Notulen20130323 - Wikimedia

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

(Deze notulen zijn vastgesteld door de ALV van 21 september 2013.)

17e Algemene Ledenvergadering van de Vereniging Wikimedia Nederland (WMNL) zaterdag 23 maart 2013

Oproepingsbericht voor deze vergadering

Locatie: Utrecht, Poort van Kleef, Mariaplaats 7, 13:30 - 17:00

Aanwezig: Edo de Roo, Bas van Pelt, Hay Kranen, Siebrand Mazeland, Lodewijk, Dick Bos, Henk Heikens, Hans Muller, Jan Anton Brouwer, Anke Pereboom, Romaine, Jane023, Erik Zachte, Ernest ter Kuile, André Engels, Vera de Kok, Marianne Korpershoek, Ziko van Dijk (voorzitter), Paul Becherer (secretaris), Ad Huikeshoven, Sandra Fauconnier. Niet-leden (met uitnodiging van het bestuur, geen stemrecht): Sandra Rientjes (directeur WMNL), Denise Jansen (medewerker WMNL)

Afwezig met afbericht: Frans Grijzenhout, Maarten Dammers, Cyriel Brusse, Mark Wesbeek.

Opening

De voorzitter heet iedereen welkom en opent de vergadering. Hij licht toe welke bestuursleden wel en niet aanwezig zijn. In het bijzonder noemt Ziko hierbij Frans Grijzenhout, die niet aanwezig kan zijn maar het afgelopen jaar veel heeft gedaan op het gebied van de organisatie van de vereniging en activiteiten zoals de Wikimedia Conferentie Nederland (WCN), waarbij hij in oktober 2012 de voortrekkersrol heeft overgenomen, en het Cosyne-project waarover we veel lof van onze partners hebben gekregen. De ALV geeft Frans een applaus hiervoor, al is hij dan niet aanwezig.

De machtigingen worden behandeld. Cyriel Brusse machtigt Lodewijk. Maarten Dammers machtigt Lodewijk.

Agenda

De agenda wordt besproken. Er zal een pauze rond 15:00 zijn. Bij de bestuursverkiezingen zal Hay kort de leiding van de vergadering overnemen.

Lodewijk vraagt om nog twee punten of expliciet op de agenda te zetten of binnen andere punten af te handelen: het personeelsbeleid en de evaluatie daarvan en het begrotingsproces voor het komende jaar. Het tweede wordt toegezegd.

Notulen vorige vergadering

Lodewijk heeft enkele vragen over de opvolging van enkele punten in de notulen.

In de notulen zijn twee amendementen op het strategieplan terechtgekomen. Hij vraagt of die ook zijn doorgevoerd. Het bestuur zegt van wel, maar in de versie op de wiki zag Lodewijk dat niet terug. Dit wordt uitgezocht.
Er is door het bestuur aangegeven dat men de voorkeur voor een bepaalde dag voor activiteiten als ALV's zou navragen bij de leden. Hij vraagt of dat ook is gebeurd. Ziko heeft wel enige leden daarover gesproken, en daaruit kwam een duidelijke voorkeur voor zaterdag, maar er is geen algemene enquête geweest. Dit kan alsnog worden gedaan.

De tekst van de notulen wordt vastgesteld.

Activiteitenverslag met discussie

Algemeen

Ziko (voorzitter) geeft een presentatie. Na de algemene vaststelling dat 2012 voor de vereniging een bijzonder en bijzonder succesvol jaar is geweest wijst hij erop dat zeker in het verleden bij nieuwe activiteiten niet goed genoeg erna werd gekeken of deze prioritair zijn, bij onze doelen passen, hoeveel tijd ze werkelijk kosten en hoe het precies met de beschikbare vrijwilligersuren staat. Hij is van mening dat een strengere blik daarop in het voordeel van de vereniging is geweest.

Het ledental laat over het algemeen (2006-2013) een duidelijk stijgende trend zien, waarbij 2010 er in ongunstige zin uitspringt. In 2009/2010 heeft de vereniging besloten om mensen in te huren. Omdat sommige leden minder tijd in het bestuurswerk konden investeren dan gedacht gingen veel plannen niet door. Niet alleen dat de professionalisering vertragingen opliep: het niet organiseren van een WCN in 2009 en 2010 had dan ook een negatieve invloed op het ledenaantal want leden krijgen korting op de WCN-contributie.

Er is uiteindelijk een kantoor gekomen en een freelancer, en dankzij de inspanningen van Siebrand en Cyriel is er in mei 2012 een directeur aangenomen. Inmiddels zijn er nog drie medewerkers aangenomen (Denise Jansen en Sindy Meijer in oktober, Sebastiaan ter Burg in februari 2013), en een persoon voor administratieve ondersteuning zal op korte termijn worden aangenomen.

Het kantoor heeft gezorgd voor een ruimte waar eenvoudig activiteiten kunnen worden georganiseerd. De professionalisering heeft wel gezorgd voor een verandering in hoe de vereniging wordt bestuurd. Een van de manieren om de tijdsdruk wat te doen afnemen is het gebruik van teleconferencing, bijvoorbeeld via Skype. Siebrand raadt aan Google Hangout te proberen, omdat dat wat veelzijdiger is en het inbegrepen is in het Google-account van WMNL.

Ziko toont met een nogal gecompliceerde visualisatie van de verschillende interne en externe communicatiekanalen van WMNL dat de vereniging in het verleden een wildgroei aan kanalen heeft beleefd. Hij legt uit hoe het er in de praktijk nu uitziet: minder kanalen, en een bewustere blik naar de doelgroepen van communicatie.

Verder denkt hij dat de communicatie binnen de vereniging voor 99 procent zeer aangenaam en nuttig is, maar dat er wel één procent is die hem zorgen baart.

[Marianne komt binnen]

Ziko geeft een kort overzicht van het strategieproces dat heeft geleid tot het actuele strategisch plan 2013-2015. De strategie is de benodigde laag tussen de zeer algemene statuten (met ons doel: het bevorderen van vrije kennis) en de concretere jaarplannen.

Op het vlak van internationale zaken wordt gememoreerd aan de beslissing van de Wikimedia Foundation (WMF) in 2011 om de landelijke verenigingen (chapters) in beginsel niet meer te laten fundraisen. Dit leidde uiteindelijk tot het initiatief tot de oprichting van een Wikimedia Chapters Association, een vereniging van landelijke Wikimedia-verenigingen. De ideeën hierachter zijn een betere communicatie tussen de verenigingen en de mogelijkheid elkaar te helpen met de ontwikkeling. Onder de verenigingen is wel een grote verscheidenheid, van heel kleine tot zeer grote. Uiteindelijk zijn 21 van de 39 verenigingen lid geworden van de WCA, en daarvan zijn niet alle even actief geweest bij de verdere implementatie van de WCA. De verhouding tussen WMF en de landelijke verenigingen is niet altijd even makkelijk: hoewel het uiteindelijke doel hetzelfde is, zijn er vaak verschillen van inzicht over hoe dat te bereiken. Aan beide kanten zijn er soms mensen met antagonistische houdingen die de samenwerking binnen de Wikimedia-beweging niet bevorderen. Ziko denkt dat kleine constructieve stappen de beste weg op het moment zijn.

De concrete activiteiten in 2012 zijn opgenomen in het jaarverslag.

Vragen

Lodewijk wijst op de 'documentenlijst', een mailinglijst die op initiatief van de ALV is ingesteld, maar in de getoonde opzet niet aanwezig lijkt. De lijst is mede ingesteld omdat via een dergelijke lijst met name blinde leden een makkelijker overzicht krijgen van de documenten dan via de verenigingswiki. De secretaris geeft aan dat deze lijst lichtelijk in onbruik is geraakt, maar dat er geen reden is waarom deze niet gebruikt zou worden. Wel zal ernaar worden gekeken welke communicatiekanalen in de toekomst het best geschikt zijn.

Hay merkt op dat het hem enigszins bevreemdt dat de directeur bij alle bestuursvergaderingen in principe aanwezig is. Uiteraard is de directeur niet aanwezig bij zaken die haarzelf betreffen. Daarnaast verbaasde het hem enigszins dat de 'bestuurslijst' ook de directeur als lid heeft. Hij ziet daar mogelijke problemen wanneer een lid aanneemt dat hij/zij het bestuur in vertrouwen mailt in de veronderstelling dat de directeur niet meeleest. Andere leden zeiden dat het volgens hen wel gebruikelijk is dat de directeur van een vereniging op de bestuursvergaderingen is; volgens Erik is dat zo ook bij de WMF. Het bestuur maakt zo gebruik van het advies van de directeur. Volgens Ziko kan ernaar gekeken worden of het zinvol is om over de bestuurslijst beter te informeren, maar in principe beveelt hij aan om als het mogelijk is rechtstreeks aan het bestuurslid met het betreffende portefeuille te schrijven.

Cultureel erfgoed

Sandra Fauconnier geeft een mondelinge presentatie over activiteiten die onder haar portefeuille vallen, op het gebied van cultuur en cultureel erfgoed. Allereerst de Teylers Challenge, waar ook verschillende aanwezige leden zich als vrijwilliger voor hebben ingezet.

Het project 'GLAM-wiki toolset' is ingezet om het grootschalig uploaden van beelddonaties makkelijker te maken. Wikimedia Nederland is een van de initiatiefnemers van dit project, waarvan de eerste fase nu goed loopt. Vanuit WMNL hebben vooral Maarten Dammers en Maarten Brinkerink zich ingezet. De tweede fase zal niet mede door WMNL gefinancierd worden, maar andere chapters hebben het stokje overgenomen.

WLM is, ook internationaal, opnieuw een succes geweest, en voor de internationale competitie is een Guinness World Record toegekend als grootste fotowedstrijd. Dit jaar wordt in ieder geval in Nederland vooral gefocust op gemeentelijke monumenten.

De RCE heeft onlangs een grote fotodonatie gedaan. Veel daarvan moet nog worden uitgezocht en gecorrigeerd, maar het is een goede (historische) aanvulling op het bestaande beeldmateriaal.

Er is een internationale hackathon georganiseerd met ca. 30 deelnemers, vooral op culturele inhoud gericht. Er is ook wat apparatuur aangekocht, die ter beschikking staat van vrijwilligers die deze willen gebruiken voor activiteiten.

Er zijn ook enkele nieuwe activiteiten op poten gezet, waaronder een samenwerking met de Stichting Hebreeuwse en Jiddisje woorden in het Nederlands (Henk Hiekens, ook voorzitter van deze stichting, is aanwezig). Er wordt gekeken hoe de kennis die daar aanwezig is, kan worden overgebracht naar het Wikiwoordenboek (Wiktionary).

Met het Nationaal Comité 4 en 5 mei is nu een project gestart om oorlogsmonumenten te beschrijven en eventueel te fotograferen.

Het Rijksmuseum wil graag met WMNL samenwerken, voor uitwisseling van expertise, het organiseren van 'edit-a-thons', een 'Wikipedian in residence' enz. Dergelijke gesprekken zijn ook gevoerd met de Koninklijke Bibliotheek en het Tropenmuseum.

In het kader van 'Het geluid van Nederland' worden er enkele activiteiten gerealiseerd op het gebied van het gebruik van geluiden, onder meer op Wikimedia-projecten. Op 30 maart is er een workshop en op 20 april een afsluitende bijeenkomst.

Er komt ook een bijeenkomst over mode op Wikimedia-projecten en dergelijke.

Een groter initiatief voor het komende jaar beoogt wat te doen aan het 'gender gap', de ondervertegenwoordiging van vrouwen op Wikimedia-projecten.

Later dit jaar zal een grote internationale Hackathon worden gehouden, die als het ware is 'overgenomen' van Duitsland dit jaar. Er worden circa 100 deelnemers verwacht.

Sandra zal als bestuurslid afscheid nemen, maar is blij dat er inmiddels ondersteuning op cultureel gebied is aangenomen door de vereniging.

Vragen

Lodewijk vraagt wat de huidige status is van Wikiportret. Dat komt al jaren terug tijdens vergaderingen. Op dit moment is de workflow niet erg gestroomlijnd, maar er komen wel degelijk bruikbare foto's binnen, zeker één foto per dag. In die zin is het zeker een succesvol project. Opgemerkt is dat de site wikiportret.nl tienduizend bezoekers per maand trekt. Het plaatsen van een banner met een donatiebutton zou mogelijkerwijs heel wat donaties kunnen opleveren. Er is echter al enige jaren niets aan gedaan in termen van verbetering van die workflow. Eerdere ideeën om een programmeur in te huren zijn op niets uitgelopen. Het lijkt wel haalbaar om in niet al te veel tijd enkele concrete verbeteringen aan te brengen zonder de hele zaak van de grond af opnieuw op te bouwen. Edo de Roo merkt op dat er een achterstand is in het verwerken van ingestuurde foto's via wikiportret.nl. De betrokken OTRS-vrijwilligers hebben het er al eerder onderling over gehad om eens samen te komen om dit samen op te pakken. Dit zou kunnen op een WikiZaterdag, die ook als zodanig in de nieuwsbrief kan worden aangekondigd. Dat laatste medium zou ook kunnen worden gebruikt om mensen te vinden die hier iets mee zouden kunnen.

Jane023 vraagt of er bewijs is dat het gendergap in Nederland inderdaad zo groot is. Sandra F. wijst op de uitkomsten van het recente Motivaction-onderzoek waar dat vrij duidelijk uit blijkt. Ziko wijst op de bestuursvacature met betrekking tot het onderwerp gendergap.

Hans Muller wijst nog op de mogelijkheid van vrijwilligersvacatures. Paul meldt dat in het verleden dingen wel zo zijn vormgegeven, maar we moeten dat blijven doen. André zou als lid daar wel graag regelmatig(er) op gewezen worden. Volgens Paul werden de vrijwilligersvacatures wel in de Nieuwsbrief vermeld. Het is wel zo dat er nauwelijks reactie op was.

Lodewijk vraagt over de GLAM-toolset welke andere landelijke verenigingen dat zijn en of de totale financiering op hetzelfde niveau blijft. WMCH heeft toegezegd, zij het wat minder dan WMNL financierde, WMFR is nog wat onduidelijk omdat zijn hun financiering nog niet helemaal rond hebben, WMUK blijft op hetzelfde niveau.

Pauze 15.00-15.15h met wat te eten. De vergadering wordt geschorst.

Administratie, financiën, governance en compliance

De penningmeester vervolgt met het activiteitenverslag. Er is in het afgelopen jaar onder meer gekeken naar mogelijkheden om te gaan voldoen aan de eisen van het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF). Hiervoor zijn verschillende dingen gerealiseerd. Er zijn enige aanpassingen in reglementen gemaakt, en het jaarverslag 2012 is nu op een andere manier opgesteld, met voor zover mogelijk een goedkeurende verklaring van een accountant. Hiermee zouden we nu in staat moeten zijn een aanvraag voor het CBF-certificaat in te dienen.

Verder wordt er een gestructureerde donateursdatabase ingericht in een CRM-systeem. Een van onze doelen was het verkrijgen van meer 'terugkerende' donateurs. De wereldwijde Fundraiser is in 2012/2013 anders gelopen: er is in Nederland geen Fundraiser geweest eind 2012, die loopt momenteel. Wel hebben we recentelijk een periodieke schenking bij notariële akte gekregen. Daarvoor is de ANBI-status van groot belang. Een status als 'culturele ANBI' zou nog gunstigere voorwaarden opleveren voor schenkers, maar het lijkt er niet op dat we aan de voorwaarden daarvoor voldoen. De voorwaarde daarvoor is dat je een culturele instelling moet zijn en dat lijken we niet te zijn gelet op de opsomming die de belastingdienst geeft bij wijze van definitie zoals theaters en dergelijke. Edo de Roo merkt op dat de toenemende activiteiten in samenwerking met culturele instelling - cultureel erfgoed instellingen WM NL mogelijk wel meer een culturele instelling zou zijn. Ad merkt op dat de eis van de belastingdienst in de richting gaat van 100% culturele activiteiten.

Het jaarverslag bevat behalve het activiteitenverslag een staat van baten en lasten en een balans. Daarnaast bevat het een toekomstparagraaf. De begroting 2013 is vastgesteld door de ALV in september 2012, inclusief toegekende prioriteiten. Het Funds Dissemination Committee (dat de WMF adviseert over financiering van landelijke verenigingen en andere 'movement entities') heeft niet het gehele bedrag toegekend. Het bestuur heeft vervolgens op grond van de prioriteiten enkele activiteiten geschrapt. Alles van prioriteit 3 is geschrapt, en van de rest is uiteindelijk het GLAM-wiki toolset-project geschrapt. Dat is de uiteindelijke begroting die in de toekomstparagraaf is opgenomen.

Verder wordt er een voorstel gedaan om de bestaande bestemmingsfondsen te laten vrijvallen, omdat deze een overblijfsel waren van een andere, inmiddels niet meer relevante, financieringssystematiek. Het bestemmingsfonds Professionalisering valt vrij na afronding en door de WMF goedgekeurde rapportage over deze Grant. Over de Grant voor 2012 is uiteindelijk in oktober 2012 overeenstemming bereikt met de WMF. Het jaarverslag (althans een Engelse samenvatting daarvan) en de kwartaalrapporten (zie meta:Grants:WM_NL/Annual Program Plan 2012/Report) maken onderdeel uit van de rapportage naar de WMF toe. In juli zal een delegatie van de WMF een bezoek brengen, onder meer om uit eerste hand te ervaren over de wijze waarop WMNL omgaat met de door de WMF ter beschikking gestelde fondsen.

Lodewijk vraagt waar de nog uitstaande verplichtingen/reserveringen voor de prijzen van WLM 2012 zijn opgenomen. Ad meldt dat deze op de balans staan, onder de kortlopende schulden. Het kopje 'niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen' heeft betrekking op verplichtingen die zijn aangegaan voor een langere termijn dan een jaar. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor de periodieke schenking die daar is opgenomen. In dit geval is niet duidelijk of de persoon zelf toestemming heeft gegeven voor plaatsing van zijn naam, en dit wordt nog uitgezocht. Jane vraagt of wij zicht hebben op donaties vanuit Nederland die aan/via de WMF worden gedaan. Paul antwoordt dat daar in principe in voorgaande jaren wel statistieken over beschikbaar zijn gesteld. Het is echter niet duidelijk wat we daaruit kunnen concluderen, en omdat het geld niet bij ons terechtkomt, hoort het in ieder geval niet in ons jaarverslag.

De discussie gaat over in de vraag van Lodewijk naar het besluitvormingsproces voor de komende begroting (2014). Hij zou graag zien dat ook alle tussenstappen daarin zo open en transparant mogelijk zijn, bijvoorbeeld door ook voorlopige versies van de begroting te publiceren. Ad merkt wel op dat er voor komende begrotingen meer zal worden gevraagd naar doelen en metrieken daarvoor, wat meer eisen stelt aan vorm en inhoud van de begroting. Het opstellen van drafts kost heel veel tijd. Ziko wijst op het krappe tijdsvenster tussen de bestuursvergadering eind augustus en de ALV in september, met de FDC-deadline op 1 oktober. Hijzelf had een tussenstap gewenst, maar wijst ook erop dat de processen in de vereniging tegenwoordig veel transparanter zijn dan vroeger.

Lodewijk stelt aan de vergadering de volgende motie voor: "Het begrotingsproces dient zoveel mogelijk open en transparant te verlopen. Leden worden, zowel aan aan het begin van als gedurende het proces om tot een ontwerpbegroting te komen, om hun input gevraagd en actief betrokken."

Er ontspint zich enige discussie over hoe een dergelijk betrekken van de leden vorm moet krijgen. Jane zou het goed vinden als we bij iedere vergadering een kort inzicht zouden krijgen in de stand van zaken ten opzichte van het strategieplan. Ad meldt dat op dit moment nog niet echt gerapporteerd kan worden ten opzichte van het strategieplan dat immers sinds dit jaar aan het lopen is. Voor dit jaar zal in ieder geval in juni een soort brainstormdag worden gehouden, en daarbij zal ook worden aangegeven welke stukken en eisen van de WMF er liggen. Er zal ook in ieder geval één tussentijds moment zijn waarop de leden om input kunnen worden gevraagd. Paul meldt dat in het proces zoals dat de afgelopen jaren is gelopen, eigenlijk steeds in een enkel weekend een begroting in elkaar is gezet, zonder duidelijke tussentijdse of voorlopige versies. Hay stelt voor om bijvoorbeeld voorafgaande aan de brainstormsessie met een groep geïnteresseerde leden voorstellen en ideeën uit te wisselen. Jane denkt dat het input vragen van meer mensen ook kan leiden tot nauwkeurigere schattingen van die onderdelen die toch ieder jaar plaatsvinden. Het bestuur neemt in ieder geval de suggesties van Jane en Hay ter harte.

Lodewijk verzoekt om een stemming over de motie, met name omdat hij het belangrijk vindt dat de ALV een uitspraak hierover doet. Een toezegging van het bestuur is volgens hem immers slechts zolang 'geldig' als het huidige bestuur nog in functie blijft. Er ontstaat een langere discussie rondom dit onderwerp.

In de stemming zijn 16 voor, 1 tegen, met 3 onthoudingen. De motie is aangenomen.

Erik merkt op dat in het jaarverslag is opgenomen dat er geen pensioenregeling is, en vraagt zich af of dat een bewuste keuze is. Ad kan melden dat er drie offertes zijn aangevraagd, en het bestuur zal hier de komende tijd naar gaan kijken.

Lodewijk vraagt of er afgelopen jaar contracten zijn afgesloten onder buitenlands recht. Ad (penningmeester) meldt dat er een Grant Agreement is getekend voor 2013 met de WMF. Die valt onder Amerikaans recht. Er was een reservepost in de begroting opgenomen om daar juridisch advies over in te winnen. Toen was er nog geen directeur in dienst, nu wel. De penningmeester heeft met de directeur overlegd. Naar aanleiding hiervan heeft het bestuur unaniem besloten dat het niet nodig was om het geld voor verder advies in te winnen. De belangrijkste reden hiervoor was de inschatting van directeur dat op basis van eerdere ervaringen met dergelijke overeenkomsten geen bijzondere afwijkingen of risico's zijn geïdentificeerd. Daardoor vond penningmeester zich voldoende geadviseerd door een expert.

Lodewijk betoogt dat het bestuur "gekwalificeerd advies" moest inwinnen.

De penningmeester geeft aan dat de directeur, in de persoon van Sandra Rientjes, gekwalificeerd advies heeft ingewonnen.

Lodewijk bestrijdt deze uitleg van gekwalificeerd juridisch advies.

Voorzitter geeft aan dat de inschatting van penningmeester is overgenomen door het gehele bestuur, en dat is besloten dat geen extra betaald advies nodig was. Dit staat ook in de reeds gepubliceerde notulen.

Daarnaast heeft ook de accountant naar de documenten gekeken.

Naar de mening van Hay kun je inderdaad betogen dat het door het bestuur ingewonnen advies niet helemaal voldoet aan de bewoordingen in de motie, maar hij vindt anderzijds dat het bestuur hierin niet veel aan valt te rekenen, gegeven de overwegingen die het bestuur hierbij heeft gegeven.

Marianne vraagt zich af wat voor problemen er eventueel worden voorzien met juridisch advies. De kosten zouden alleen door een bepaald risico kunnen gelegitimeerd, en men moet ook in overweging nemen wat de onderhandelingspositie van een partner is.

Vanwege de hevige discussie schorst de voorzitter de vergadering voor vijf minuten. Na tien minuten wordt de vergadering hervat.

André brengt als idee in om binnen de vereniging een kleine groep mensen te zoeken die eventueel over dergelijke issues kunnen adviseren.

Bekrachtiging statutenwijziging

Paul licht dit punt toe. Het gaat hier om een bekrachtiging van de statutenwijziging zoals die op 3 november 2011 door de notaris in een akte is vastgelegd. Die wijziging volgt niet letterlijk de tekst die op 15 januari 2011 is goedgekeurd door de ALV, en bevat enkele extra wijzigingen. De ALV kan de wijziging in de akte die de notaris heeft verleden op 3 november 2011 bekrachtigen, met een tweederdemeerderheid.

De algemene vergadering bekrachtigt de statutenwijziging zoals vastgelegd in de akte die op 3 november 2011 bij de notaris is gepasseerd (Statuten Vereniging Wikimedia Nederland) met dien verstande dat enkele kennelijke 'clerical errors' in de tekst zullen worden verbeterd. Deze clerical errors zijn:

Art. 8 lid 8 onder c.:
... ten behoeve van de stichting gemaakte kosten ...

moet luiden
... ten behoeve van de vereniging gemaakte kosten ...
Art. 8 lid 8 onder d.:
... de jaarrekening van de stichting ...

moet luiden
... de jaarrekening van de vereniging ...
Art. 16 lid 2:
... zal het vermogen van de stichting bestemd blijven ...

moet luiden
... zal het vermogen van de vereniging bestemd blijven ...
Art. 16 lid 6:
"Het bepaalde in de leden 1 en 2 is niet van toepassing ..."

moet luiden
"Het bepaalde in de leden 1 en 3 is niet van toepassing ..."
Art. 18 lid 3:
Op besluiten tot vaststelling en tot wijziging van een reglement is het bepaalde in artikel 16 leden 1, 2 en 5 van overeenkomstige toepassing.

moet luiden
Op besluiten tot vaststelling en tot wijziging van een reglement is het bepaalde in artikel 16 leden 1, 3 en 6 van overeenkomstige toepassing.

(hier is reeds een van de nummers gewijzigd bij akte van 27 september 2012, zodat daar nu staat "leden 1, 2 en 6")

De voorzitter dankt lid Bas van Pelt voor zijn advies.

Uitslag stemming bekrachtigen statutenwijziging

1 onthouding 0 tegen 21 voor.

Goedkeuring jaarverslag (vervolg)

Het jaarverslag inclusief de jaarrekening over het jaar 2012 is opgesteld conform Richtlijn 650 van de Raad voor de Jaarverslaggeving. Richtlijn 650 is opgesteld voor fondsenwervende instellingen. Wikimedia Nederland is bezig met de aanvraag voor een certificaat voor kleine goede doelen van het CBF. Vereisten voor een certificaat zijn onder andere een jaarverslag opgesteld conform die richtlijn en controle van de jaarrekening door een externe accountant. Het bestuur heeft opdracht gegeven voor accountantscontrole aan BDO (voorheen HLB-Schippers). De controleverklaring is opgenomen in het jaarverslag.

Het jaarverslag en jaarrekening wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de leden. De leden beslissen ook over de bestemming van het resultaat. Het voorstel voor bestemming van het resultaat is opgenomen in het jaarverslag. De balans is gepresenteerd na verwerking van het resultaat.

Door de wijziging van de wijze van financiering door de WMF is tevens het voorstel aan de leden om alle bestemmingsfondsen met uitzondering van het bestemmingsfonds CoSyne op te heffen. Het bestemmingsfonds CoSyne zal worden opgeheven na afsluiting en afrekening van dat project in de loop van het jaar 2013.

In de toekomstparagraaf is de begrote staat van baten en lasten voor het jaar 2013 opgenomen. Tijdens de ALV van september 2012 heeft de ALV een jaarplan en begroting voor het jaar 2013 vastgesteld. Daarin zijn de activiteiten prioriteit 1, 2 of 3 meegegeven om rekening te kunnen houden met de uitkomst van de FDC aanvraag. De FDC heeft WMNL een lager bedrag toegekend dan aangevraagd. Het bestuur heeft in de decembervergadering de begroting aangepast door met name de activiteiten met prioriteit 3 te schrappen en de bijdrage aan GLAM Wiki toolset. Vaststelling van de aangepaste definitieve begroting door de leden geschiedt bij goedkeuring van het jaarverslag over 2012.
Voorstel goedkeuring: 19 voor 0 tegen 0 onthoudingen

Verslag kascommissie

Van één lid van de kascommissie, Mark Wesbeek, is een verklaring ontvangen. Hij laat weten: «dat ik kennis heb genomen van de inhoud van het jaarverslag over 2012 van Wikimedia Nederland, de controleverklaring en de afgegeven bevindingen over de uitgevoerde audit. Dat mij op basis van deze documenten geen reden wordt gegeven om te twijfelen aan de integriteit en juistheid en dat het jaarverslag aldus m.i. afdoende inzicht geeft in de staat waarin de vereniging zich op 31/12/2012 bevond, met het oog op verplichtingen, rechten en algemene financiële positie».

De voorzitter laat weten dat Mark ook 'Hulde Ad!' in de betreffende email had geschreven.

Bestuursverkiezingen

Hay is de stemcommissie en neemt gedurende de stemming het voorzitterschap van de vergadering over.

Ziko bedankt Sandra Fauconnier die zich niet herkiesbaar stelt. Ziko reikt Sandra een tas in de vorm van een kunstzinnige uil uit.

Ziko zal de niet aanwezige Sarah en Cyriel op een geschikt moment toespreken.

Voorstelrondje bestuursleden

Ziko stelt zich voor. Hay stelt een vraag aan Ziko
Ziko vertelt kort iets over Frans.
Ad stelt zich voor. Er zijn geen vragen gesteld aan Ad.
Paul stelt zich voor.
Hans stelt zich voor. Hans ziet mogelijkheden om het ledental aanzienlijk te verhogen, waarbij duizend leden niet onmogelijk is, in het licht van de ledenaantallen van bijv. de HCC. Vraag: Heb je bestuurlijke ervaring? Antwoord: Ik denk het wel (met voorbeelden).
Jan Anton stelt zich voor. Educatieve uitgever. Inhoud en vormgeven aan projecten, bijvoorbeeld KB.
Anke stelt zich voor. Studeert informatierecht in Amsterdam, wil graag de organisatie achter Wikipedia leren kennen en haar studie zo in de praktijk brengen.

Stemming

Paul: 19 voor, 0 tegen, 2 onthoudingen
Jan Anton: 19 voor, 1 tegen, 1 onthouding
Ziko: 16 voor, 5 tegen, 0 onthoudingen
Frans: 21 voor, 0, tegen, 0 onthoudingen
Ad: 19 voor, 2 tegen, 0 onthoudingen
Hans: 18 voor, 0 tegen, 2 onthoudingen, 1 ongeldig
Anke: 17 voor, 3 tegen, 1 onthouding.

Alle zeven kandidaten zijn verkozen, en zij vormen het nieuwe bestuur van de vereniging. Ziko dankt voor het vertrouwen.

Rondvraag

Siebrand: op dit moment stellen de reglementen dat bestuursleden ieder jaar aftreden en dan herkozen kunnen worden, en dat alle bestuursleden moeten worden gekozen uit de leden van de vereniging. In de aanbevelingen naar aanleiding van het COMPASS-onderzoek naar de 'governance' van Wikimedia UK wordt geadviseerd het bestuur wat groter te maken - zeg 8 tot 10 leden, en eventueel bestuursleden met specifieke expertise te benoemen. Ad meldt dat we naar de geest al wel zo handelen, en zoeken naar personen met specifieke expertise. Een langere bestuurstermijn zou prettig kunnen zijn voor de continuïteit. André Engels merkt op dat een (te) groot bestuur vergaderingen eerder belemmeren dan bevorderen. Hij geeft een overweging om bij een groot bestuur een onderscheid te maken tussen algemeen en dagelijks bestuur. Ziko legt uit dat hij over het onderwerp eerder had nagedacht maar de stand van nadenken nog prematuur voor deze vergadering vond; het onderwerp zou langere aankondiging behoeven.

Ad vraagt of er leden zijn die zin hebben om een keer de uitkomsten van het Motivaction-onderzoek te bespreken. Zeker tien leden steken hun vinger op. Er is voldoende animo voor een bespreking. Sandra Rientjes deelt mede dat er op 4 mei, een WikiZaterdag, de onderzoekers van Motivaction aanwezig zijn, en dus de aangewezen gelegenheid voor de bespreking van de uitkomsten van het onderzoek.

Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering om 17:55.