Beleid Vriendelijke Ruimtes - Protocol Handhaving en Rapportage
Deze tekst is goedgekeurd door het bestuur van Wikimedia Nederland op 19 januari 2023 en is van kracht vanaf 1 april 2023.
In dit document wordt praktische invulling gegeven aan de uitvoering van het Beleid Vriendelijke Ruimtes. Zie voor meer informatie: Wat is het Beleid Vriendelijke Ruimtes?
1. Intro
Het Beleid Vriendelijke Ruimtes (hierna: BVR) is van toepassing op alle door Wikimedia Nederland (hierna: WMNL) beheerde platforms en kanalen, en tijdens alle door WMNL georganiseerde fysieke en virtuele evenementen en activiteiten. Iedereen die aanwezig is op deze platforms en kanalen, of deelneemt aan deze fysieke en virtuele evenementen en activiteiten, wordt geacht zich te houden aan het BVR. Het BVR geldt voor iedereen, ongeacht positie, kennis, vaardigheden of prestaties.
In dit document beschrijven we hoe we het BVR handhaven binnen WMNL. In dit document wordt praktische invulling gegeven aan het BVR. In die zin is het ondergeschikt aan het BVR: de tekst van het BVR is leidend.
2. Verantwoordelijkheden
2.1 Binnen de organisatie
a. De eindverantwoordelijkheid voor handhaving van het BVR ligt bij het bestuur van WMNL. Het bestuur rapporteert hierover ten minste een keer per jaar aan de Algemene Ledenvergadering.
b. Het bestuur wijst uit haar midden een bestuurslid aan die het onderwerp BVR in portefeuille heeft.
c. Het bestuur delegeert de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het BVR bij alle evenementen, activiteiten, platforms en kanalen van WMNL aan de directeur. De directeur is verantwoordelijk voor het opzetten en onderhouden van een systeem voor rapportage, monitoring en training.
d. BVR-contactpersonen - de directeur of het bestuurslid BVR is eindverantwoordelijk voor het aanwijzen van BVR-contactpersonen bij - in principe - elke activiteit en evenement, en voor elk platform en kanaal. (Zie ook 2.2) Deze contactpersoon is gemandateerd om conform het Beleid Handhaving en Rapportage alle maatregelen te nemen die nodig zijn om handhaving van het BVR tijdens activiteit en evenement, of op het kanaal/platform, te garanderen.
e. Het bestuur van WMNL benoemt een vertrouwenspersoon, die de volgende verantwoordelijkheden en bevoegdheden zal hebben:
- i. fungeren als aanspreekpunt voor iedereen in en om WMNL (waaronder leden, vrijwilligers, medewerkers, stagiaires, bezoekers, deelnemers) die in vertrouwen een zaak met BVR dimensies wil bespreken,
- ii. gevraagd en ongevraagd adviseren van bestuur en directie over het BVR beleid.
f. De Algemene Ledenvergadering stelt een commissie BVR-zaken in. Deze commissie zal fungeren als beroepsinstantie bij beslissingen genomen door het bestuur in het kader van het BVR.
g. Taken, mandaat en werkwijze van de vertrouwenspersoon en van de commissie BVR-zaken worden vastgelegd in (een bijlage bij) het huishoudelijk reglement.
2.2 Activiteiten, evenementen, kanalen en platforms
a.WMNL streeft ernaar voor elke activiteit en evenement, en voor elk platform en kanaal, een of meer BVR-contactpersonen te benoemen.
b. Het is niet strikt noodzakelijk om een BVR-contactpersoon aan te wijzen voor bijeenkomsten waar alleen maar medewerkers/bestuurleden van WMNL aanwezig zijn, of waar meerdere personen aanwezig zijn die een training BVR hebben afgerond. Uitgangspunt is dat WMNL (vertegenwoordigd door directeur en/of bestuurslid BVR) vertrouwen heeft dat de veiligheid van de deelnemers adequaat is gegarandeerd.
c. Een aangewezen BVR-contactpersoon is door WMNL gemandateerd om alle maatregelen te nemen die nodig zijn om handhaving van BVR tijdens de activiteit en evenement of op het kanaal/platform te garanderen.
d. Het aantal aan te wijzen BVR-contactpersonen per activiteit, kanaal of platform wordt bepaald op basis van o.a. het aantal te verwachten deelnemers, duur van de activiteit en intensiteit van interactie.
e. Een BVR-contactpersoon heeft tenminste een basistraining BVR/Universal Code of Conduct afgerond.
2.3 Activiteiten op locaties waar WMNL niet formeel bevoegd is
WMNL kan het BVR niet dwingend opleggen in domeinen/locaties waar de vereniging te gast is, en geen formele bevoegdheden heeft. Als een (mede) door WMNL georganiseerde activiteit plaatsvindt in een virtuele of fysieke ruimte waar WMNL niet bevoegd is, overleggen we van te voren altijd met de verantwoordelijke partijen (beheerders, eigenaren, moderatoren) in hoeverre het BVR van WMNL overeenkomt met de regels die normaliter in deze ruimte van kracht zijn.
Waar nodig maken we aanvullende afspraken om een respectvolle en veilige omgeving te waarborgen, zeker als bezoekers redelijkerwijs kunnen verwachten dat WMNL zorg draagt voor hun fysieke en sociale veiligheid. Als zulke waarborgen niet mogelijk zijn, zal WMNL zich terugtrekken uit de activiteit, of aan deelnemers duidelijk maken dat het BVR niet van kracht is.
3. Bekendmaking BVR
3.1 WMNL zorgt ervoor dat iedere deelnemer aan een WMNL evenement of activiteit, en iedere bezoeker van een WMNL platform of kanaal, redelijkerwijs op de hoogte kan zijn van de strekking en inhoud van het BVR.
3.2 De volledige en actuele tekst van het Beleid Vriendelijke Ruimtes wordt gepubliceerd op de wiki en website van WMNL. Het BVR wordt verder bekendgemaakt via:
a. een link op pagina’s van activiteiten en bijeenkomsten, en de bijbehorende aanmeldformulieren;
b. een link als voetnoot op alle pagina’s van alle WMNL platforms en kanalen, zowel voor ingelogde als niet-ingelogde gebruikers;
c. een samenvatting van en link naar de volledige tekst in gedrukte materialen voor deelnemers aan activiteiten en evenementen;
d. een uitleg van de BVR-contactpersoon tijdens activiteiten en bijeenkomsten. Bij virtuele bijeenkomsten wordt de link naar de volledige tekst ook gedeeld in de publieke communicatiekanalen (bv. de chatfunctie).
3.3 Door aanmelding voor, of bijwonen van, een activiteit of bijeenkomst, of door het plaatsen van een bijdrage op/in een platform of kanaal, verklaart iemand zich aan het BVR te zullen houden.
4. Bevestiging BVR door bestuursleden medewerkers en vrijwilligers van WMNL
4.1 Van de volgende personen wordt verlangd dat zij schriftelijk bevestigen dat zij het Beleid Vriendelijke Ruimtes erkennen en zich eraan zullen houden:
a. Alle medewerkers, stagiaires, adviseurs, bestuursleden, en contractanten van WMNL;
b. Alle houders van geavanceerde rechten op kanalen en platforms van WMNL;
c. Iedereen die als uitvoerend vrijwilliger betrokken is bij een door WMNL georganiseerd of gefinancierd evenement of activiteit, of WMNL vertegenwoordigt bij een evenement of activiteit.
d. Iedereen die formeel betrokken is bij de uitvoering van het BVR, b.v. als lid van de BVR- commissie of de vertrouwenspersoon.
4.2 De verklaringen worden bij herverkiezing of herbenoeming, of anders uiterlijk elke drie jaar, hernieuwd
4.3 De personen genoemd in 4.1 worden geacht een basistraining Beleid Vriendelijke Ruimtes / Universal Code of Conduct te hebben gevolgd en afgerond.
5. Optreden bij constatering van overtredingen van BVR
Als een medewerker of bestuurslid van WMNL, of een door WMNL aangewezen BVR-contactpersoon, een overtreding van de BVR constateert of vermoedt is deze verplicht én gemachtigd om maatregelen te treffen, ook als er geen melding wordt gedaan door een betrokkene. Hierbij wordt zoveel mogelijk gehandeld conform het in art 7 e.v. geschetste protocol voor afhandeling van meldingen.
6. Preventieve maatregelen
WMNL zal zich maximaal inspannen om te voorkomen dat er tijdens activiteiten of evenementen, of op platforms en kanalen, overtredingen van het BVR plaatsvinden. Dit houdt onder andere in:
a. het van te voren controleren van de lijst van aangemelde deelnemers op:
i. mensen die door WMNL of WMF zijn uitgesloten van deelname;
ii. mensen die op een Wikimedia-project zijn geblokkeerd, en aan wie het bestuur geen volledige of gedeeltelijk ontheffing van het verbod op deelname heeft gegeven conform BVR art. 5.5;
iii. mensen die zich gedragen (hebben) op een manier die in strijd is met het BVR, ook op andere projecten, platforms en kanalen of tijdens evenementen en activiteiten van andere partijen dan WMNL;
iv. mensen die betrokken zijn bij een conflict op een Wikimedia-project;
b. het treffen van maatregelen om te voorkomen dat mensen als genoemd onder 1a en 1b deelnemen.
c. als de directeur of het bestuurslid BVR dat noodzakelijk vindt, mensen genoemd onder 1c-1d individueel benaderen om ze nadrukkelijk te informeren over de verwachtingen rondom hun gedrag tijdens de bijeenkomst.
d. de directeur of het bestuurslid BVR kan besluiten iemand preventief uit te sluiten van deelname. Dit wordt schriftelijk meegedeeld aan betrokkene.
e. Maatregelen als genoemd onder bullet 2-4 worden vastgelegd in het dossier.
7. Melden van overtredingen van BVR
7.1 Iedere aanwezige op door WMNL beheerde platforms en kanalen, of bij door WMNL georganiseerde evenementen en activiteiten, kan melding doen van een (vermoeden van) overtreding van het BVR. Dit is ook mogelijk als men zelf niet persoonlijk bij de overtreding was betrokken, maar deze heeft waargenomen. Bron: BVR 5.2
7.2 Een melding kan worden gedaan:
a. via een meldingsformulier op de verenigingswiki.
b. mondeling of schriftelijk bij een BVR-contactpersoon, de directeur van WMNL, het bestuurslid van WMNL met de portefeuille BVR of de vertrouwenspersoon.
7.3 Een melding gebeurt altijd vertrouwelijk. WMNL is maximaal terughoudend bij het doen van mededelingen over gedane meldingen, vooral over de identiteit van personen die bij een incident betrokken zijn. Waar mogelijk zal WMNL tegemoetkomen aan wensen van betrokkenen omtrent privacy.
7.4 Anonieme meldingen worden niet in behandeling genomen.
7.5 Een melding wordt bij voorkeur zo snel mogelijk na het incident gedaan. WMNL hanteert geen termijn waarbinnen melding moet worden gedaan. Het doen van goed onderzoek naar een incident wordt echter bemoeilijkt als er veel tijd zit tussen het incident en de melding.
8. Melding tijdens activiteit/evenement
8.1 Tijdens een (online) evenement of activiteit kan melding gedaan worden bij de aangewezen BVR-contactpersoon of contactpersonen, of, als de BVR-contactpersoon niet beschikbaar is, bij een medewerker of bestuurslid van WMNL.
8.2 WMNL zal bij elke evenement en activiteit, en op elk kanaal en platform, duidelijk aangeven:
a. wie de BVR-contactpersoon is;
b. op welke manieren de BVR-contactpersoon kan worden benaderd;
c. op welke andere manieren (anders dan bij de BVR-contactpersoon) eventueel melding kan worden gedaan.
8.3 De BVR-contactpersoon beoordeelt direct na ontvangst van een melding of:
a. er sprake is van een overtreding van de BVR;
b. onmiddellijke actie nodig en wenselijk is;
c. de melding via het reguliere melding- en afhandelingsproces kan worden verwerkt;
d. een medewerker, de directeur, of een bestuurslid van WMNL direct op de hoogte moet worden gesteld.
8.4 Directe actie na melding tijdens activiteit/evenement
a. Na het ontvangen van de melding zoekt de BVR-contactpersoon contact met de (mogelijke) overtreder en vraagt hun visie op de melding.
b. De BVR-contactpersoon besluit of het persoonlijk aanspreken van de overtreder op het ongewenste gedrag afdoende kan zijn om een veilige en plezierige omgeving te behouden, én het vertrouwen en een gevoel van veiligheid bij alle betrokkenen te herstellen. (BVR 5.1 - 2)
c. Als dat niet het geval is, kan de BVR-contactpersoon de volgende maatregelen nemen:
i. mondeling berisping;
ii. uitsluiting van de persoon van verdere deelname;
iii. een verbod om bepaalde andere personen te benaderen;
iv. melding doen bij politie, of slachtoffers ondersteunen bij het zelf doen van een melding.
8.5 De BVR-contactpersoon maakt in alle gevallen (ook wanneer geen actie wordt ondernomen) een verslag waarin wordt vermeld:
a. aard van gemelde incident;
b. bij het incident betrokken personen;
c. wie melding heeft gedaan;
d. genomen acties.
8.6 Dit rapport wordt zo snel mogelijk na de gebeurtenis gedeeld met de directeur van WMNL. De directeur beslist, eventueel in overleg met het bestuurslid BVR, of verdere acties noodzakelijk zijn.
9. Meldingen uit kwade wil
9.1 Als er evident sprake is van een melding zonder grondslag of een melding uit kwade wil kan WMNL kan besluiten om deze melding niet in behandeling te nemen. Dit besluit wordt genomen door directeur en bestuurslid BVR gezamenlijk. Indien één van beiden rechtstreeks bij de melding betrokken is, wordt het besluit om niet in behandeling te nemen genomen door het bestuur.
9.2 Indien zo’n melding wordt gedaan tijdens een activiteit of bijeenkomst wordt het besluit genomen door de BVR-contactpersoon, bij voorkeur in overleg met een tweede persoon (medewerker of bestuurslid WMNL)
9.3 Indien een persoon meldingen doet uit kwade wil, of meldingen doet die geen grondslag hebben, kan dit gezien worden als een overtreding van het BVR. De directeur doet hiervan melding en het bestuur beslist over eventuele maatregelen. Het bestuur volgt hierbij de procedure als vastgelegd in art 10 en 11.
10. Onderzoek van melding
10.1 Uitvoering van het onderzoek
a. Het onderzoek naar de melding van een overtreding wordt uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de directeur.
b. In gevallen waarbij de directeur of medewerkers van WMNL betrokken zijn als melder of mogelijke overtreder ligt de verantwoordelijkheid bij het bestuurslid met de portefeuille BVR.
c. Directeur en bestuurslid BVR kunnen gezamenlijk besluiten om hangende het onderzoek tijdelijke maatregelen op te leggen aan de mogelijke overtreder(s) of andere personen die bij het incident betrokken waren. Hierover informeren zij onmiddellijk het bestuur.
d. Directeur en/of bestuurslid BVR kunnen de daadwerkelijke uitvoering van het onderzoek delegeren aan een derde. Dit kan ook een externe partij zijn of de vertrouwenspersoon BVR.
e. Personen die direct bij een incident betrokken waren of een nauwe relatie hebben met een van de betrokken partijen, kunnen niet belast worden met het onderzoek.
f. De melder, de mogelijke overtreder en andere direct betrokkenen worden geïnformeerd over het proces van onderzoek, de personen die het onderzoek zullen uitvoeren en het tijdspad. Zij worden ook geïnformeerd over de procesmatige voortgang.
10.2 Horen van betrokkenen
a. Iedereen die direct bij het incident betrokken is zal in staat worden gesteld om hun visie te geven.
b. Betrokkenen kunnen zich in hun contacten met de onderzoeker door iemand laten adviseren of begeleiden.
10.3 Rapportage
a. Na afsluiting van het onderzoek wordt een rapport opgesteld volgens dit format.
b. Het rapport wordt in concept besproken met de melder, de mogelijke overtreder en eventuele andere direct betrokkenen. Daarbij wordt rekening gehouden met de privacy van alle betrokkenen, in het bijzonder als de melder niet het slachtoffer is. Dit kan betekenen dat het rapport (deels) wordt geanonimiseerd en/of dat bepaalde delen worden weggelaten.
c. WMNL streeft ernaar het onderzoek en het rapport over het onderzoek binnen een maand na ontvangst van de melding af te ronden. Dit is afhankelijk van aard en ernst van het incident.
d. Het rapport wordt aangeboden aan degene die bevoegd is de maatregel op te leggen.
11. Bepaling van maatregelen
11.1 Bij het bepalen van maatregelen wordt uitgegaan van de opsomming van mogelijke maatregelen in BVR 5.3.
Het primaire doel van onderstaande maatregelen is het behoud van een veilige en plezierige omgeving, én het herstel van vertrouwen en een gevoel van veiligheid bij alle betrokkenen na een incident
a. waarschuwingen of berispingen (zowel mondeling als schriftelijk);
b. uitsluiting van een persoon van verdere deelname aan het onderhanden evenement of de onderhanden activiteit;
c. een verbod om bepaalde andere personen te benaderen tijdens WMNL evenementen of activiteiten of op WMNL platformen en -kanalen;
d. uitsluiting van een persoon voor bepaalde of onbepaalde tijd van een, meerdere of alle evenementen, activiteiten, platforms en kanalen (uitgezonderd het uitsluiten van leden van WMNL van de Algemene Ledenvergadering);
e. melding doen bij Trust & Safety van de Wikimedia Foundation;
f. ontzetten uit, of opzeggen van, het lidmaatschap van de Vereniging Wikimedia Nederland.
11.2 Het is mogelijk om een andere maatregel op te leggen, mits goed onderbouwd en in overeenstemming met de uitgangspunten in artikel 5.1 van het BVR.
11.3 Maatregelen genoemd in 11.1 a t/m c worden formeel opgelegd/bevestigd door de directeur en/of het bestuurslid BVR; maatregelen genoemd in 11.1 d t/m f door het bestuur.
11.4. in gevallen van mogelijk strafbare feiten kan WMNL aangifte doen bij politie of justitie, of slachtoffers hierbij ondersteunen.
11.5 Bij het bepalen van maatregelen wordt in overweging genomen:
a. de aard en ernst van de overtreding;
b.eventuele voorgeschiedenis, ook op Wikimediaprojecten buiten het directe WMNL domein, indien relevant;
c. de rol en verantwoordelijkheden/bevoegdheden van de persoon die het BVR heeft overtreden, waarbij overtredingen door bestuurleden, medewerkers en gekozen functionarissen zwaar zullen wegen;
d. eventuele persoonlijke of sociale factoren die invloed kunnen hebben (gehad) op het gedrag van individuen.
11.6 Maatregelen worden in principe binnen zes weken na de publicatie van het rapport meegedeeld, afhankelijk van de complexiteit van de zaak.
12. Overleg met andere partijen
12.1 Waar relevant zal WMNL bij het onderzoeken van een melding of het bepalen van maatregelen overleg plegen met onder andere:
a. WMF Trust & Safety team
b. WMF Legal
c. Arbitragecommissies van Wikimediaprojecten
d. U4C - Universal Code of Conduct Coordinating Committee
e. Technical Code of Conduct Committee
12.2 WMNL kan bij het onderzoeken van een melding en/of het bepalen van maatregelen advies inwinnen bij externe deskundigen.
13. Bekendmaking
13.1 WMNL is maximaal terughoudend bij het delen van informatie omtrent een incident en de daarbij betrokken personen.
13.2 De (vermeende) overtreder en het (vermeende) slachtoffer krijgen een zo volledig mogelijke tekst van het definitieve rapport met beschrijving van eventuele maatregelen. Om redenen van privacy kan het rapport (deels) worden geanonimiseerd en/of kunnen bepaalde delen worden weggelaten, zulks ter beoordeling van WMNL.
13.3 Indien de melder van de overtreding niet het (vermeende) slachtoffer is, wordt deze uitsluitend op hoofdlijnen geïnformeerd over de afhandeling.
13.4 Binnen WMNL is de volledige tekst van het rapport in eerste instantie alleen in te zien door de persoon/personen die gemachtigd zijn een beslissing te nemen over de afhandeling c.q. het opleggen van maatregelen. Bij beroepszaken krijgt ook het afhandelende beroepsorgaan inzicht.
14. Rapportage over BVR beleid
14.1 WMNL houdt een volledig en actueel overzicht bij van ontvangen meldingen van mogelijke overtredingen van de BVR, afhandelingsstatus en eventuele opgelegde maatregelen.
14.2 Een geanonimiseerde versie van dit overzicht is in te zien via de Verenigingswiki.
14.3 De directeur rapporteert twee keer per jaar aan het bestuur over ontvangen meldingen in het kader van het BVR, en de afhandeling van deze meldingen. Het bestuurslid BVR heeft volledige inzage in de dossiers.
14.4 Het jaarverslag van WMNL bevat een BVR paragraaf waarin op hoofdlijnen wordt gerapporteerd. Deze rapportage omvat ten minste het aantal ontvangen meldingen, het aantal in behandeling genomen meldingen, het aantal keren dat een maatregel is opgelegd en welke maatregel, en het aantal beroepszaken. Deze paragraaf wordt als apart agendapunt besproken tijdens de ALV.
15. Dossiervorming
15.1 Van elke melding wordt een dossier gemaakt, met een uniek zaaknummer. Alle correspondentie, gespreksverslagen en documentatie van besluitvorming rondom een melding wordt in dit dossier bewaard. Dit geldt ook voor meldingen die tijdens een activiteit of bijeenkomst zijn afgehandeld.
15.2 Tot deze dossiers hebben alleen toegang de directeur van WMNL en het verantwoordelijke bestuurslid, en het bestuur en de commissie BVR als het gaat om de behandeling van beroepszaken.
15.3 De persoon over wie een melding is gedaan of tegen wie een maatregel is uitgesproken kan inzage vragen tot het dossier over hun zaak. Dit verzoek wordt in principe gehonoreerd, waarbij WMNL eventueel delen van het dossier zal anonimiseren om de privacy van andere betrokken te garanderen.
15.4 Een lijst van personen tegen wie een maatregel loopt is in te zien voor BVR-contactpersonen, medewerkers van WMNL en het bestuurslid BVR.
15.5 Dossiers over BVR meldingen blijven bewaard tot twee jaar na de afhandeling van de melding, of tot tenminste twee jaar na het verlopen van een eventuele maatregel, waarna het zal worden vernietigd.
15.6 Indien de persoon aan wie een maatregel is opgelegd binnen de termijn van twee jaar weer een maatregel krijgt, is dit reden om het oorspronkelijke dossier wat betreft bewaartermijnen te koppelen aan het nieuwere dossier.
16. Beroep
16.1 Zowel de persoon die melding heeft gedaan van een veronderstelde overtreding van het BVR, als de persoon tegen wie maatregelen worden genomen, als andere direct bij het incident betrokkenen, hebben de mogelijkheid tot beroep tegen beslissingen.
16.2 Beroep moet schriftelijk worden ingediend bij:
a. als de oorspronkelijke beslissing is genomen door de directeur en/of het bestuurslid met de portefeuille BVR: het bestuur van WMNL. Daarna is binnen WMNL geen verder beroep meer mogelijk.
b. als de oorspronkelijke beslissing is genomen door het bestuur van WMNL: de door de ALV ingestelde BVR commissie. Daarna is binnen WMNL geen verder beroep meer mogelijk.
16.3 Beroep moet maximaal 8 weken na bekendmaking van de oorspronkelijke beslissing worden ingediend.
16.4 Tegen beslissingen in het kader van de BVR die tijdens een bijeenkomst of activiteit zijn genomen is tijdens die bijeenkomst geen beroep mogelijk. Wel is het mogelijk om na de bijeenkomst schriftelijk beroep aan te tekenen.
17. Ondersteunen van betrokkenen
17.1 WMNL zal desgewenst betrokkenen bij een overtreding van de BVR begeleiding en ondersteuning bieden om hen in staat te stellen weer met vertrouwen en plezier te kunnen deelnemen aan de activiteiten en bijeenkomsten van de vereniging.
17.2 WMNL zal zich inspannen om personen aan wie een maatregel is opgelegd weer in staat te stellen om deel te nemen aan activiteiten en bijeenkomsten, als de maatregel eenmaal is afgelopen. Hierbij is te denken aan het aanbieden van trainingen en/of persoonlijke begeleiding