Algemene ledenvergadering 2017-04-22

Uitnodiging Algemene ledenvergadering 22 april 2017

• Tijd: zaterdag 22 april 2017, 13:30 tot 16:00 uur
• Locatie: Se7en, Mariaplaats 7, 3511 LH Utrecht

Beste leden,

Hierbij nodigen wij u uit voor de Algemene ledenvergadering op zaterdag 22 april.

Voor deze ALV staat de bespreking van het Jaarverslag 2016 op de agenda. Ook willen we graag uw mening horen over enkele voorstellen voor wijziging van de statuten en enkele andere officiële documenten van de Vereniging. En er zijn bestuursverkiezingen voor de bestuursperiode 2017 - 2019.

Onderaan deze pagina treft u de links aan naar de stukken die zullen worden besproken en naar de lijst van kandidaten voor het bestuur.

Na de ALV is er gelegenheid om een drankje te nuttigen op rekening van de vereniging.

Machtiging voor ALV Wie zelf niet naar de ALV kan komen maar wel wil mee beslissen kan een aanwezig lid machtigen. Die machtiging moet worden afgegeven via de secretaris (justus@wikimedia.nl).

Aanmelden bijwonen ALV Aanmelden voor de ALV is niet verplicht maar is wel handig in verband met catering. Aanmelden kan op de overlegpagina. Graag tot zaterdag 22 april.

Frans Grijzenhout, voorzitter

Agenda Algemene ledenvergadering 22 april 2017

1. Inloop vanaf 13:00 uur
2. Opening 13:30 uur
3. Vaststellen agenda
4. Notulen ALV 24 september 2016
5. Toelichting, discussie, vaststellen Jaarverslag 2016 en de Jaarrekening 2016
6. Decharge bestuur
7. Bespreking discussiestuk vernieuwen Statuten van de vereniging
8. Bestuursverkiezing
9. Rondvraag
10. Sluiting ca. 16:00 uur

Borrel na afloop

• Gelegenheid tot napraten onder genot van een (niet)alcoholische consumptie

Links naar documenten

• Notulen ALV 24 september 2016
• Jaarverslag 2016 en Bijlage bij jaarverslag. Toelichting: het bestuur heeft dit jaar gekozen voor een iets ander format van het jaarverslag: tekstueel verslag en cijfermatig verslag over de activiteiten zijn gesplitst. Achterliggende gedachte is dat dit de leesbaarheid van het tekstuele verslag vergroot, en daarmee het stuk ook bruikbaarder maakt voor communicatie en fondsenwerving
• Jaarrekening - deze versie van de jaarrekening bevat nog niet de verklaring van de accountant. De cijfers zijn echter al wel door de account gecontroleerd. NB: op deze versie zijn correcties aangebracht.
  • Op 21 april heeft de accountant de controle van de jaarrekening afgerond. Dit heeft alsnog geleid tot een aantal correcties in de cijfers. De eindbalans en ook het eindresultaat blijven echter ongewijzigd. Naast enkele afrondingsverschillen zijn er twee substantiële wijzigingen:
    • De toerekening van Kosten Beheer en Administratie en Personeelskosten was niet correct - deels waren deze kosten ten onrechte niet toegerekend aan de activiteiten. Dit is gecorrigeerd op blz. 7 in de Staat van Baten en Lasten, en op blz. 10 in de Specificatie en verdeling kosten naar bestemming. Het heeft ook geleid tot een correctie van het kostenpercentage en percentage besteding aan doelstellingen op blz. 14.
    • Bij de Toelichting op de Baten (blz. 9) waren contributies ten onrechte vermeld als bijdrage WCN. Dit is gecorrigeerd en heeft geen gevolgen voor het totaal aan baten.
  • In deze gecorrigeerde versie van de Jaarrekening zijn de correcties in rood gemarkeerd.
• Discussiestuk vernieuwen statuten e.a.
• Kandidaten voor het bestuur 2017 - 2019