Notulen bestuursvergadering 18 november 2021

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

De notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Notulen bestuursvergadering 18 november 2021

Locatie	Via Zoom
Tijdstip	19.30 - 21.00 uur
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (JBV), Justus de Bruijn (JdB), Michel Wesseling (MW), Lizzy Jongma (LJ), Lotte Baltussen (LB), Heleen Ririassa (HR), Sandra Rientjes (SR) Kirsten Jansen (KJ) (verslaglegging)
Afwezig met kennisgeving	Bart Nieuwenhuis (BN)

Opening

Opening

• De voorzitter heet iedereen van harte welkom en opent de vergadering om 19.30 uur.

Mededelingen

• Er zijn geen mededelingen en hierbij is de agenda vastgesteld.

Concept-verslag bestuursvergadering 9 september 2021

• De notulen zijn per circulaire goedgekeurd

Actielijst d.d. 9 september 2021

• De actielijst wordt bij de volgende bestuursvergadering besproken.

Organisatie en Financiën

Concept-verslag ALV d.d. 25 september 2021

• Het concept-verslag kan op de Verenigingswiki worden geplaatst.

Vergaderdata bestuur 2022

• JBV stelt voor om de bestuursvergaderingen die vallen in juli en augustus te schrappen, onder voorbehoud dat er geen dringende zaken en/of deadlines zijn die afgehandeld moeten worden. Tegenvoorstel is om alle vergaderingen wel in te plannen en dan ong. 3 weken van tevoren besluiten om deze vergaderingen wel/niet door te laten gaan. Hiermee gaat iedereen akkoord. Bestuur is akkoord met de voorgestelde data en KJ zal de data inplannen en het bestuur de uitnodigingen sturen.

Meerjarenplan

• Het plan is ingedeeld op basis van de strategische aanbevelingen  uit de Movement Strategy 2030. Hieruit zijn zes doelen uitgekozen die voor WMNL het meest relevant lijken.  Dit is met de gemeenschap besproken en reacties zijn verwerkt.  JBV wil het stuk binnen 2 weken weer voorleggen aan de gemeenschap. Het uiteindelijke resultaat zal in het voorjaar ter goedkeuring worden voorgelegd aan de ALV.

Commentaar bestuur:

• MW: sustainability is nog wat moeizaam. Het woord duurzaamheid dekt de lading niet. Er moet nog worden gezocht naar een betere term. Voorstel is om in de tekst een kleine uitleg te geven wat wij hiermee bedoelen plus de link naar het document van Movement.
• LJ: Het bereiken van ‘moeilijke’ groepen moet beter vertaald worden. Daar zal nog overleg over zijn.
• JBV: de werkvormen zullen bovenaan gezet worden en met de uitleg dat deze werkvormen overal ingezet worden. Dit wordt gezien als een goede oplossing.
• LB: Taalkundig zal het nog gereviseerd moeten worden om het document met kracht en enthousiasme te laten overkomen. Nu is het nog enigszins stoffig met opsomming van feiten. Kennis en Ontmoeten is nog enigszins vaag. Zij kijkt hier samen met Bart naar. Het bereiken van nieuwe groepen: daar moet z.s.m. mee gestart worden, ook omdat dit samenhangt met de donateursstrategie.
• JdB vindt het een goed stuk, vindt wel dat de ambities hoog liggen.
• SR: is positief en ziet de toekomst met vertrouwen tegemoet en gebruikt het document ook voor de financieringsaanvraag.

Voortgang financieringsaanvraag WMF

• SR licht de voortgang toe. De ontwikkeling van onze aanvraag voor financiering vordert gestaag. Probleem is dat het door WMF ontwikkelde formulier niet geschikt is voor een (meerjaren) financieringsaanvraag door een chapter.  We vragen in principe financiering voor twee jaar (2022 en 2023), op hetzelfde niveau als 2021. JBV: in het jaarplan en meerjarenplan staat al jarenlang dat wij de opbrengsten via de banner willen verhogen met x%. We zouden graag inzicht c.q. feedback hierop willen vanuit de WMF.  Mocht het bestuur hiermee problemen hebben dat dit iedere keer terugkomt in het jaarplan/meerjarenstrategie dan is nu het moment om dit te zeggen. Het bestuur is akkoord dat dit ieder jaar weer terugkomt in het jaarplan/meerjarenstrategie. Er volgt een korte discussie over het ontbreken van inzicht betr. de verdeling van de inkomsten, welke landen nu het meest opbrengen via de banneractie, etc. WMF zou hierin transparanter kunnen zijn. Dit punt en voornamelijk betr. decentralisatie donateurswerving wordt in de volgende vergadering besproken.

• SR geeft aan dat zij de 2e helft volgende week een 1e concept van de financieringsaanvraag kan delen.

Vacaturevervulling Projectleider

• Er is op kantoor een brainstorm geweest over de invulling van deze vacature. Eén van de ideeën was om een gedeelte van de invulling van deze vacature uit te laten voeren door iemand op de Cariben. De vacature wordt dan gesplitst 0,5 fte. op kantoor en 0,5 fte. op de Antillen. Het is niet geheel budgettair neutraal. Daar komen extra kosten bij zoals werkplek en ondersteuning. Het bestuur wordt gevraagd of dit haalbaar zou zijn en of zij hiermee kunnen instemmen. Bestuur is enthousiast over dit idee en zeker de moeite waard om dit uit te zoeken. Een mogelijkheid zou zijn om subsidie hiervoor aan te vragen bij GO-fonds. Daarnaast past het beter bij een inclusieve aanpak en gelijkwaardige samenwerking om iemand daar aan te nemen. Een voorstel is om na te vragen of er bijv. een instelling is waar deze persoon gedetacheerd zou kunnen worden.

• De vervulling van de vacature hier in Nederland zal geen probleem zijn, maar omdat 0,5 vrij klein is en je toch een ‘zwaargewicht’ wilt hebben, wordt het spannend of je de juiste persoon kunt vinden. Voor beide vacatures zal een proefperiode van een jaar gelden.

Activiteiten en Community

Kwartaalplanning 2021 / capaciteit kantoor

• Het loopt goed door. Sandra Fauconnier en Ian Velthuis hebben de projecten resp. Gendergap en WikiVrijdag opgepakt en dat loopt goed. Michelle van Lanschot gaat door met het educatieprogramma WGC, Wikimedia Indonesia (WMID) heeft rechtstreeks contact met de NL GLAM’s. Hackathon (verzoek Maarten Dammers) zal lastig worden gezien het feit dat dit live zou moeten. SandraR en SandraF gaan hierover in gesprek met Maarten Dammers. Er is een nieuwe boekhouder ingehuurd. Er loopt een BVR zaak die de nodige tijd consumeert. SR is in gesprek met de Groene Amsterdammer. Zij willen begin volgend jaar een groot onderzoeksartikel schrijven over de Nederlandstalige Wikipedia en wilden hiervoor eerst een survey doen. SR heeft hen gewezen op de survey die WMNL zelf uitvoert. MW vraagt of er ooit een onderzoek naar lezers is gedaan. In 2012 is er ooit een gedaan maar een diepgaand onderzoek is er nog niet geweest. Het is een goed idee om dit te gaan doen. Voorstel is om ook contact op te nemen met WMF afd. onderzoek. Zij zijn hier ook al mee bezig. SR en MW zullen hier verder over brainstormen.

Update over lopende zaken en ontwikkelingen

• Er zijn geen bijzondere mededelingen.

Internationale Ontwikkelingen

• Er is een aparte Europese sessie gepland over hubs. Centrale vraag: welke problemen los je op door een hub te vormen. Meer informatie op: https://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_European_Affiliates_Cooperation

Werven nieuwe bestuursleden

• Er is behoefte aan een bestuurslid met meer begrip van de gemeenschap en de termijnen van enkele zittende bestuurders lopen af. JBV zal met iedereen wiens termijn afloopt gesprekken voeren. Suggesties voor namen van mogelijke nieuwe bestuursleden zijn welkom. Dit zal op de agenda gezet worden voor de volgende vergadering.

Rondvraag en sluiting

• LB: gesprek met het Min. van Defensie over de overstap naar een CC-NC-licentie heeft vruchten afgeworpen. Maarten Z zal verder contact leggen.
• MW: Ned. Defensie Academie waar KMA onderdeel van is, heeft al hun archieven onder CC-By beschikbaar gesteld.

Met dank aan iedereen sluit de voorzitter de vergadering om 21.00 uur.