Notulen bestuursvergadering 16 & 30 november 2023

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen bestuursvergadering 16 & 30 november 2023

Locatie	Online
Tijdstip	16/11: 19.30 - 21.00 uur 30/11: 19.45 - 20.55
Aanwezig	16/11: Jan-Bart de Vreede (JBV), Bart Nieuwenhuis (BN), Sandra Rientjes (SR) 30/11: Jan-Bart de Vreede (JBV), Bart Nieuwenhuis (BN), Marike van Roon (MR), Migiza Victoriashoop (MV), Sandra Rientjes (SR)
Afwezig met kennisgeving	16/11: Michel Wesseling (MW), Migiza Victoriashoop (MV), Marike van Roon (MR) 30/11: Michel Wesseling (MW)

Opening

Opening

Mededelingen

• MvR:  is in 2024  twee maanden afwezig (mei en juni)
• BN:  zal in de maand mei afwezig zijn. Hij hoopt online te kunnen deelnemen aan het overleg met de accountant ivm de controle van de jaarrekening.

Concept-verslag bestuursvergadering d.d. 14 september 2023

• Verslag is goedgekeurd en geplaatst op de Verenigingswiki.

Actielijst d.d.  14 september 2023

Afgehandeld

• 175 - Voorbereiden bestuurdersdag 14/10
• 183 - Jaarplan en begroting met besproken aanvullingen publiceren op de Verenigingswiki.

Concept notulen ALV 30 september 2023

• Het bestuur is akkoord de concept-notulen te publiceren op de Verenigingswiki.

Voorstel vergaderdata bestuur 2024

• Conform de discussie tijdens de bestuursdag wil het bestuur zich meer focussen op strategie en minder op operationele zaken. Dat zou betekenen dat de vergaderfrequentie mogelijk omlaag kan. Het idee is om één keer per twee maanden te vergaderen, met eventueel een extra vergadering ter voorbereiding van de ALV. JBV en SR maken een opzet.

Doorlopen

• Agenda en verdeling bijeenkomsten.

Organisatie en Financiën

Aanpassen planning jaarrekening en ALV in 2024

• Door wijzigingen in het beleid van WMF is het niet meer nodig om voor 1 mei een goedkeurende accountantsverklaring te overleggen. Ook is ons beleid inzake het jaarverslag afgelopen jaar gewijzigd (introductie bestuursverslag als onderdeel van de Jaarrekening, en apart publieksverslag over de activiteiten). Dit maakt het mogelijk om het rapportageproces en de planning van de ALVs te stroomlijnen.

• Het bestuur gaat akkoord met het voorstel om de voorjaars ALV in juni te houden. Ook het voorstel om in principe slechts één ALV per jaar te houden spreekt het bestuur aan. Hierover is wel discussie met de leden nodig, ook al staan de statuten het toe. JBV zal het voorstel lanceren tijdens nieuwjaarsreceptie. Daarna kunnen we een discussie organiseren via de Verenigingswiki.

Beroep tegen maatregel in het kader van BVR

• Er is bij het bestuur beroep aangetekend tegen een beslissing van de directeur in het kader van het Beleid Vriendelijke Ruimtes. [In verband met het vertrouwelijke karakter (het betreft personen) worden verdere details niet gepubliceerd]. Het bestuur wijst het beroep af.  BN zal dit aan betrokkene doorgeven.

Verlaten X/Twitter?

• In de informele WMNL Telegram-groep is een discussie geweest over aanwezigheid van WMNL op X/Twitter. WMDE heeft onlangs X/Twitter verlaten. Is het nog verantwoord voor WMNL om actief te blijven op X/Twitter gezien de sfeer daar en de soms dubieuze maatschappelijke rol van het platform en de eigenaar?  

• Het bestuur vindt het te vroeg om nu al definitief te vertrekken. De vraag is ook of het bereik dat WMNL via Twitter nog steeds heeft, makkelijk te compenseren is. Het is wel verstandig om al te gaan investeren in andere kanalen voor als het echt niet meer gaat op X.

Voortgang fondsenwerving

• Grantaanvraag WMF - De Regional Committee NWE heeft WMNL een groei van 4% toegekend vergeleken met de grant 2023. De Committee stond positief ten opzichte van onze vraag om 18% (1 fte) te kunnen groeien, m.n. voor het werk in de Cariben en Suriname, maar kon hier vanwege beperkt budget niet aan voldoen. Om dezelfde reden zijn er in NW Europa in het geheel geen meerjarensubsidies toegekend. Dit leidt tot financiële onzekerheid en maakt planning op middellange termijn moeilijk. Merkwaardig is dat een formele beroepsprocedure lijkt te ontbreken. SR zal een bezwaarschrift opstellen.
• Stichting PB - Door een administratieve fout bij de Stichting wordt onze aanvraag pas in januari behandeld.
• Fonds Cultuurparticipatie - streven is de aanvraag voor een Wikimedian in Residence op Aruba nog dit jaar in te dienen.

Terugblik op Bestuursdag

• Het bestuur heeft een positief gevoel over de bestuursdag en wat er bereikt is. De laatste correcties worden ingevoerd in het verslag. De gemaakte afspraken worden opgenomen in de reguliere afsprakenlijst. MV biedt aan de volgende bestuursdag te organiseren (ism Bart of Michel.)

Werving / profiel nieuwe bestuursleden

• De inhoudelijke bespreking wordt verschoven naar de volgende vergadering. Verzoek aan alle bestuurders om de kennismatrix in te vullen.

Activiteiten en Community

Kwartaalplanning

• SR licht toe dat het kantoor in Q1- 2024 de prioriteit zal leggen bij het verder professionaliseren van het train-trainers programma, de presentatie van het rapport over jongeren en dit vertalen naar acties, voorbereiden van de Wikicon en de opstart van de communicatiestrategie.
• JBV geeft een update over ontwikkelingen rondom MCDC.

Partnership nieuws

• Het kantoor is in gesprek met een aantal potentiële nieuwe partners:
  • Anne Frank Stichting
  • Black Archives

• Met Open Nederland (bestaande partner) wordt gepraat over deelname aan activiteiten om het thema ‘Open’  maatschappelijk onder de aandacht te brengen/houden.

• Het bestuur vindt het interessant om op deze manier op de hoogte te worden gehouden van partnership-ontwikkelingen

WikiconNL2024

• Het bestuur stelt 18 mei 2024 vast als datum voor de volgende Wikicon. Besloten wordt om de Wikicon niet te combineren met de voorjaars-ALV omdat dit logistiek te veel complicaties geeft, zowel voor de voorbereiding van de accountantscontrole als voor de organisatie van de Wikicon. Michel is contactpersoon voor het kantoor wat betreft Wikicon.

Rondvraag en sluiting

Er zijn geen rondvragen.