Notulen bestuursvergadering 22 juli 2021

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

De notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Notulen bestuursvergadering 22 juli 2021

Locaties	Via Zoom
Tijdstip	20.30 - 21.50 uur
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (JBV), Bart Nieuwenhuis (BN), Justus de Bruijn (JdB), Lizzy Jongma (LJ), Lotte Baltussen (LB), Heleen Ririassa (HR), Denise Jansen (DJ) (Jaarplan), Kirsten Jansen (KJ) (verslaglegging)
Afwezig met kennisgeving	Michel Wesseling (MW), Sandra Rientjes (SR)

Opening

Opening

De voorzitter opent de vergadering om 20.30 uur een heet iedereen van harte welkom.

Mededelingen

Er zijn geen mededelingen. De agenda wordt hierbij vastgesteld.

Concept-verslag bestuursvergadering d.d. 17 juni 2021

De notulen zijn per circulaire goedgekeurd.

Actielijst

• 135 - FG Verbindingspenning: doorschuiven naar vergadering 19/8.
• 146 - Vertrouwenscommissie: voorstel wordt  geschreven en wordt rondgestuurd.
• 148 - Voorstel vrijstelling contributie: doorschuiven naar vergadering 19/8.
• 149 - Donateurswerving: doorschuiven naar vergadering 19/8.
• 152 - Schema aansluiten bijeenkomsten: zie agendapunt 2.2, punt kan er af.
• 153 - Concept beantwoording vragen banner/donateurswerving:

• 154 - Vergadering betrokkenen Europese Wetgeving: er zijn 2 aparte speerpunten: Op Nederlands niveau zijn betrokken: LB en LJ. Op Europees niveau zijn JdB en Ciell betrokken. Hanno Lans heeft aangegeven het liefst op Nederlands niveau betrokken te zijn maar het niet erg vindt om ook op Europees niveau ingelicht te worden. Punt kan er af.

Organisatie en financiën

Voortgang Jaarplan 2022 (DJ)

• Via verschillende kanalen is er een bericht gestuurd met het verzoek om input voor het jaarplan 2022 in combinatie met een oproep voor het meerjarenplan 2022-2025. Reacties kunnen tot uiterlijk 3 augustus ingediend worden. De kantoormedewerkers hebben al een sessie gehad. Er is nog niet veel input binnengekomen maar er zijn al wel wat interessante ideeën. Een hackathon voor de bestaande community, uiteraard de Techstorm, een schrijfsessie vanuit het Textielmuseum. Ook is de suggestie gedaan om iets voor de jongerendoelgroep te doen. Dit alles moet ook passen binnen de capaciteit van kantoor. Nadat het een en ander is verwerkt in het jaarplan 2022 zal deze nogmaals voorgelegd worden aan de leden. Duidelijk zal worden gemaakt dat de input voorafgaand aan de ALV ingeleverd moet worden en niet tijdens de ALV. Denise zal dit in een mail duidelijk communiceren.

Besluit doorgang WikiMeet

• Vanwege de zorgen en onzekerheden omtrent COVID-19 wordt input van het bestuur gevraagd of de WikiMeet van 14 augustus a.s. wel/geen doorgang kan hebben. Na een kleine discussie wordt besloten om dit aan de leden/gemeenschap voor te leggen en op basis van de reacties een besluit te nemen.

Schema wie wanneer aansluit bij bijeenkomsten (LB)

• LB heeft een schema opgesteld en dit aan de leden van het bestuur rondgestuurd. Iedereen heeft dit - voor zover mogelijk - ingevuld.

Vrijstelling contributie voor actieve Wikimedianen. (BN/JdB)

• Meervoudig voorstel vrijstelling contributie (moet ook door ALV worden goedgekeurd) Wordt doorgeschoven naar volgende vergadering van 26 augustus.

Voortgang ontwikkeling meerjarenstrategie (JBV)

• Het was een hele goede sessie. Er is gebruikt gemaakt van een zgn. Jamboard en er is een swot analyse (https://nl.wikimedia.org/wiki/Strategie/Strategie_2022-2025) gedaan en de resultaten daarvan zijn op de pagina gezet. Met de input kan dit verder uitgewerkt worden. Ook is er een goed en nuttig gesprek geweest met de nieuwe contactpersoon bij de Foundation. Uitgesproken is dat we voor het nieuwe jaar niet gekort zullen worden op de Grant. Ze willen nu nog niet te veel veranderingen aanbrengen. Regionale committees worden ingericht voor internationale fondsenwerving zodat op een later tijdstip zij de aanvragen voor de Grants kunnen beoordelen. Alle aanmeldingen voor de (regionale) committees voor de Grant worden gescreend. Het gaat mogelijk om een meerjarige grant  voor drie jaar.

Activiteiten en Community

Update over lopende zaken en ontwikkelingen (JBV/SR)

• Voorbereidingen zijn gedaan v.w.b. jaarplan en meerjarenstrategie. De regels voor aanwezigheid op kantoor zijn aangepast omdat thuiswerken weer de norm is.

Update BVR (LB)

• Eerste concepttekst is geplaatst op de verenigingswiki. Op de overlegpagina kunnen mensen commentaar en vragen plaatsen.  5 juli is er een laatste overleg geweest. De concepttekst is vrijwel compleet en op de Verenigingswiki geplaatst. Er is veel feedback gekomen waar verder mee gewerkt kan worden. De procedure meldingen, beroepen en rapportage, etc. moet nog nader gedefinieerd worden. Probleem waar nog tegenaan gelopen wordt is wanneer het bij een partner wordt georganiseerd. Het spanningsveld ligt in wanneer gelden onze BVR regels en wanneer ligt het bij de ruimte waar de bijeenkomst is georganiseerd, bijv. een schrijfmiddag in een bibliotheek. Een bibliotheek is een publieke ruimte en kunnen zij dan een persoon weigeren die door WMNL wel is geweigerd. LB is met NA in gesprek om feedback te verkrijgen hierover. Na de vakantie staan twee sessies gepland om deze kwesties te bespreken en te zorgen dat de input is verwerkt in het document en gepresenteerd kan worden op de ALV.

Internationale Ontwikkelingen

• Er worden weer bijeenkomsten gepland i.s.m. WMDE en WMAT samen. Met WMF is er overleg geweest hoe zij dit zien: informeel hebben zij laten weten dat het prima is dat er vanuit deze bijeenkomsten projecten worden opgestart. Mocht het nodig zijn dan zal er via WMDE een verzoek tot financiering worden gedaan voor een eventueel project. JBV zal de data communiceren in het schema van de diverse bijeenkomsten zodra deze bekend zijn.
• Een goed idee vanuit Noorwegen is om personen van verschillende chapters stage te laten lopen bij diverse chapters onder het mom van: we kunnen heel veel van elkaar leren.
• Wikimania is dit jaar online en de oproep wordt gedaan om je vooral te registreren en deel te nemen aan verschillende online sessie op verschillende tijdstippen.

Lobby

Nederlandse Lobby: update (LJ/LB)

• LJ heeft kort gesproken met Maarten Zeinstra en Hanno Lans. Ook is er  contact geweest met Open Nederland en inmiddels is daar ook een bijeenkomst mee geweest. Concreet: in het najaar zal aan een artikel gewerkt worden met voorbeelden die belemmerend gaan werken zoals TERREG en auteursrechten. Een planning wordt gemaakt en in het najaar zullen ook SR en HR hierbij betrokken geworden. JdB heeft de contacten van OCW overgedragen. In de werkgroep is een levendige communicatie.

Europese Lobby: update (JdB)

• Dimi van het bureau Brussel heeft gevraagd om iemand die kan meehelpen de standpunten en/of de context van TERREG uit te werken. Dit loopt en in het najaar zal het weer opgepakt worden.

Bespreking verdeling taken bestuursleden (JBV) (Voorbereiding bestuursdag)

• Dit wordt besproken op de bestuursdag maar het verzoek is om goed te kijken naar de taken en te bedenken voor welke functie men zich beschikbaar wil stellen. Ook zullen alle taken van de diverse functies nog eens goed doorgenomen worden en bekeken zal worden of dit zo blijft of dat er eventueel geschoven kan worden.

Voorstel WMNL verbindingsprijs (MW)

• Bespreken ideeën/suggesties Wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering van 26 augustus.

Rondvraag en sluiting

• LB: hoe staat het met het kennisplatform. Daar ziet zij wel kansen. Dit zal besproken worden als SR terug is van vakantie.
• KJ: bestuursdag online of fysiek. Met SR wordt nog besproken of kantoormedewerkers ook aansluiten.
• LJ: SR heeft behoefte aan een bestuurslid community, daar is ruimte voor. (Personeels)Verzekeringen zouden nagekeken moeten worden. (punt voor bestuursdag)

Afspraken en actiepunten

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
135		MW	Frans Grijzenhout Verbindingspenning	20/5: MW vraagt aan de bestuursleden om commentaar op het door Frans en hem geformuleerde voorstel en suggesties voor juryleden. 22/7: wordt 26/8 besproken
146		JdB/LJ JBV/SR	Vertrouwenscommissie conceptplan opstellen t.b.v. invulling van deze positie	18/3: is in progressie 20/5: JBV en SR zullen een opzet maken 17/6: opzet bevoegdheden, etc. 22/7: Voorstel is geschreven en wordt rondgestuurd
148		BN/JdB	Meervoudig voorstel vrijstelling contributie	17/6: wordt besproken in bestuursvergadering van 22/7 22/7: wordt besproken in bestuursvergadering van 26/8
149		MW	Verslag donateurswerving
152		LB	Voorstel schema wie wanneer aansluit bij bijeenkomsten	22/7: is door iedereen - voor zover mogelijk - ingevuld Punt kan er af
153		HR	Concept opstellen tbv beantwoording vragen omtrent banner/donateurscampagne
154		JBV	Vergadering beleggen met alle betrokkenen Europese wetgeving ivm aanbrengen structuur, taakverdeling, etc.	22/7: Gedaan. Betrokken op: NL-niveau: LJ, LB en Hanno Lans. EU-niveau: JdB en Ciell. Punt kan er af
155		JBV	Data bijeenkomsten communiceren naar leden bestuur