Commissie hervormingen WMNL 2013

Uit Wikimedia
Naar navigatie springen Naar zoeken springen

Commissie hervormingen WMNL

Versie 2.0

De commissie hervormingen WMNL verzamelt input over enkele vraagstukken rondom de structuur van WMNL en het vrijwilligers- en samenwerkingsbeleid. Leden en nietleden van de vereniging: willen jullie graag meehelpen! Met commentaar, met het aanvullen van argumenten en met het meteen verwijderen van taal- en tiepfauten. Einddatum is 1 augustus 2013; ook daarna kan dit document natuurlijk nog worden bewerkt, maar voor de commissieleden is het op het valreep moeilijker om laat commentaar nog mee te nemen. "Commentaar" betreft trouwens een geheel hoofdstuk. (In deze versie zit al een feedback van de commissieleden; op enkele plekken leek het me het best om een commissielid direct te citeren.) Ziko (overleg) 7 jul 2013 23:09 (CEST)[reageer]

We gaan de periode voor community input nog wat verlengen, dus voel je vrij om ook ná 1 augustus deze pagina te bewerken. Ziko (overleg) 20 aug 2013 18:08 (CEST)[reageer]

Doel commissie

Op 6 juni 2013 heeft het bestuur een commissie ingericht om een aantal structurele punten te discussieren en met voorstellen te komen. Het is de bedoeling dat het bestuur op het bestuursweekend eind augustus de voorstellen kan overnemen en in september op de ALV aan de leden kan voorleggen.

Leden van de commissie zijn de bestuursleden Ziko van Dijk (voorzitter) en Ad Huikeshoven, verder WMNL-adviseur Marianne Korpershoek, Wim Besemer en Ted Loeff.

De commissie zal het best op 8 juli een versie 2.0 klaar hebben met open mogelijkheden maar wel met aanbevelingen voor zover mogelijk. Die versie wordt algemeen verspreid, input kan tot 1 augustus. Tot 19 augustus moet de commissie dan een versie 3.0 klaar hebben voor het bestuursweekend van 24/25 augustus. Naar de ALV gaat dan versie 3.0 of een versie 4.0 (als het bestuur de voorstellen niet helemaal overneemt).

Vraagstuk 2: Bestuur en bestuursverkiezingen

Op het moment heeft WMNL zeven bestuursleden die ieder jaar voor een periode van één jaar worden gekozen. De statuten bepalen dat de bestuursleden voor maximaal drie jaar kunnen worden gekozen, het Huishoudelijk reglement stelt vast dat de bestuursleden voor één jaar worden gekozen en dat het maximaal zeven kunnen zijn.

Voor een hervorming van het bestuur (grootte) en de bestuursverkiezingen (tijdstip, duur van bestuurslidmaatschap) zijn in principe alleen wijzigingen in het HReg. nodig. Zulke wijzigingen moeten wel door de ALV worden vastgesteld, maar (anders dan wijzigingen in de statuten) niet door de notaris worden behandeld. Dit scheelt dus kosten.

a) Aantal bestuursleden

In het begin had de vereniging maximaal zes bestuursleden, in 2010 werd dit uitgebreid tot maximaal zeven bestuursleden. Er waren soms voorstellen om het aantal te verhogen. Daarbij komt deels de vraag op of het wenselijk is dat het bestuur een oneven aantal bestuursleden heeft zodat er geen stemmengelijkheid tot stand komt. Wel is het altijd mogelijk dat van bijvoorbeeld zeven bestuursleden een bestuurslid niet aanwezig is zodat een patstelling van drie tegen drie ontstaat. De vraag oneven of even aantal bestuursleden lijkt dus minder belangrijk te zijn. Bij belangrijke beslissingen is het sowieso niet wenselijk dat er met maar één stem meerderheid wordt besloten. Meestal werd voorgesteld om het huidige aantal zetels te verhogen.

Argumenten voor het bijbehouden van de huidige zeven zetels

  • Er is geen acute redenen voor een verandering.
  • Het is niet altijd even makkelijk om (veel) kandidaten te vinden.

Argumenten voor een verhoging naar acht zetels

  • Het werk zou op meer schouders kunnen worden verdeeld.

Argumenten voor een verhoging naar negen of meer zetels:

Argumenten voor een verlaging naar minder dan zeven zetels

  • Een klein bestuur geeft maakt het enkele bestuurslid belangrijker.
  • Bijeenkomsten zijn makkelijker te organiseren, en kosten minder.
  • Het bestuur moet zich sowieso concentreren op zijn statutaire taken en de rest aan medewerkers en andere vrijwilligers overlaten.
  • Kleine besturen zijn slagvaardiger, te formeren als Dagelijks Bestuur.
  • Grijz (overleg) 24 jul 2013 17:48 (CEST): Voorstel om bestuur te verkleinen naar 5 personen. Motivatie: 11 bestuursleden lijkt mij buitensporig veel voor een vereniging met 200 leden. Ik vraag me af welke taken die mensen gaan vervullen. Uitbreiding van het bestuur lijkt mij ook niet in lijn met de ingezette ontwikkeling dat het kantoor de uitvoerende taken van het bestuur overneemt (zie punt 7 van Ad hieronder).[reageer]
Compass beveelt om goede redenen vergroting in plaats van verkleining van het aantal bestuursleden zeker gelet op punt 7. Voor de argumentatie lees het Compass report Ad Huikeshoven (overleg) 5 aug 2013 12:09 (CEST)[reageer]

b) Duur bestuursperiode

Het is gebruikelijk in WMNL geweest dat het gehele bestuur op de ALV in het voorjaar wordt gekozen. Voor opgestapte bestuursleden werd in het verleden soms een opvolger op de ALV in het najaar gekozen, maar ook die stond dan op de ALV in het voorjaar ter verkiezing voor één jaar.

Vergeleken met andere verenigingen, en ook Wikimedia-verenigingen in andere landen, is één jaar wel kort; gebruikelijker is een periode van twee of drie jaar. Een verlenging van één naar twee jaar werd vaker voorgesteld. Natuurlijk zal het altijd mogelijk zijn dat een bestuurslid de rit niet uitzit en voortijdig opstapt; op de daarop volgende ALV kan dan een opvolger worden gekozen die de resterende bestuurstijd opmaakt. Omdat er nooit het idee is opgekomen dat de bestuursleden voor drie jaar zullen worden gekozen staat hier alleen de verhoging van één naar twee jaar ter discussie.

Een verlenging van één naar twee jaar wordt voorgesteld. Met dien verstande dat ieder jaar slechts de helft van de bestuursleden aftreden en de andere helft zitten blijft. Hierdoor wordt de continuïteit van het bestuur beter gegarandeerd.

Argumenten voor het bijbehouden van één jaar

  • Een langere bestuursperiode kan kandidaten afschrikken.
  • Een ongeschikt bestuurslid blijft op die manier te lang in het bestuur.

Argumenten voor de verhoging van één naar twee jaar

  • De kans wordt hoger dat de bestuursleden gemiddeld langer in het bestuur blijven; dit is op het moment maar ca. 1,7 jaar. Een langer verblijf helpt om ervaring binnen het bestuur te houden en zorgt voor meer continuiteit.
  • Ongeschikte bestuurders kunnen reglementair tussentijds worden afgezet.
  • Zoals je in de inleiding al schreef: continuïteit. Voor de argumentatie lees het Compass report. Ad Huikeshoven (overleg) 5 aug 2013 12:11 (CEST)[reageer]

Argumenten voor de verhoging naar drie jaar

  • Eén jaar is al nodig om je in te werken. Twee jaar is ook nog te kort om effectief te zijn en continuïteit te bevorderen. Optimaal is 3 jaar. Te korte bestuurstermijn kan ervaren bestuurders juist ervan weerhouden om zich kandidaat te stellen, omdat ze in één jaar nauwelijks tijd krijgen om iets op te bouwen en een netwerk uit te rollen. Ongeschikte bestuurders kunnen reglementair tussentijds worden afgezet.

c) Tijdsrooster van verkiezingen

Het is mogelijk om niet alle bestuursleden op hetzelfde moment te kiezen. Dan zijn er nog bestuursleden in functie wanneer nieuwe bestursleden erbij komen. Bijvoorbeeld, als het bestuurslidmaatschap twee jaar duurt, kan de ene helft (of bijna de helft) van de bestuursleden in één jaar worden gekozen, en de andere helft in het andere. Voor de eerste keer van het nieuwe stelsel zou één helft voor één jaar worden gekozen. Het voorstel is dus om de bestuursleden niet tegelijk te kiezen maar alleen de helft.

Argumenten voor het kiezen van een deel van de bestuursleden per keer

  • De kans wordt verkleind dat alle bestuursleden op hetzelfde moment aftreden.
  • Er blijft steeds ervaring en kennis in het bestuur.

Argumenten tegen

  • De verkiezingen worden ingewikkelder.
Het kiezen van bestuursleden blijft zoals het nu is: op een ALV stemmen de leden schriftelijk met een stem per kandidaat. Ik zie niet wat dat ingewikkelder aan is. Ad Huikeshoven (overleg) 5 aug 2013 12:13 (CEST)[reageer]

Commentaar

Commentaar van Ad

Ad: Tijdens de ALV van 23 maart 2013 hebben de leden het bestuur gevraagd te kijken naar de aanbevelingen in het Compass report. Het bureau Compass heeft een rapport uitgebracht over de governance bij de zustervereniging Wikimedia UK naar aanleiding van een uit de hand gelopen situatie vorig jaar. Het Compass report is van betekenis omdat daarin een vergelijking is te vinden op basis van een onderzoek onder een groot aantal middelgrote charities. Qua omzet en personeelsbestand wijkt Wikimedia Nederland niet heel erg af van Wikimedia UK. Die vergelijking op enkele tientallen karakteristieke onderdelen is te vinden op pagina 9 tot en met 12 van het Compass report. In dat rapport zijn de scores te vinden voor Wikimedia UK. Van jullie vraag ik een eigen inschatting hoe Wikimedia Nederland op die karakteristieke punten scoort en wat dat mogelijk betekent voor hervorming van Wikimedia Nederland. Het Compass report bevat vanaf pagina 18 aanbevelingen voor hervorming van Wikimedia UK. Mijns inziens zou een groot een deel, zo niet alle, van die aanbevelingen ook door Wikimedia Nederland ter harte kunnen worden genomen.

Voor Wikimedia Nederland kijk ik als volgt naar de Compass aanbevelingen - Het Compass report zelf geeft uitgebreide argumentatie voor dergelijke aanbevelingen. Wie wil weten waarom dergelijke aanbevelingen nuttig zijn voor middelgrote non-profit organisaties vraag ik om het Compass report in de bijlage te lezen.

1. Bestuur uitbreiden;

2. Behalve gekozen, ook benoemde leden van het bestuur (coöptatie)

3. Bestuursleden met specifieke vaardigheden en ervaring benoemen

4. Benoemingsperiode 2 jaar, maximaal drie termijnen

5. Benoem een 'governance committee' die bestuursbeslissingen over 'governance arrangementen' voorbereid

6. Belangtegenstellingen bekendmaken bij WMF als het bijvoorbeeld WMF trademark in het geding is

7. Het bestuur houdt strategisch overzicht en delegeert dagelijkse leiding aan directeur

8. Alle communicatie volgens de waarden respectvol en professioneel

9. Bestuur benoemd een Audit (en risico) committee


Ad 1 Huidige statuten zeggen tenminste 3, huidig HR zegt ten hoogste 7 bestuursleden. Mijn voorstel HR wijzigen naar ten hoogste 11 bestuursleden; met als doel in 2014 een bestuur van 9 leden, conform aanbeveling in Compass report
Ad 2 Compass haalt WMF als voorbeeld aan om coöptatie voor te stellen. De WMF heeft geen leden en is eerder met een stichting dan een vereniging te vergelijken. In de Nederlandse context is bij stichtingen coöptatie van bestuursleden de regel en bij verenigingen het kiezen van de bestuursleden de norm. De verkiezing van bestuursleden bij de WMF is niet door leden maar door de community - dat wil zeggen door geregistreerde bewerkers met een minimum aantal bewerkingen in een bepaalde periode voor een bepaalde datum. Wat ik in de groep wil gooien met het oog op het versterken van de band met de gemeenschap is om enkele bestuursleden voor WMNL op soortgelijke wijze te laten kiezen - en zelfde proces als WMF board elections en als enige additionele vereiste dat kandidaat bestuurslid in Nederland woonachtig moet zijn. Dat wil zeggen open verkiezing door geregistreerde gebruikers van Wikipedia met een minimum aantal edits.
  • Grijz (overleg) 24 jul 2013 17:48 (CEST): Goed idee. De normen voor passief kiesrecht zijn hetzelfde als die voor het actief kiesrecht?[reageer]
Welke normen bedoel je? Wettelijk vereiste is lidmaatschap van de vereniging. Ad Huikeshoven (overleg) 5 aug 2013 12:29 (CEST)[reageer]
  • Wettelijke vereiste is duidelijk. Maar hierboven wordt nog een eis (ik gebruikte hiervoor de term normen) toegevoegd:

" ... door geregistreerde bewerkers met een minimum aantal bewerkingen in een bepaalde periode voor een bepaalde datum." Als dit geldt om te mogen kiezen (aktief kiesrecht), moet dit dan niet ook gelden voor degenenen die zich kandidaat stellen (passief kiesrecht)?? Grijz (overleg) 5 aug 2013 21:21 (CEST)[reageer]

Ad 3 Welke specifieke vaardigheden en ervaring is gissen; de 'governance committee' gaat de competenties van de zittende bestuursleden na, stelt een matrix op van verwachte skills en ervaring. Eén element qua ervaring is specifieke genoemd: voorzitter en directeur moeten ooit eerder in een bestuur hebben gezeten. Welke skills en ervaring is nodig om Wikimedia Nederland effectief te besturen? Gaan we dat nu uitwerken, of geven we dat als opdracht mee aan een 'governance committee'. Overigens staat in het Jaarplan 2013 van Wikimedia Nederland de taak om de competenties van de zittende bestuursleden in kaart te brengen en gaten in (benodigde) competenties (voor het bestuur) te benoemen.
  • Grijz (overleg) 24 jul 2013 17:48 (CEST): Kwaliteit kan ook worden vergroot door een beloning voor bestuurswerkzaamheden in te voeren. Bijvoorbeeld Euro 1500 per jaar. Dat is niet ongebruikelijk en zorgt ervoor dat er 1) meer belangstelling voor het bestuurswerk komt en 2) dat de vereniging ook enige eisen kan stellen aan de kandidaten.[reageer]
Selectie en werving zijn twee verschillende zaken. De aanbeveling betref selectie, niet de werving. In het algemeen gaat de kwaliteit van bestuurswerk niet omhoog alleen door beloning voor bestuurswerkzaamheden in te voeren. Integendeel vaak zelfs. Ad Huikeshoven (overleg) 5 aug 2013 12:29 (CEST)[reageer]


Ad 4 Het Huishoudelijk Reglement schrijft nu een benoemingsperiode van 1 jaar voor. Mijn voorstel is dat te veranderen in benoemingsperiode van maximaal 2 jaar, met maximaal drie termijnen en aftreden volgens rooster. In de praktijk is er ieder half jaar een ALV. Een rooster van benoemen en aftreden zou er idealiter uitzien dat iedere ALV 2 of 3 bestuursleden aftreden en 2 of 3 bestuursleden worden benoemd. Om in dit ritme te komen is het gewenst in de september 2013 ALV te besluiten tot wijziging HR op dit punt én direct 2 bestuursleden te benoemen voor 2 jaar, dus tot september 2015. In maart 2014 zijn er 2 bestuursleden te benoemen die aanblijven tot september 2014 - dus voor een half jaar, 2 bestuursleden te benoemen die aanblijven tot maart 2015 - dus benoemd voor een jaar, en 3 bestuursleden die aanblijven tot maart 2015 - dus aanblijven voor twee jaar. Het bestuur vanaf maart 2014 bestaat dan uit 9 leden. Vanaf september 2014 treden bestuursleden conform rooster af en zijn er steeds evenveel bestuursleden te benoemen voor 2 jaar. Een uitbreiding met nog 2 bestuursleden naar een bestuur van 11 leden is voorstelbaar en mogelijk. Voor de huidige versie van HR zie: http://nl.wikimedia.org/wiki/Huishoudelijk_reglement.


Ad 5 Een 'governance committee' is een commissie van het bestuur. Het bestuur kan een dergelijke commissie instellen. Gebruikelijk en gewenst is dat HR een bepaling bevat dat het bestuur commissie in kan stellen en/of dat het bestuur een 'governance committee' benoemt, wat het doel daarvan is, wie daar zitting in kunnen hebben, wie die voorzit, wat de taak en bevoegdheden zijn. Prioriteit heeft mijns inziens de benoeming van een Audit committee, zie punt 9.
  • Grijz (overleg) 24 jul 2013 17:48 (CEST): oké, stel het bestuur stelt een governance committee in (een sub van het bestuur?, bestuursleden aangevuld met externen?). En de governance committee benoemt een audit committee. Wat gaat de governance committee daarna nog allemaal doen?[reageer]
Het idee is inderdaad dat het bestuur zelf een 'governance committee' als bestuurscommissie of sub van het bestuur instelt. Het is niet het voorstel dat het governance committee het audit committe instelt. Het voorstel (of aanbeveling van Compass) is dat het bestuur twee (naast al bestaande) bestuurscommissies instelt, een governance committee en een audit committee. Mijn idee ten tijde van het voorstel enkele maanden geleden was om eerst een audit committee in te stellen en daarna een governance committee. Ad Huikeshoven (overleg) 5 aug 2013 12:29 (CEST)[reageer]
Ad 6 Het bestuur heeft een Beleid ten aanzien van belangenverstrengeling vastgesteld. Punt bekendmaken bij WMF is te overwegen om dat daaraan toe te voegen. Voor de huidige versie zie: http://nl.wikimedia.org/wiki/Beleid_ten_aanzien_van_belangenverstrengeling.
  • Grijz (overleg) 24 jul 2013 17:48 (CEST): Dit voorstel kan worden uitgevoerd zonder wijziging van statuten of HR. Is een actiepunt voor het bestuur.[reageer]
Dat klopt, de aanbevelingen van Compass betreffen goed bestuur (governance). Vastlegging in HR of statuten kan daar een uitvloeisel van zijn, maar is niet noodzakelijk. Ad Huikeshoven (overleg) 5 aug 2013 12:29 (CEST)[reageer]
Ad 7 WM NL groeit naar bestuur op afstand van directie en medewerkers. Dat betekent geen grotere afstand tot leden en sluit betrokkenheid van leden niet uit maar in.
  • Grijz (overleg) 24 jul 2013 17:48 (CEST): Ook voor dit punt is geen wijziging van statuten of HR nodig. Ook geen bestuursbesluit overigens.[reageer]
Dat klopt, de aanbevelingen van Compass betreffen goed bestuur (governance). Vastlegging in HR of statuten kan daar een uitvloeisel van zijn, maar is niet noodzakelijk. Ad Huikeshoven (overleg) 5 aug 2013 12:29 (CEST)[reageer]
Ad 8 Puntje waarden is om op te nemen in waardenlijst binnen strategiedocument als het daar nog niet in staat. Waarden rond communicatie zijn in communicatiebeleid op te nemen en uit te werken.

Voor de values van de WMF zie: http://wikimediafoundation.org/wiki/Values. (Vertaald naar Nederlands zijn die ook van toepassing voor Wikimedia Nederland). Voor de strategie van WMNL zie: http://nl.wikimedia.org/wiki/Strategie/Strategie_2013-2015.

  • Grijz (overleg) 24 jul 2013 17:48 (CEST): Dit voorstel kan worden uitgevoerd zonder wijziging van statuten of HR.[reageer]
Voor de argumentatie lees het Compass report Ad Huikeshoven (overleg) 5 aug 2013 12:29 (CEST)[reageer]
Ad 9 De Audit committee benoemt de externe accountant, de externe accountant controleert de jaarrekening. Behalve benoemen van de externe accountant bespreekt de Audit Committee ook de risico's van de organisaties, het voorstel van de accountant voor de aanpak voor de controle van de jaarrekening, de jaarrekening en de controlerapporten.

Het Audit Committee charter van de WMF geeft een idee van doel, opdracht, taak, bevoegdheid en verantwoordelijkheid van een Audit Committee, voor dat charter, zie hier:http://wikimediafoundation.org/wiki/Audit_charter.

  • Grijz (overleg) 24 jul 2013 17:48 (CEST): Dit lijkt mij nogal zwaar opgetuigd voor een vereniging met 200 leden en een budget van 300k. Anderzijds: in de pers verschijnen regelmatig berichten over 'solistisch opererende' penningmeesters. Uitvoering van dit voorstel betekent dus wel meer zekerheid rond financien.[reageer]
Citation needed Ad Huikeshoven (overleg) 5 aug 2013 12:29 (CEST)[reageer]

(Het onderwerp formaliseren van donateurs en/of vaststellen van een minimumbijdrage voor donateurs beschouw ik eerlijk gezegd niet als een governance vraagstuk waar deze groep zich mee bezig zou moeten houden).

Commentaar van Ziko

Om een beetje verwarring op te lossen: per ongeluk heeft iemand grote delen van dit document verwijderd, dit heb ik pas nu gezien en hersteld. Over "Compass": Met betrekking tot de Britse zustervereniging heeft een onafhankelijk consultant bureau (Compass) een advies uitgegeven om de situatie daar te verbeteren; aanleiding was een incident dat vooral rondom enkele personen ging. Op onze (Nederlandse) algemene ledenvergadering van maart 2013 heeft één lid gevraagd of het bestuur het Compass-raport in de overwegingen wil meenemen. Dit werd ook toegezegd; het is sowieso een interessant document. Of de Britse situatie 1:1 op de Nederlandse te vertalen valt is weer een andere vraag. Niet meer en niet minder. --Ziko (overleg) 25 jul 2013 12:02 (CEST)[reageer]

Donateurs van WMNL

De vereniging WMNL heeft in haar statuten artikelen zowel over "leden" (art. 4 en art. 5) als ook over "donateurs" (art. 6). Met het laatste zijn donateurs van WMNL bedoeld, dus niet de mensen die tegenwordig doneren "via Wikipedia". Voor de duidelijkheid een definitie:

  • “Wikipedia-donateurs” geven via Wikipedia aan de Wikimedia Foundation, zoals nu al
  • “WMNL-donateurs” zijn bij WMNL geregistreerd

Ondanks de statuten heeft WMNL in de praktijk nu geen WMNL-donateurs. In de discussies was steeds het argument naar voren gekomen dat mensen gewoon lid kunnen worden. Maar begin mei 2013 zei een onderzoeker van Motivaction dat hij eigenlijk zou verwachten dat er een WMNL-donateursschap zou bestaan, want de drempel zou lager zijn om donateur dan om lid te worden.

Inderdaad hebben ook andere verenigingen, ook andere Wikimedia-verenigingen in het buitenland, zowel leden als ook donateurs. Wikimedia Deutschland heeft 1500 leden maar 3700 WMDE-donateurs. Dit is zinvol om meer mensen aan de vereniging te binden (WMNL-donateurs zouden de nieuwsbrief of iets soortgelijks ontvangen) maar ook om meer eigen inkomsten te hebben. Om WMNL-donateurs te kunnen werven moet de Algemene Ledenvergadering de minimumbijdrage vaststellen (statuten, art. 6.2).

a) Willen we WMNL-donateurs?

Het idee is om fans van Wikipedia WMNL-donateurs te maken.

Argumenten voor

  • WMNL-donateurs zijn meer aan de vereniging gebonden dan gewone (spontane) donateurs.
  • Er bestaat een goede kans dat mensen een donateursschap een lagere drempel vinden dan een lidmaatschap. Op die manier is de vereniging in contact met meer mensen en maakt meer eigen inkomsten.
  • Mensen kunnen een donateurschap aantrekkelijker vinden (“ik bin WMNL-donateur!”) dan een gewone donatie.
  • Het registreren en contacteren van WMNL-donateurs is niet meer werk dan lidmaatschap.
  • Er zijn in Nederland ook andere verenigingen die zowel leden als ook donateurs hebben.
  • Het aanbieden van een donateurschap kost de vereniging in principe niets en kan geen schade opleveren.
  • Grijz (overleg) 26 jul 2013 09:50 (CEST) Het levert geld op.[reageer]
  • Grijz (overleg) 26 jul 2013 09:50 (CEST) We worden (iets minder) afhankelijk van de inkomstenstroom van WMF / FDC.[reageer]

Argumenten tegen

  • Het is in Nederland ongebruikelijk dat verenigingen naast leden ook geformaliseerde donateurs kennen. Maar IVN kent beiden wel per afdeling, Natuurmonumenten werft alleen donateurs ("vrienden") voor speciale projecten, niet voor algemene doelen, Fietsersbond kent eenmalige donaties.
  • In Nederland wordt een lidmaatschap van een vereniging niet als een drempel ervaren.
  • Lidmaatschap geeft niet-verplichtende rechten boven donateurschap: men kan invloed uitoefenen, maar hoeft dat niet te doen.
  • WMNL-donateurs te hebben naast leden kan verwarrend zijn.
  • We willen geinteresseerden zoveel mogelijk actief betrekken bij ons werk: dit kan beter door hun een lidmaatschap aan te bieden.
  • Het is al mogelijk om zomaar geld te doneren
  • We willen geen grens aan donaties opleggen.

b) Hoe hoog moet de minimumbijdrage zijn?

Op het moment betalen *leden* een minimumcontributie van 12 euro; een contributie van 24 euro wordt als de “normale” contributie gepresenteerd.

Argumenten voor een minimumcontributie van 10 euro:

  • Grijz (overleg) 26 jul 2013 09:53 (CEST) De term contributie gebruiken voor donateurs is verwarrend. Ik stel voor om <<contributie>> uitsluitend te gebruiken voor het lidmaatschap. Voor donateurs kunnen we beter de term <<donatie>> hanteren.[reageer]
  • De minimumcontributie voor leden kan het voorbeeld voor de minimumcontributie voor WMNL-donateurs zijn. Om optische redenen lijkt wel 10 euro beter te zijn dan 12 (vanwege het rijtje 10, 20, 50 ...). Bij het werven van WMNL-donateurs wordt dan vermeld dat mensen (bijvoorbeeld) 10, 20, 50 ... euro's kunnen geven, of een bedrag volgens hun keuze maar minimaal 10 euro.
  • Het bedrag moet niet te laag zijn omdat het registreren van mensen wel tijd kost.
  • Op het moment wordt ervan uitgegaan dat donateurs verder bijvoorbeeld geen korting voor bijeenkomsten krijgen. Toch zou ook met blik op mogelijke toekomstige uitgaven het bedrag niet te laag moeten zijn.

Argumenten voor een hogere minimumcontributie

  • De eer om WMNL-donateur te zijn moet niet te goedkoop te hebben zijn.

Argumenten voor een lagere minimumcontributie

  • Hoe lager de contributie des te meer mensen zullen zich misschien aansluiten.

Commentaar

  • Wim: De minimum donatie mag in aanleg niet het lidmaatschap (normaal 24€/jaar) overtreffen. Daarom is 10€ redelijk als minimum. Goede doelen vragen minimaal 5€/maand (= 60€/jaar). Een laag bedrag per maand of per kwartaal merken mensen niet in hun uitgaven, daarom beter dan hoog bedrag per jaar, want dat voelen ze wel. Maar 2€50/kwartaal is wat weinig per keer om het beoogde minimum te halen. Dan is 5€/kwartaal (=20€/jaar) een betere opbrengst en wordt men 4x per jaar aan WMNL herinnerd via de bankafschrijvingen. Die automatische afschrijvingen zijn simpel per donateur bij een bank in te stellen door de gever zelf en is dan kosteloos.

Bij beter donerende leden kunnen ook gemakkelijker faciliteiten of kortingen worden geboden. Daar is een staffel voor te maken om hogere donaties extra aantrekkelijk te maken. Dergelijke kortingen kunnen ook op commerciële producten worden gegeven, die interessant zijn voor de doelgroep en van algemeen nut zijn. Met de leverancier is dan bovendien een extra afdracht te regelen voor WMNL.

  • Grijz (overleg) 24 jul 2013 17:59 (CEST): Een van de argumenten om 24€/jaar te vragen voor een gewoon lidmaatschap was dat dit bedrag overeenkomt met de lidmaatschapsfee in Duitsland, Frankrijk, Italie.[reageer]
  • Hansmuller (overleg) 25 jul 2013 19:01 (CEST): een aparte status voor donateurs compliceert de PR-boodschap. (Voorlopig) niet doen.[reageer]

Vraagstuk 3: Comité van aanbeveling of adviesraad

Op het moment heeft WMNL “adviseurs”, dit zijn leden, vaak voormalige bestuursleden, die op een bepaald gebied zoals cultureel erfgoed de vereniging vertegenwoordigen. Het is in principe een titel die het contactmaken met derden vergemakkelijkt. De namen van de adviseurs worden op de website vermeld.

Er zijn voorstellen gekomen om of het adviseurschap te hervormen, of een nieuw orgaan te introduceren. In principe gaat het om twee verschillende modellen.

a) Comité van aanbeveling

Een comité van aanbeveling bestaat uit een aantal bekende Nederlanders of specialisten die hun goede naam met Wikimedia Nederland verbinden. De namen worden op de website vermeld, de personen krijgen ieder jaar een verslag over de vereniging. (Dit is wat bij de Wikimedia Foundation de naam Advisory Board heeft.) De personen worden door het bestuur of een door het bestuur ingestelde commissie benoemd. Een comité van aanbeveling kan relatief makkelijk gerealisieerd worden en kan als een soort activiteit worden beschouwd; een besluit van de ALV is niet noodzakelijk. De adviseurs zoals we hen nu hebben blijven dan bestaan.

Argumenten om een comité van aanbeveling op te richten:

  • Makkelijk in te richten en bij te houden
  • Bij moeilijkheden met een aanbeveler kan de lijst relatief onbureaucratisch worden gewijzigd
  • Lage drempel voor aanbeveler om toe te treden tot het comité
  • Relatief groot aantal mogelijk
  • Grijz (overleg) 26 jul 2013 15:07 (CEST): Het wordt voor Wikimedia makkelijker om maatschappelijke groeperingen (incl. politiek) te benaderen (mits we de juiste mensen vinden natuurlijk)[reageer]

Argumenten tegen

  • De meerwaarde is misschien niet groot genoeg om de moeite te rechtvaardigen.

b) Adviesraad

Een alternatief is een adviesraad met leden die ook rechten en plichten hebben. Mogelijk dient zo’n adviesraad dan ook in de statuten of in het HReg. te worden vermeld. Van een adviesraad wordt verwacht dat er zittingen en verslagen of aanbevelingen zijn; dat er misschien een groot diner voor de leden wordt georganiseerd. Daaraan zullen dan ook kosten verbonden zijn. Het is dan de vraag of we naast een adviesraad ook nog de huidige adviseurs willen blijven houden.

Argumenten voor een adviesraad met rechten en plichten

  • Er kan waardevol gekwalificeerd advies de vereniging binnen komen op verschillende terreinen waar bestuursleden of kantoor onvoldoende kennis hebben.
  • Grijz (overleg) 26 jul 2013 15:07 (CEST): Adviseurs hebben weer hun eigen netwerk, de drempel naar nieuwe groeperingen wordt lager. Denk ook aan werving nieuwe bestuursleden.[reageer]

Argumenten tegen

  • Wie niet van zich uit zeer met de Wikimedia-beweging is verbonden kent haar waarschijnlijk niet goed genoeg voor zinvol advies.

Commentaar

  • Wim: Ad 3a: Een Comité van Aanbeveling moet niet alleen passief door hun bekendheid zitting hebben, maar van hen mag ook een concrete bijdrage worden gevraagd als ze daarvoor worden opgeroepen vanwege hun specifieke kennis of ervaring. Ze zijn ongebonden.

Ad 3b: Waarom niet beide, waarbij adviseurs een meer gebonden taak hebben en altijd worden gehoord bij problemen op hun terrein.

  • ...

Vrijwilligers- en samenwerkingsbeleid

Het vrijwilligers- en samenwerkingsbeleid bestaat uit regels en aabevelingen voor de samenwerking van vrijwilligers en medewerkers binnen de vereniging, met externe partners, met andere Wikimedia-organisaties en naar het publiek toe:

Definities:

  • Vrijwilligers zijn in deze context mensen die onbetaald werk verrichten voor de vereniging Wikimedia Nederland.
  • Medewerkers zijn betaalde medewerkers in dienst van de vereniging, normaliter inclusief de directeur. Wikimedia-organisaties zijn andere organisaties die het merk “Wikimedia” mogen gebruiken.
  • Externe partners zijn alle andere mensen en organisaties met wie de vereniging contact heeft.

a) Aanbevelingen voor de communicatie

[Over de vereniging of in naam van de vereniging] Maak duidelijk, als nodig, in welke functie je spreekt. Het is zonder meer mogelijk om over de vereniging, en over verwandte onderwerpen te praten. Maar niet iedereen kan in naam van de vereniging spreken. Dit laatste moet met de vereniging afgesproken zijn. Doe nimmer beloftes die de vereniging (of de Wikipedia-gemeenschap) niet kan nakomen.

[Openbaarheid] De vereniging streeft in principe transparantie en openheid naar. Wees echter zorgvuldig met informatie aan derden en respecteer privacy en een goede samenwerking. Zorg dat personen of de vereniging geen schade of onnodige reputatieschade oploopt. Bescherm ook je eigen privacy.

[Privé gebruik van social media en dergelijke] Hou er rekening mee dat online informatie vaak voor het algemeen publiek te lezen en zelfs via Google kan worden gevonden. Een privé-uiting bijvoorbeeld op Facebook kan door anderen openbaar worden gemaakt. Denk ook eraan dat iemand die aan de vereniging is verbonden door derden snel algemeen met de vereniging wordt geassocieerd, ook al spreekt iemand in eigen naam. Gewild of niet gewild zien derden in je een soort ambassadeur van de vereniging, van de beweging of “van Wikipedia”.

[Respect] Vrijwilligers en medewerkers dienen anderen met respect te behandelen. Let op met overdrijving, grove taal, obsceniteiten, dreigementen en vernederende uitspraken. Je bent verantwoordelijk voor je eigen opmerkingen.

[Gerichtheid] Probeer zoveel mogelijk jouw boodschaap naar degene te sturen die het betreft. Denk voor het sturen naar een lijst erover na of jouw boodschap niet beter aan specifieke mensen kan worden gestuurd. Houd er rekening mee dat mensen dagelijks veel boodschappen ontvangen en dan het relevante moeten filteren. Accepteer het andersom dat bijvoorbeeld niet alle onderdelen van een nieuwsbrief voor iedereen even interessant kunnen zijn.

[Feiten] Wees voorzichtig met informatie die je doorgeeft, het is niet de bedoeling dat de vereniging geruchten verspreidt. Is een informatie onzeker dan dient dit kenbaar te worden gemaakt. Voordat je een link doorstuurdt lees eerst de betreffende pagina.

[Conflicten] In een vereniging is het bijna vanzelfsprekend dat soms de meningen botsen. Communiceer over ontstaande of in het ontstaan zijnde conclifcten eerste met de betrokkene(n), dan pas met derden, dan pas in een kleine groep. Hou bij het uiten van jouw mening ook rekening met de mogelijkheid dat jezelf het verkeerd hebt. Sta anderen bij en geef aggressief gedrag geen ruimte.

Commentaar

  • ...

b) Vrijwilligers

[Waarde] Vrijwilligers zijn van bijzondere waarde voor de vereniging. Hun ondersteuning is een van de allerbelangrijkste taken van de vereniging. ‘Vrijwillig’ betekent echter niet ‘vrijblijvend’: wanneer een vrijwilliger een opdracht of taak overneemt dienen er goede afspraken met de vereniging te worden gemaakt zodat beide kanten weten wat de verwachtingen zijn. Als een vrijwilliger zijn afspraken niet nakomt kan de vereniging daaruit conclusies over een toekomstige samenwerking trekken, zeker, als het niet nakomen negatieve gevolgen voor de vereniging of derden heeft.

[Kennis] Van vrijwilligers wordt verwacht dat ze volgen wat in de vereniging speelt. Handig hiervoor is niet alleen de WMNL-nieuwsbrief en de WMNL-website maar ook de mailinglijst wikimedianl-l. Het is wenselijk dat een vrijwilliger zijn kennis met andere vrijwilligers deelt, graag op de verenigingswiki. Dit is bij reizen naar het buitenland op kosten van de vereniging verplicht.

Commentaar

  • ...

c) Adviseurs

[Status] Adviseurs zijn onbezoldigde vrijwilligers van Wikimedia Nederland die door het bestuur werden gevraagd om deze rol uit te vullen. Adviseurs zijn aanspreekpartners voor de vereniging en treden tegenover derden als WMNL-adviseurs op. Zij vertegenwoordigen het gedachtegoed van WMNL en maken anderen in de vereniging attent op belangrijke ontwikkelingen.

[Benoeming] Adviseurs worden benoemd door het bestuur, op voordracht van het bestuurslid dat het portefeuille ‘community’/’vrijwilligers’ heeft. Aan het eind van een kalenderjaar vraagt het bestuurslid de adviseurs over hun ervaringen en of het zinvol is om ook in het nieuwe jaar adviseur te zijn. Het bestuurslid vermeldt het aan het bestuur als een adviseur geen adviseur meer wil zijn. Is het bestuurslid van mening dat een adviseur te inactief is geweest dan ontneemt hij zelfstandig de status van adviseurschap, met kennisgeving aan de adviseur en aan het bestuur. De adviseur kan bezwaar maken bij het bestuur. Is het bestuurslid van mening dat een adviseur vanwege zijn gedrag geen adviseur meer moet zijn, dan neemt het bestuur daarover een beslissing.

Commentaar

  • Wim: Adviseurs zijn deskundigen op bepaalde kennisgebieden. Zij zijn meer dan vrijwilligers gebonden aan opdrachten, termijnen en samenwerkingsduur. Die hogere graad van activiteit dient goed vastgelegd te worden in het hh-reglement. Hun status dient in de statuten te zijn genoemd.
  • ...

c) Externe partners

[Doelen] De vereniging werkt met andere organisaties, externe partners, samen om doelen te bereiken. Die doelen moeten in de Strategie van de vereniging terug te vinden zijn.

[Verwachtingen] De vereniging en de externe partner maken duidelijke afspraken over hun doelen en verwachtingen. De vereniging maakt, zo nodig, duidelijk wat in de Wikimedia-beweging binnen haar mogelijkheden valt en wat niet.

[Externe partners] Het aangaan van een nieuwe samenwerking gaat in samenspraak met een bestuurslid. De vereniging duidt een contactpersoon aan die namens WMNL optreedt. Dit kan een bestuurslid, een andere vrijwilliger of een medewerker zijn.

Commentaar

  • Wim: Status en rol van externe partners dient beter uitgewerkt te worden. Niet a priori partijen uitsluiten, want die kunnen ook ideële (neven)doelen hebben en een vereniging als het WMNL een warm hart toedragen en willen doneren. Zaak is om de deugdelijkheid en onafhankelijkheid van de informatie die WMNL wil uitdragen, zuiver te houden.
  • ...