Notulen bestuursvergadering 19 januari 2023

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Notulen bestuursvergadering 19 januari 2023

Locatie	Online via Google Meet
Tijdstip	19.30 - 21.15 uur
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (JdV), Michel Wesseling (MW), Lizzy Jongma (LJ), Marike van Roon (MvR), Heleen Ririassa (HR), Migiza Victoriashoop (MV) Sandra Rientjes (SR) (verslaglegging)
Afwezig met kennisgeving	Bart Nieuwenhuis (ziek), Kirsten Jansen (ziek)

Opening

De voorzitter heet iedereen van harte welkom en opent de vergadering om 19.30 uur.

Mededelingen

De concept-verslagen van de bestuursvergaderingen d.d. 22 september 2022 en 12 oktober 2022 zijn, nu de gemaakte opmerkingen zijn verwerkt, goedgekeur.
De procedure om de notulen vóór de vergadering schriftelijk goed te keuren werkt in de praktijk niet optimaal. Het duurt soms erg lang voordat de notulen zijn goedgekeurd en gepubliceerd. JdV en MW gaan hiernaar kijken.

Actielijst d.d. 12-10-2022

Is bijgewerkt.

Organisatie en financiën

Notulen ALV d.d. 29-10-2022.

De notulen kunnen als concept op de Verenigingswiki worden gepubliceerd. Actiepunt KJ

Verzuimverzekering

Wordt ivm afwezigheid Bart uitgesteld. Sandra neemt de afspraak over om offertes aan te vragen. Zij zal een analyse doen van de offertes en op basis daarvan aan JdV en BN een voorstel doen. De documentatie zal op de Google Drive worden gedeeld zodat belangstellende bestuursleden kunnen meelezen. HR geeft aan geïnteresseerd te zijn.

Jaarverslag en Jaarrekening

Planning proces opstellen jaarrekening.

Het bestuur is akkoord.

Jaarverslag: wensen en ideeën over doel, inhoud, vormgeving jaarverslag.

Voor de jaarrekening is een beknopt formeel bestuursverslag voldoende. Daarnaast kunnen we naar eigen goeddunken een publieksverslag maken, dat niet door de accountant hoeft te worden goedgekeurd. Het bestuur is in principe positief over een leesbaarder versie van het jaarverslag. Voorwaarde is wel dat van tevoren doel/doelgroep voor zo’n verslag wordt vastgesteld, en het aansluit bij de communicatiestrategie. Indien mogelijk is advies van een extern bureau wenselijk. SR komt in overleg met Germien Cox met een idee. MW + MvR willen wel meedenken/meekijken.

Beleid Vriendelijke Ruimtes

De opmerkingen van het bestuur en vanuit de gemeenschap zijn door Sandra zoveel mogelijk in het concept BVR en het concept Protocol Handhaving en Rapportage verwerkt. Het bestuur neemt de volgende beslissingen over de resterende principiële punten.

Discussiepunt 1: wel/geen plicht om aangifte te doen?

Hoofdtekst BVR - Art 5.3 f.

Besluit: de tekst blijft ongewijzigd. WMNL kan aangifte doen maar is dat niet verplicht. In geval van strafbare feiten jegens personen zal er in principe wel aangifte worden gedaan.

Discussie punt 2: gevolgen van blokkades van personen op Wikimediaprojecten?

Hoofdtekst BVR - Art 5.5

Besluit: de tekst wordt als volgt vastgesteld: “Personen die op een Wikimediaproject zijn geblokkeerd kunnen, zolang deze blokkade van kracht is, niet deelnemen aan WMNL-evenementen en activiteiten. Het bestuur kan, op verzoek van de geblokkeerde en na overleg met eventuele direct betrokkenen, besluiten hiervoor geheel of gedeeltelijk ontheffing te verlenen. Géén ontheffing wordt verleend als de bijeenkomst gerelateerd is aan de reden voor de blokkade - zulks ter beoordeling van WMNL. Hieronder valt ook de aanwezigheid van personen die doelwit waren van persoonlijke aanvallen of (juridische) dreiging door de geblokkeerde. Op deze beslissing is geen beroep mogelijk.”

Discussiepunt 3: Wel of geen anonieme meldingen?

Protocol Handhaving en Rapportage. Art 7.4 .

Besluit: Artikel 7.4. zal worden geschrapt. Het bestuur is niet akkoord met het toelaten van anonieme meldingen. Wel moet duidelijk worden gemaakt dat vertrouwelijke meldingen (eventueel bij de vertrouwenspersoon) wel mogelijk zijn.

Discussiepunt 4: Beroep bij hogere instanties. Protocol Handhaving en Rapportage. Art 16.2 Beroep

Besluit: de volgende zin zal worden geschrapt: “In sommige gevallen is een uiterst beroep mogelijk bij de U4C of andere high level decision making bodies binnen WMF.” Deze beroepsprocedures zijn geen onderdeel van het BVR.

Besluitvorming

Het bestuur keurt de tekst van het Beleid Vriendelijke Ruimtes goed met de hierboven genoemde aanpassingen
Het bestuur keurt de tekst van het Protocol Handhaving en Rapportage BVR goed met de hierboven genoemde aanpassingen
Het bestuur stelt 1 april vast als invoeringsdatum van het BVR en het Protocol Handhaving en Rapportage
Het bestuur zal in de volgende vergadering een portefeuillehouder BVR aanstellen

Portefeuillehouder BVR en directeur nemen het voortouw in het voorbereiden van de invoering van het BVR en het Protocol Handhaving en rapportage, waaronder ook het trainingsprogramma

Wat voor bestuur willen we zijn.

De bestuursleden kunnen commentaar leveren op de notitie van Jan-Bart. Het punt komt de volgende vergadering terug.

Activiteiten en community

Partnering met PublicSpaces

WMNL is al enkele jaren als partner verbonden aan Public Spaces. PS wil een andere invulling geven aan het partnerschap en er zullen in de toekomst ook kosten aan verbonden zijn. BN heeft een notitie geschreven waarin hij adviseert om geen partnerschap nieuwe stijl aan te gaan omdat PS zich ontwikkelt in een richting waar WMNL minder binding mee heeft. In verband met de afwezigheid van Bart wordt dit punt aangehouden tot de volgende vergadering.

Agenda en verdeling bijeenkomsten

Is bijgewerkt

Update over lopende zaken en ontwikkelingen

In verband met de tijd wordt dit punt overgeslagen.

Rondvraag en sluiting

De februari-vergadering wordt verplaatst naar 20/2 en zal op kantoor zijn. De vergadering van 16 maart wordt online.

Met dank aan iedereen sluit de voorzitter de vergadering om 21.15 uur.

Afspraken en actiepunten

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
166		SR	Uitzoeken verzuimverzekering. Sandra vraagt offertes aan, en we communiceren.	19/1/23 Ligt nu bij Sandra
146		LJ JdV/SR	Vertrouwenscommissie inrichten Conceptplan opstellen t.b.v. invulling van deze positie	7/7/22 is in progressie maar wacht op BVR
167		SR	Check of salarishuis WMNL nog adequaat is	Januari 2023