Notulen bestuursvergadering 20 mei 2021

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

De notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Notulen bestuursvergadering 20 mei 2021

Locatie	via Google-Meet
Tijdstip	19.30 - 21.00 uur
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (JBV), Bart Nieuwenhuis (BN), Justus de Bruijn (JdB), Lizzy Jongma (LJ), Michel Wesseling (MW), Lotte Baltussen (LB), Heleen Ririassa (HR), Sandra Rientjes (SR), Kirsten Jansen (KJ) (verslaglegging)

Opening

De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur en heet iedereen, en met name Heleen Ririassa als nieuw bestuurslid, van harte welkom.

Medelingen

Er zijn geen mededelingen. De agenda wordt hierbij vastgesteld.

Concept-verslag bestuursvergadering d.d. 18 maart 2021

De notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Actielijst

111 - Fondsenwerving: dit punt blijft staan.
128 - Opzet Meerjarenplan: FG en JdB sluiten aan om hieraan mee te werken.
135 - FG Verbindingsprijs: staat ter bespreking op de agenda.
143 - Bestuursverkiezing: afgerond. Punt kan er af.
144 - ALV stemtool: punt kan er af.
145 - Strategisch Meerjarenplan: er zal een werkgroep gevormd worden.
146 - Vertrouwenscommissie: staat ter bespreking op de agenda.

Organisatie en financiën

Afhandeling jaarrekening 2020

Terugkoppeling evaluatie van het proces met de accountant / eventuele verandering van administratiekantoor (BN/SR)

Het gesprek met de accountant heeft plaatsgevonden en het is nu duidelijk hoe de procedure rond goedkeuring van de jaarrekening moet verlopen. De accountant wil graag voorafgaande aan de ALV de goedkeuring en handtekeningen van het bestuur ontvangen en draagt dan zorg voor de goedkeuringsverklaring zodat het volledige document ingediend kan worden bij de ALV.

Er heeft een evaluatie van het proces plaatsgevonden. Sandra en Bart zijn niet tevreden over de communicatie van de boekhouder rondom het opstellen van de jaarrekening. Zij vragen het bestuur om toestemming zo nodig van boekhouder te wisselen. Het bestuur stemt hiermee in.

Afhandeling ALV

De notulen van de ALV zullen in de volgende bestuursvergadering worden besproken. JBV stelt voor om namen gewoon voluit te noemen en niet meer af te korten. In een aparte mededeling zal naar de leden gecommuniceerd worden dat de jaarrekening is goedgekeurd.

Vertrouwenscommissie (JdB/LJ)

Er wordt gezocht naar een formule voor de vertrouwenscommissie. De opdracht van de commissie vanuit het bestuur is nog niet helder waardoor discussie ontstaat. De vertrouwenscommissie zou namens het bestuur kennis kunnen nemen van persoonlijke of anderszins gevoelige informatie onder andere betreffende vrijwilligers of medewerkers. Logischerwijs zou een van de personen de voorzitter kunnen zijn, die verantwoordelijk is voor personeelszaken en wekelijks een bijpraatmoment met de directeur heeft. SR en JBV zullen een opzet maken.

Vrijstelling contributie voor actieve Wikimedianen

Deze regeling moet opnieuw bekeken worden (BN)

De regeling diende oorspronkelijk twee doelen: lidmaatschap mogelijk maken voor mensen met een kleine beurs en de band tussen vereniging en bewerkersgemeenschap te versterken. De regeling maakt het mogelijk vrijstelling te krijgen van betaling voor het lidmaatschap. De penningmeester en secretaris mogen vrijstelling verlenen aan iemand met een krappe beurs en aan leden die actief bewerken. Het gevoel is ontstaan dat er leden om principiële redenen van die laatstgenoemde mogelijkheid gebruik maken. JdB en BN zullen samen de regeling tegen het licht houden. Uitgangspunt is dat de regeling dan uitsluitend is voor degenen die een klein budget hebben. JdB en BN komen met een voorstel. Tot die tijd blijft de mogelijkheid om verzoek tot vrijstelling van contributie op basis van de huidige regeling bestaan. Eventuele wijziging van de regeling moet door de ALV worden goedgekeurd.

Voortgang ontwikkeling meerjarenstrategie (JBV)

Er wordt een werkgroep gevormd waarin ook Frans Grijzenhout en JdB plaats zullen nemen.

Activiteiten en Community

Update over lopende zaken en ontwikkelingen (JBV/SR)

De serie masterclasses Deel je Data: Koloniaal Erfgoed loopt heel goed. Het sluit goed aan op de vraag vanuit de erfgoedsector. De werkdruk op kantoor is eindelijk beheersbaar. Germien is nog wel heel druk met de website maar het prototype is binnenkort beschikbaar. Er zijn veel activiteiten met WM Indonesia. Zaterdag 22 mei a.s. is er een talkshow waarin LJ en SR optreden. Dinsdag 25 mei a.s. is er een vergadering met 3 medewerkers van WMID en vertegenwoordigers van Nederlandse GLAM-instellingen, en zaterdag 29 mei a.s. is er een schrijfbijeenkomst met WMID.

Update BVR

LB: er zijn inmiddels twee bijeenkomsten geweest. SR, Ciell, Ad Huikeshoven, Danielle Jansen en LB hebben zitting in de werkgroep BVR. Bekeken wordt in hoeverre de Universal Code of Conduct geïntegreerd kan worden in de Nederlandse BVR. De samenwerking in de werkgroep verloopt heel prettig.

Update stand van zaken Donateurswerving (MW)

Rapportage en advies voor de netwerkcampagne - op verzoek van WMNL heeft bureau LVWB een aantal van onze donateurs geïnterviewd om te toetsen of/hoe we grotere periodieke donaties kunnen stimuleren.

Dit punt is ter informatie. MW geeft een korte uitleg. De netwerkbenadering voor het realiseren van grotere, terugkerende donaties lijkt vooralsnog minder kansrijk. Inmiddels lopen er pilots online om via social media donateurs te vinden die kleine bedragen willen doneren.
De resultaten van de enquête die onderdeel was van de pilot zullen gebruikt worden in de communicatie rondom 20 jaar Wikipedia. Er zal een uitgebreide rapportage gemaakt worden voor de Wikipedianen met meer inside informatie.

Internationale Ontwikkelingen

JBV: volgende week zaterdag 29 mei a.s. is er een bijeenkomst met Europese chapters en affiliates Er worden daar een aantal initiatieven besproken. JBV zal de link naar deze bijeenkomst delen met de bestuursleden zodat men evt. kan aansluiten.
SR: momenteel ligt de discussie over global council en movements charter een beetje stil. Er is een idee om een open brief op te stellen waarin de Foundation wordt gevraagd om bepaalde initiatieven te nemen die het proces kunnen opstarten.

Europese Lobby: update (JdB)

De werkgroep volgt de ontwikkeling bij het OCW. De kern is al goedgekeurd. Op de onderwerpen Extended Licenses en de centrale beheersorganisatie na. Vandaag (20 mei) is een brief met onze standpunten naar Mw. van Rij gestuurd. Ze kunnen WMNL niet plaatsen als belangenorganisatie. De eerste gesprekken zullen gaan over wat extended license is, wat wordt verstaan onder erfgoed etc. Er is contact geweest met Open Nederland en daarna volgt een gesprek. Voorstel is om een krachtenveldanalyse te maken en dan een helder beeld te krijgen wie waar zit voor bepaalde issues.

Voorbereiding bespreking verdeling taken binnen bestuur in juni (JBV)

Taakverdeling en profielen etc. zal door KJ naar de bestuursleden worden gemaild en tijdens de volgende vergadering besproken worden.

Opzet Wikicon/Techstorm/Viering 20 jaar NL Wikipedia - definitief besluit over planning voor Q4

Het idee was om een aantal grote evenement zoals Techstorm, de verjaardag Wikipedia en de Wikicon zoveel mogelijk bij elkaar te doen. Maar door de lockdown is het niet allemaal mogelijk. Voorstel is om een social event voor de gemeenschap te combineren met de virtuele Wikimania 13 - 17 augustus.

In november is er dan een echte Wikicon. We denken aan een eendaagse conferentie, met een programma dat vooral gericht is op de Wikimediagemeenschap. Als de Covid-situatie een Wikicon op locatie niet toelaat, dan gaan we voor een virtueel evenement. De organisatie van de Techstorm is afhankelijk van vrijwilligers. Zij hebben de expertise om dit te kunnen organiseren. Vanuit de gemeenschap is aangegeven dit het liefst op locatie te willen en niet virtueel. Het kantoor neemt contact op met de vrijwilligers om te overleggen over hun wensen en ideeën. Bestuur is het eens met deze aanpak. Denise is projectleider voor Wikicon.

Voorstel WMNL verbindingsprijs

MW licht toe; het idee is om jaarlijks een call uit te zetten voor suggesties en tijdens de Wikicon een shortlist van drie personen/organisaties een pitch te laten geven waarop de aanwezigen kunnen stemmen. Een geldprijs van bv €1000 is interessant voor een particulier, maar voor een organisatie of een persoon in dienst van een organisatie niet echt. Een andere optie is bijv. een reisbeurs. Belangrijk is dat een jury ook het hele proces rond de prijs organiseert. FG wil de voorzitter zijn maar de ondersteuning vanuit kantoor is belangrijk. Vraag aan het bestuur is; zien wij dit zitten, zijn er aanvullende suggesties voor leden van de jury? LJ: de criteria moet men aanscherpen bijv. iemand die zich inzet voor open kennis, het aantal artikelen dat men geschreven heeft (niet op Wikipedia) etc. En er moet goed uitgelegd worden wat de verbinding is met Wikipedia/Wikimedia. MW stelt het bestuur voor om zich te verdiepen in het voorstel en met suggesties te komen. Met name de diversiteit van het organiserend team is punt van aandacht. Volgende vergadering zullen de ideeën besproken worden.

Rondvraag

JBV stelt voor voorlopig de volgende vergaderingen via Zoom te doen. Het bestuur gaat hiermee akkoord. De voorzitter sluit, met dank aan alle aanwezigen, de vergadering om 21.00 uur.

Afspraken en Besluitenlijst

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
111		JBV/FG	Fondsenwerving: Stg Elise Mathilde	Afspraak is uitgesteld ivm corona. FG zal een mail sturen om een afspraak te plannen. 16/9 begin sept verzonden, nog geen antw JB checkt met Frans - loopt 21/1 - JBV heeft het besproken met FG. Het heeft geen nut om digitaal te bespreken. Zodra het kan, maakt hij een afspraak 18/3: loopt. Punt blijft staan ter kennisgeving 20/5: Punt blijft staan
128		JBV/SR	Een opzet te maken waarmee WMNL haar meerjarenplan kan laten aansluiten op hetgeen er nu ligt aan aanbevelingen vanuit de Foundation.	20-08-20: Loopt 26-11: loopt 18/2: is doorgesproken. Opzet gemaakt. 21/1: loopt 18/3: is meegenomen in de aankondiging ALV en zal nogmaals meegenomen worden in de felicitatiemail (WMNL 15 jaar) naar de leden. 20/5: FG en JdB sluiten aan om hieraan mee te werken.
135		MW	Frans Grijzenhout Verbindingspenning	nog in werking 21/1 - MW zal contact opnemen met FG 18/3: loopt. 20/5: staat ter bespreking op de agenda.
143		JBV	Bestuursverkiezing: individueel met huidige bestuursleden spreken community: aankondiging bestuursverkiezing + kandidaatstelling	18/3: er is met iedereen gesproken. De verkiesbare bestuursleden maken nog een introductie. Bestuursverkiezing is in de mail Aankondiging ALV meegenomen 20/5: is afgerond. Punt kan er af.
144		MW	ALV stemtool	18/3: wordt geregeld. 20/5: Punt kan er af
145		JBV	Strategisch Meerjarenplan oproep uitsturen aan community om mee te denken	18/3: oproep zal meegenomen worden in de felicitatiemail (WMNL 15 jaar) en uitnodiging ALV 20/5: er wordt een werkgroep gevormd
146		JdB/LJ	Vertrouwenscommissie conceptplan opstellen t.b.v. invulling van deze positie	18/3: is in progressie 20/5: JBV en SR zullen een opzet maken