voor 2024 de Wikicon. Een tweede grote bijeenkomst kan alleen worden georganiseerd als er budget is om extra capaciteit in te huren, of als de organisatie voornamelijk in handen van vrijwilligers is.
  • bijeenkomsten voor specifieke doelgroepen - het bestuur is niet overtuigd dat er bij b.v. de partners behoefte is aan ‘selecte’ bijeenkomsten.
• Verdere ontwikkeling jaarplan Het kantoor verwerkt commentaar van bestuur. Uiterlijk 7 september wordt een definitief concept van jaarplan en begroting gedeeld met het bestuur (en via de wiki met de gemeenschap). Op 14 september is er een extra bestuursvergadering om het definitieve concept-jaarplan en -begroting te bespreken.

Voorbereiding ALV 30-09-23

• Openstaande punten vorige ALV
  • ALV commissie BVR - zaken. Drie mensen hebben zich kandidaat gesteld. Dit punt kan tijdens de ALV  worden afgehandeld. SR neemt contact op met de kandidaten
  • Erelidmaatschap. Tijdens de vorige ALV werd gevraagd of het instellen van een erelidmaatschap wenselijk en mogelijk is. Het bestuur vindt van niet. Er zijn voldoende andere mogelijkheden om verdienstelijke leden erkenning te geven.
  • Voortgang vinden kandidaat bestuursleden - Zie discussie over pt 179 afsprakenlijst. Er zal tijdens de najaars ALV geen verkiezing van nieuwe bestuursleden zijn.

Activiteiten en community

• SR meldt dat zij een gesprek heeft gehad met de Anne Frank Stichting (op hun verzoek), over mogelijke samenwerking met de internationale WIkimediabeweging. De AFS beraadt zich intern en komt met een voorstel.

Rondvraag en sluiting

• Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag.