Notulen bestuursvergadering 22 oktober 2020

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

De notulen zijn per circulair goedgekeurd door het bestuur.

Notulen bestuursvergadering 22 oktober 2020

Locatie	Via Google-Meet
Tijdstip	19.30 - 21.00 uur
Aanwezig	Jan-Bart de Vreede (JBV), Bart Nieuwenhuis (BN), Justus de Bruijn (JdB), Lizzy Jongma (LJ), Michel Wesseling (MW), Sandra Rientjes (SR) Kirsten Jansen (KJ) (verslaglegging)
Afwezig met kennisgeving	Lotte Baltussen (LB)

Opening

De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur en heet iedereen van harte welkom. De agenda wordt bij deze vastgesteld.

Mededelingen

JBV heeft met 2 kandidaten voor het bestuur gesprekken gevoerd en zal binnenkort afspraken maken voor nadere kennismaking. Ook is hij nog aan het verkennen of hij een gesprek kan hebben met nog 2 kandidaten.

Concept-verslag bestuursvergadering d.d. 17 september 2020 (vaststellen)

Vanaf heden worden de notulen per circulair door het bestuur goedgekeurd.

Actielijst

92 - nog in behandeling.
111 - er is nog geen reactie. JBV neemt contact op met FG
128 - nog niet gebeurd
129 - nog niet gebeurd
130 - afgehandeld. Punt kan er af.
134 - afgehandeld. Punt kan er af.

Organisatie en financiën

Follow-up ALV 26 september 2020

Het was het een vrij lange vergadering als gevolg van het feit dat de ALV van april niet was doorgegaan en er daardoor meer onderwerpen op de agenda stonden. Het was goed om te zien dat de aanwezigen zich gedisciplineerd aan de regels hielden. Om te voorkomen dat bij een volgende ALV vragen niet direct door bestuur of directeur beantwoord kunnen worden, zullen we nog duidelijker verzoeken om vragen en discussiepunten van te voren bekend te maken. Conclusie is wel dat online vergaderen tot een grotere opkomst leidt.
Punten die uit de ALV voortgekomen zijn:
- Inzichtelijk overzicht kostenverdeling Gendergap
- Overzicht besteding uren aan projecten
- Verduidelijking Techstorm als thema
- Protocol BVR nakijken en het transparanter maken v.w.b. de regels aangaande melding/incident. SR heeft dit uitgewerkt en op de Verenigingswiki geplaatst. Er zijn nog geen reacties binnengekomen.

Het bestuur zal de concept-notulen van de ALV doornemen waarna deze z.s.m. op de Verenigingswiki geplaatst zullen worden. De Frans Grijzenhoutpenning zal door MW opgepakt worden.

Reactie Vereniging op Wikimedia Strategy Recommendations

Voor een duidelijker beeld over mogelijke gevolgen van de aanbevelingen heeft de Foundation een lijst met initiatieven opgesteld. In deze lijst zijn 45 initiatieven genoemd die voortkomen uit de tien aanbevelingen. Er zijn een beperkt aantal reacties binnengekomen. Zaterdag 31 oktober is er een Zoomsessie gepland voor de Nederlandse gemeenschap om verder door te praten over Nederlandse ideeën mbt prioritering. Er zal een enquête uitgaan waarin Nederlandse Wikimedianen en Wikipedianen hun prioriteiten kunnen aangeven. Er moet nog wel even kritisch gekeken worden naar de tekst en uitleg van de enquête. WMNL, WMDE en WMAT zullen een Europese sessie organiseren als voorbereiding op een wereldwijde sessie. Ook is WMDE bezig met het verkennen van de noodzaak/wenselijkheid van een Europese hub. Daarover hebben ze een enquête laten uitgaan.
Het bestuur van WMNL hecht groot belang aan de aanbevelingen m.b.t. de Governance-structuur. Er zijn de laatste maanden een aantal ontwikkelingen geweest die de indruk wekken dat WMF soms beslissingen neemt die onderdeel zouden moeten zijn van de strategische discussie. B.v. de voorgestelde wijzigingen in de bylaws van het WMF bestuur, die de directe invloed van de gemeenschap en de affiliates bij het benoemen van bestuursleden lijken te beperken. .
Het bestuur ligt op één lijn qua prioritering voor de mondiale beweging:
- Veiligheid en inclusie,
- Innoveren vrije kennis
- Gelijkwaardigheid in besluitvorming.

Voor de Nederlandse context liggen de prioriteiten anders

Investeren ontwikkelen vaardigheden
Verhogen duurzaamheid
Evaluatie en aanpassen.

Plan donateurswerving

MW licht het plan toe. Na gesprekken is LVW met een advies gekomen. Met WWAV (www.wwav.nl), gespecialiseerd in donateurswerving voor goede doelen, onder andere online en met hulp van social media, stellen zij voor om eerst uit te vinden hoe effectief online werving onder gebruikers is. Het is onduidelijk wat de meest veelbelovende doelgroep voor donateurswerving precies is, en er zijn nog vragen rondom de inhoud van de enquête. Er is een offerte uitgebracht om nu de 2e fase in te gaan (pilot). Het budget voor zowel de donateurswerving via LVW als de nieuwe website valt binnen de extra verkregen subsidie van de foundation. Het bestuur benadrukt dat de enquête en de wervingsteksten zorgvuldig moeten worden opgezet. Bestuur gaat akkoord.

De volgende belangrijke stap is om de community te informeren over de plannen.

Activiteiten en community

Update over lopende zaken en ontwikkelingen

Kwartaalplanning Het blijft onveranderd druk. De workshop OpenStreetMap en de Pubquiz Bingo waren zeer geslaagd. Er is een praktisch probleem: een van de medewerkers is mogelijk langere tijd ziek. Dit zal leiden tot aanpassingen in het programma.

Strategic Wikipedia Affiliates Network (SWAN): nieuw initiatief voor overleg/afstemming tussen affiliates Het Strategic Wikimedia Affiliates Network (SWAN) is een forum voor alle affiliates van de Wikimedia-beweging om ideeën uit te wisselen over het Wikimedia 2030-strategieproces en andere zaken van strategisch belang. Het bouwt voort op de ad hoc samenwerking die werd ontwikkeld rond het brandingsproces. De volgende bijeenkomst zal gaan over de voorgestelde wijzigingen in de WMF ‘Bylaws’. Het bestuur vraagt zich af welke acties men als affiliates gezamenlijk zou kunnen ondernemen. Het bestuur geeft JBV en SR mandaat om naar aanleiding van de SWAN vergadering te handelen; zij zullen het bestuur adequaat op de hoogte houden van de ontwikkelingen.

Alternatieve WikiconNL?

Informatie op Verenigingswiki Er is een oproep gedaan en daarop zijn een aantal reacties gekomen. De reacties worden verzameld en het plan is om wel een alternatieve WikiconNL te organiseren op de laatste WikiZaterdag van het jaar en met bijv. de Pubquiz af te sluiten.

Rondvraag en sluiting

Er zijn geen vragen en/of opmerkingen. De voorzitter dankt iedereen voor zijn aanwezigheid en sluit de vergadering om 21.00 uur

Actiepunten & Besluitenlijst

#	Deadline	Wie	Onderwerp	Status
92	februari	JBV	Werkgroepen vragen leden te benaderen om deelname in 2020 te bevestigen	26-03-2020: op agenda ALV 26 sept plaatsen 16-04-20: nog niet aan toegekomen 11-06-20 nog niet aan toegekomen 20-08-20 Wordt besproken op de ALV 17-09-20: wegens volle agenda zal dit niet besproken worden op de ALV. Op een ander moment zal dit gevraagd worden. 26-11 loopt wordt gevraagd bij nieuwjaarsbijeenkomst
111		JBV/FG	Fondsenwerving: Stg Elise Mathilde	Afspraak is uitgesteld ivm corona. FG zal een mail sturen om een afspraak te plannen. 16/9 begin sept verzonden, nog geen antw JB checkt met Frans - loopt
128		JBV/SR	Een opzet te maken waarmee WMNL haar meerjarenplan kan laten aansluiten op hetgeen er nu ligt aan aanbevelingen vanuit de Foundation.	20-08-20: Loopt 26-11: loopt
129		JBV/KJ	Opzetten teamdrive	20-08-20: nog niet aan toegekomen
135		MW	Frans Grijzenhout Verbindingspenning	nog in werking
136		MW	Aanpassing tekst/kopjes enquête ‘Prioritering aanbevelingen Strategy 2030’	Afgerond
137		MW	Samenvatting reacties enquête ‘Prioritering’	Voor volgende bestuursvergadering 26-11-20 Afgerond