Notulen bestuursvergadering 18 maart 2021

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

De notulen zijn per circulair goedgekeurd.

Notulen bestuursvergadering 18 maart 2021

Locatie	Online via Google Meet
Tijdstip	19.30 - 21.00 uur
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (voorzitter) (JBV), Bart Nieuwenhuis (BN), Justus de Bruijn (JdB), Michel Wesseling (MW), Lizzy Jongma (LJ), Lotte Baltussen (LB), Heleen Ririassa (kandidaat-bestuurslid) (HR), Sandra Rientjes (S), Kirsten Jansen (veslaglegging) (KJ)

Opening

Opening

• De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur en heet iedereen van harte welkom.

Mededelingen

• Punt 2.4 - Vertrouwenscommissie: dit punt is nog niet opgepakt en zal in deze vergadering niet besproken worden. Agenda is hierbij vastgesteld.

Concept-verslag bestuursvergadering d.d. 18 februari 2021

• De notulen zijn per circulair goedgekeurd en zijn geplaatst op de Verenigingswiki.

Actielijst

• 111 - Fondsenwerving: loopt, aanhouden ter kennisgeving.
• 128 - Opzet meerjarenplan: is gedaan. Is meegenomen in de aankondiging ALV en zal ook meegenomen worden in de felicitatiemail (WMNL 15 jaar).
• 129 - Opzet teamdrive: loopt, punt kan er af. Dit zal door het kantoor worden geregeld.
• 135 - Verbindingspenning: loopt.
• 140 - Vertrouwenscommissie: is geformeerd. Punt kan er af.
• 143 - Bestuursverkiezing: JB heeft met iedereen gesproken. De te verkiezen leden maken nog een introductie.
• 144 - Stemtool ALV: wordt geregeld. MW laat weten dat er per vergadering een nieuw account wordt aangemaakt en er per stemming betaald wordt.
• 145 - Strategisch Meerjarenplan: oproep zal gedaan worden in de aankondiging ALV en in de felicitatiemail (WMNL 15 jaar).
• 146 - Conceptplan vertrouwenscommissie: is in progressie.
• 147 - Wikicon: Er zijn een aantal vrijwilligers die het leuk vinden om mede te organiseren t.w.  RonnieV en Ciell. Geert van Pamel (WMBE) wil ook graag bijdragen. Punt kan er af.

Organisatie en financiën

Algemene Ledenvergadering 17 april 2021

• Bestuursverkiezing (JBV) JBV heeft met alle bestuursleden gesproken. Er wordt nog nagedacht wie er voor 1 jaar en wie voor 2 jaar gekozen wil worden. Er hebben zich verder geen kandidaten aangemeld. De aankondiging ALV is uitgestuurd. JBV roept bestuursleden, die herkozen kunnen worden, op hun kandidatuur aan te kondigen op de Verenigingswiki.

Definitief concept jaarverslag/jaarrekening (BN/SR)

Concept jaarrekening

• Aan de hand van een presentatie informeert BN het bestuur over de jaarrekening 2020. Daarnaast geeft hij een korte uitleg over de route die gevolgd moet worden tot aan de goedkeuring van de accountant en daarna bespreking in de ALV.  
• Een vergelijking 2020 en 2019 laat zien dat de baten zijn toegenomen en de lasten minder zijn. Dat laatste is te verklaren vanwege COVID-19: hierdoor zijn alle bijeenkomsten afgelast en waren er geen reizen naar binnen- of buitenland. Er is daardoor aanzienlijk minder geld uitgegeven. Het verschil in baten wordt verklaard door een eenmalige extra subsidie van WMF (€40.500) voor de ontwikkeling van een donateurscampagne, en een grote donatie van €50.000 door het bekende familiefonds.
• Reserves.
  • De bestemmingsreserves: voorgesteld wordt hierin op te nemen de donatie €50.000 van het familiefonds (te besteden over drie jaar) en de in 2020 aangegane, maar nog niet betaalde, verplichtingen voor donateurswerving (uit de eenmalige extra subsidie WMF).  
  • Het overige positieve resultaat zal worden toegevoegd aan de algemene reserve.
  • Conclusie: de financiële situatie van WMNL is gestabiliseerd. De algemene reserve is voldoende om, mocht dit door omstandigheden nodig zijn, een half jaar essentiele kosten te overbruggen.
• BN vraagt mandaat van het bestuur dat deze versie van de jaarrekening kan worden voorgelegd aan de accountant voor de controle. Bestuur gaat hiermee akkoord. Er is slechts één kleine aanpassing nodig bij de vermelding van het aantal FTEs. Hier staat nog het jaar 2019 bij, dat moet 2020 worden.

Concept jaarverslag

• SR geeft toelichting op het jaarverslag en stelt voor om het verslag door te nemen op punten die daadwerkelijk toelichting of verbetering nodig hebben. Dit leidt tot een aantal tekstuele aanpassingen.  

• Besproken wordt om een professionele video te laten maken over WMNL in 2020 om deze bij wijze van jaarverslag  te presenteren aan relaties. Voorstel is om dit niet dit jaar te doen, gezien de korte tijd en dit volgend jaar te doen. Een optie is wel om een minder professionele video voor de ALV te maken. Bestuur gaat hiermee akkoord. Jan Bart gaat zich hierover buigen.
• Het bestuur concludeert dat ondanks het zware COVID jaar er ontzettend veel gebeurd is en dat indrukwekkend genoemd mag worden. Het bestuur complimenteert alle kantoormedewerkers. HR vraagt of men graag wil dat zij nog eens het document tekstueel doorneemt. Dit wordt met graagte aangenomen.

Invoering Universal Code of Conduct/nieuw Beleid Vriendelijke Ruimtes

• Voortgang en beslissing over vertegenwoordiging bestuur in werkgroep. Zie verenigingswiki voor meer informatie Er wordt een werkgroep ingesteld met een bestuurslid, een medewerker, en ten minste twee leden om een nieuw BVR te ontwerpen. De oproep is geplaatst en er zijn 3 aanmeldingen. LB neemt zitting in deze werkgroep namens het bestuur.

Vertrouwenscommissie (JdB/LJ)

• Wordt uitgesteld naar volgende vergadering

Activiteiten en Community

Update over lopende zaken en ontwikkelingen (JBV/SR)

Update stand van zaken

• SR geeft een overzicht van de lopende zaken waar men op kantoor mee bezig is.
• Public spaces: JBV heeft de conferentie bijgewoond. Er lijkt twijfel te zijn hoe men zich moet positioneren, waardoor het ook lastig is voor WMNL om een rol te kiezen binnen Public Spaces. JBV zal zich hierin nog verdiepen.
• SR en JBV hebben 24 maart een gesprek met WMDE over mogelijke samenwerking inzake bannerfundraising.

Internationale ontwikkelingen

• Bij de meest recente Europese strategiebijeenkomst waren er 38 deelnemers. Plan is om eens per kwartaal samen te komen. Een aantal initiatieven worden naar een hoger niveau getild: minority languages, grand tour for europe en capacity exchange. Elk kwartaal worden nieuwe initiatieven besproken. JBV zal de mail sturen wanneer er weer een bijeenkomst is om aan te sluiten.
• Bestuur WMF: het bestuur wil uitbreiden naar 16 leden ipv 10. De vraag is hoe je de bestuursleden die zitting hebben vanuit de gemeenschap gaat aanwijzen, benoemen of kiezen. Hoe zorg je er voor dat er een spreiding is van kennis maar ook van culturele achtergronden.
• SWAN: er is zondag 21 maart weer een overleg waar veel tijd is ingeruimd om over de Interim Global Council te spreken. Op dit thema is de voortgang moeizaam. Het vertrek van Katherina Maher en Ryan Merkley kan gevolgen hebben voor het strategieproces.

Donateurswerving (MW)

• De pilotcampagne donateurswerving zal maandag 22 maart van start gaan. Doel is om in dit stadium meer inzicht te krijgen op welke groepen we ons voor donateurswerving moeten richten. MW vraagt bestuurders om de link naar de enquête zoveel mogelijk te delen https://nl.wikimedia.org/wiki/Wikipedia,_niet_voor_niets_gratis

Opzet WikiconNL2021

• In april gaan we een concreet plan maken met betrekking tot de WikiConNL2021. MW is aanspreekpunt voor het bestuur.

Rondvraag en sluiting

• BN: vrijstelling contributie voor actieve Wikimedianen. Deze regeling c.q. beleid moet opnieuw bekeken worden. Komt op de agenda van de volgende vergadering.

Met dank aan alle aanwezigen sluit de voorzitter de vergadering om 21.00 uur.

Afspraken & Besluitenlijst

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
111		JBV/FG	Fondsenwerving: Stg Elise Mathilde	Afspraak is uitgesteld ivm corona. FG zal een mail sturen om een afspraak te plannen. 16/9 verzonden, nog geen antw JB checkt met Frans - loopt 21/1 - JBV heeft het besproken met FG. Het heeft geen nut om digitaal te bespreken. Zodra het kan, maakt hij een afspraak 18/3: loopt. Punt blijft staan ter kennisgeving
128		JBV/SR	Een opzet te maken waarmee WMNL haar meerjarenplan kan laten aansluiten op hetgeen er nu ligt aan aanbevelingen vanuit de Foundation.	20-08-20: Loopt 26-11: loopt 18/2: is doorgesproken. Opzet gemaakt. 21/1: loopt 18/3: is meegenomen in de aankondiging ALV en zal nogmaals meegenomen worden in de felicitatiemail (WMNL 15 jaar) naar de leden.
129		JBV/KJ	Opzetten teamdrive	20-08-20: nog niet aan toegekomen 21/1 - Siebrand is benaderd. Wordt opgepakt met KJ 18/3: Kantoor zal dit oppakken. Punt kan er af.
135		MW	Frans Grijzenhout Verbindingspenning	nog in werking 21/1 - MW zal contact opnemen met FG 18/3: loopt.
140		Allen	Benoeming 2 bestuursleden als vertrouwenscommissie inzake precaire kwesties	18/2: JdB en LJ bieden zich aan en zullen een conceptplan opstellen. 18/3: is geformeerd. Punt kan er af.
143		JBV	Bestuursverkiezing: individueel met huidige bestuursleden spreken community: aankondiging bestuursverkiezing + kandidaatstelling	18/3: er is met iedereen gesproken. De verkiesbare bestuursleden maken nog een introductie. Bestuursverkiezing is in de mail Aankondiging ALV meegenomen
144		MW	ALV stemtool	18/3: wordt geregeld.
145		JBV	Strategisch Meerjarenplan oproep uitsturen aan community om mee te denken	18/3: oproep zal meegenomen worden in de felicitatiemail (WMNL 15 jaar) en uitnodiging ALV
146		JdB/LJ	Vertrouwenscommissie conceptplan opstellen t.b.v. invulling van deze positie	18/3: is in progressie
147		MW	MW zal aanspreekpunt zijn voor Wikicon In april een concreet plan maken	18/3: RonnieV en Ciell willen graag helpen met organisatie. Geert van Pamel (WMBE) wil ook graag bijdragen. Punt kan er af.
148		JBV/LJ/ SR	Jaarverslag: video maken tbv presentatie op de ALV