Notulen bestuursvergadering 19 januari 2023

Uit Wikimedia
Naar navigatie springen Naar zoeken springen

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Deze notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Notulen bestuursvergadering 19 januari 2023

Locatie Online via Google Meet
Tijdstip 19.30 - 21.15 uur
Aanwezig Jan-Bart de Vreede (JdV),  Michel Wesseling (MW), Lizzy Jongma (LJ), Marike van Roon (MvR), Heleen Ririassa (HR), Migiza Victoriashoop (MV)

Sandra Rientjes (SR) (verslaglegging)

Afwezig met kennisgeving Bart Nieuwenhuis (ziek), Kirsten Jansen (ziek)

Opening

Opening

  • De voorzitter heet iedereen van harte welkom en opent de vergadering om 19.30 uur.

Mededelingen

  • De concept-verslagen van de bestuursvergaderingen d.d. 22 september 2022 en 12 oktober 2022 zijn, nu de gemaakte opmerkingen zijn verwerkt, goedgekeur.
  • De procedure om de notulen vóór de vergadering schriftelijk goed te keuren werkt in de praktijk niet optimaal. Het duurt soms erg lang voordat de notulen zijn goedgekeurd en gepubliceerd. JdV en MW gaan hiernaar kijken.

Actielijst d.d. 12-10-2022

  • Is bijgewerkt.

Organisatie en financiën

Notulen ALV d.d. 29-10-2022. 

  • De notulen kunnen als concept op de Verenigingswiki worden gepubliceerd. Actiepunt KJ

Verzuimverzekering

  • Wordt ivm afwezigheid Bart uitgesteld. Sandra neemt de afspraak over om offertes aan te vragen. Zij zal een analyse doen van de offertes en op basis daarvan aan JdV en BN een voorstel doen. De documentatie zal op de Google Drive worden gedeeld zodat belangstellende bestuursleden kunnen meelezen. HR geeft aan geïnteresseerd te zijn.

Jaarverslag en Jaarrekening

Planning proces opstellen jaarrekening.

  • Het bestuur is akkoord.

Jaarverslag: wensen en ideeën over doel, inhoud, vormgeving jaarverslag.

  • Voor de jaarrekening is een beknopt formeel bestuursverslag voldoende. Daarnaast kunnen we naar eigen goeddunken een publieksverslag maken, dat niet door de accountant hoeft te worden goedgekeurd. Het bestuur is in principe positief over een leesbaarder versie van het jaarverslag. Voorwaarde is wel dat van tevoren doel/doelgroep voor zo’n verslag wordt vastgesteld, en het aansluit bij de communicatiestrategie. Indien mogelijk is advies van een extern bureau wenselijk. SR komt in overleg met Germien Cox met een idee. MW + MvR willen wel meedenken/meekijken.

Beleid Vriendelijke Ruimtes

  • De opmerkingen van het bestuur en vanuit de gemeenschap zijn door Sandra zoveel mogelijk in het concept BVR en het concept Protocol Handhaving en Rapportage verwerkt. Het bestuur neemt de volgende beslissingen over de resterende principiële punten.
Discussiepunt 1:  wel/geen plicht om aangifte te doen?
  • Hoofdtekst BVR - Art  5.3  f.  
  • Besluit: de tekst blijft ongewijzigd. WMNL kan aangifte doen maar is dat niet verplicht. In geval van strafbare feiten jegens personen zal er in principe wel aangifte worden gedaan.
Discussie punt 2: gevolgen van blokkades van personen op Wikimediaprojecten?
  • Hoofdtekst BVR - Art 5.5
  • Besluit: de tekst wordt als volgt vastgesteld: “Personen die op een Wikimediaproject zijn geblokkeerd kunnen, zolang deze blokkade van kracht is, niet deelnemen aan WMNL-evenementen en activiteiten. Het bestuur kan, op verzoek van de geblokkeerde en na overleg met eventuele direct betrokkenen, besluiten hiervoor geheel of gedeeltelijk ontheffing te verlenen. Géén ontheffing wordt verleend als de bijeenkomst gerelateerd is aan de reden voor de blokkade - zulks ter beoordeling van WMNL. Hieronder valt ook de aanwezigheid van personen die doelwit waren van persoonlijke aanvallen of (juridische) dreiging door de geblokkeerde. Op deze beslissing is geen beroep mogelijk.”
Discussiepunt 3:  Wel of geen anonieme meldingen?
  • Protocol Handhaving en Rapportage. Art 7.4 .
  • Besluit: Artikel 7.4. zal worden geschrapt. Het bestuur is niet akkoord met het toelaten van anonieme meldingen. Wel moet duidelijk worden gemaakt dat vertrouwelijke meldingen (eventueel bij de vertrouwenspersoon) wel mogelijk zijn.
Discussiepunt 4: Beroep bij hogere instanties.  Protocol Handhaving en Rapportage. Art 16.2  Beroep
  • Besluit: de volgende zin zal worden geschrapt: “In sommige gevallen is een uiterst beroep mogelijk bij de U4C of andere high level decision making bodies binnen WMF.” Deze beroepsprocedures zijn geen onderdeel van het BVR.
Besluitvorming
  • Het bestuur keurt de tekst van het Beleid Vriendelijke Ruimtes goed met de hierboven genoemde aanpassingen
  • Het bestuur keurt de tekst van het Protocol Handhaving en Rapportage BVR goed met de hierboven genoemde aanpassingen
  • Het bestuur stelt 1 april vast als invoeringsdatum van het BVR en het Protocol Handhaving en Rapportage
  • Het bestuur zal in de volgende vergadering een portefeuillehouder BVR aanstellen
  • Portefeuillehouder BVR en directeur nemen het voortouw in het voorbereiden van de invoering van het BVR en het Protocol Handhaving en rapportage, waaronder ook het trainingsprogramma

Wat voor bestuur willen we zijn.

  • De bestuursleden kunnen commentaar leveren op de notitie van Jan-Bart. Het punt komt de volgende vergadering terug.

Activiteiten en community

Partnering met PublicSpaces

  • WMNL is al enkele jaren als partner verbonden aan Public Spaces. PS wil een andere invulling geven aan het partnerschap en er zullen in de toekomst ook kosten aan verbonden zijn. BN heeft een notitie geschreven waarin hij adviseert om geen partnerschap nieuwe stijl aan te gaan omdat PS zich ontwikkelt in een richting waar WMNL minder binding mee heeft. In verband met de afwezigheid van Bart wordt dit punt aangehouden tot de volgende vergadering.

Agenda en verdeling bijeenkomsten

  • Is bijgewerkt

Update over lopende zaken en ontwikkelingen

  • In verband met de tijd wordt dit punt overgeslagen.

Rondvraag en sluiting

  • De februari-vergadering wordt verplaatst naar 20/2 en zal op kantoor zijn. De vergadering van 16 maart wordt online.

Met dank aan iedereen sluit de voorzitter de vergadering om 21.15 uur.

Afspraken en actiepunten

# Deadline Wie Onderwerp Status
166 SR Uitzoeken verzuimverzekering. Sandra vraagt offertes aan, en we communiceren. 19/1/23 Ligt nu bij Sandra
146 LJ

JdV/SR

Vertrouwenscommissie inrichten
  • Conceptplan opstellen t.b.v. invulling van deze positie
7/7/22 is in progressie maar wacht op BVR
167 SR Check of salarishuis WMNL nog adequaat is Januari 2023