Notulen 36e Algemene Ledenvergadering 22 april 2023

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze notulen zijn goedgekeurd tijdens de ALV van 30 september 2023.

Locatie		Congres- en vergadercentrum In de Driehoek, Utrecht
Tijdstip		13.30 - 15.20 uur
Aanwezige leden		1Veertje, Bart Nieuwenhuis, Bas van Pelt, Berry v/d Wouw, Bert Bremer, Ciell, Cornelis Zweegman, Eduard Jacob, Frank Hendriks, Frans Grijzenhout, Hans Muller, Jacqueline Dake, Jan-Bart de Vreede, Lucy, Marian Grubben, Marike van Roon, Michel Wesseling, Remko de Keijzer, Smiley.toerist
Aanwezige niet-leden (geen stemrecht)		Kirsten Jansen, Michelle van Lanschot, Sandra Rientjes, Thamara Groenleer
Afwezig met kennisgeving		Lotte Baltussen, Jane Darnell, Lizzy Jongma, Migiza Victoriashoop, Heleen Ririassa
Machtigingen		Lotte Baltussen machtigt Ciell, Jane Darnell machtigt Ciell

Opening Algemene Ledenvergadering

1. Opening

• De voorzitter opent de vergadering om 13.30 uur en heet iedereen van harte welkom.

Aanwezig: 23 personen Aantal stemmen: 21
Leden	Machtiging	Geen stemrecht
19	2	4

2. Vaststellen agenda

• De voorzitter stelt voor om te beginnen met punt 6 Jaarverslag en daarna punt 5 Jaarrekening. De aanwezigen gaan hiermee akkoord. Hiermee is de agenda vastgesteld.

3. Mededelingen

• Er zijn geen mededelingen.

4. Bespreken en goedkeuren Notulen 35e Algemene Ledenvergadering 29 oktober 2022

• Er zijn geen opmerkingen. De notulen zijn hiermee goedgekeurd.

5. Bespreking Jaarverslag (Activiteitenverslag) 2022

• Jaarverslag (Activiteitenverslag) 2022

Cijferbijlage bij Jaarverslag (ter informatie) Sandra Rientjes licht het jaarverslag toe middels een presentatie Het was gelukkig een minder ‘vreemd’ jaar. Omdat COVID geen rol meer speelde, konden er weer bijeenkomsten georganiseerd worden zoals de WikiVrijdagen (worden goed bezocht), een Hackathon en de Wikicon, beide succesvol. Ook waren er een paar nieuwe projecten die succesvol zijn gebleken zoals Wiki loves Monuments Suriname en Wiki loves Fashion. Daarnaast is Wikimedia Europe van start gegaan. Het aantal donateurs is door de jaren heen gestegen (meer dan verdrievoudigd in tien jaar) maar er is een lichte daling in het ledenaantal. Het aantrekken van leden is iets wat misschien aangepakt kan worden. Het bestuur vraagt advies aan de leden. De volgende suggesties worden gedaan:

• • Meer de boodschap uitdragen van vrije kennis.
  • Jaarlijkse Wikicon entreeprijs verlagen voor leden - of gratis.
  • Betrokkenheid wordt beloond met financieel voordeel.
  • Trots zijn op Wikimedia / Wikipedia
• Een forse groei van het aantal leden, b.v. een verdubbeling, heeft effect richting WMF: we zouden iets meer spreekrecht hebben namens de Nederlandse tak van de WIkimedia-beweging. Op het gebied van lobby zou een groter ledenaantal ook impact kunnen hebben. We worden dan serieuzer genomen als gesprekspartner. Dat vereist echter een hele grote stijging, van duizenden nieuwe leden. Het is de vraag of dat realistisch is.
• Vragen Er zijn geen vragen over het jaarverslag.

6. Bespreking Jaarrekening 2022, inclusief Bestuursverslag

Op advies van de accountant is het jaarverslag 2022 (activiteitenverslag) niet meer integraal opgenomen in de jaarrekening, De jaarrekening bevat een meer beknopt bestuursverslag dat ingaat op bestuur en beheer van de vereniging.

• Jaarrekening 2022: Bart Nieuwenhuis licht de jaarrekening toe middels een presentatie. Conclusie: in 2023 kunnen we weer met volle kracht vooruit
  • Capaciteitsproblemen met betrekking tot personeel zijn opgelost
  • We hebben een ziekteverzuimverzekering afgesloten
  • We gaan in 2023 weer projectsubsidies aanvragen, zoals bij het Mondriaanfonds t.b.v. het project: herdenkingsjaar slavernijgeschiedenis

• De financiële situatie van de vereniging is goed en we hebben onze algemene financiële reserves op orde. We moeten prioriteit blijven geven aan realiseren eigen baten
  • WMF Grant 2023 zal € 396.000 bedragen (begroting voorzag € 403.000)
  • In 2023 voorzien investeringen in donateurswerving en communicatie

• Vragen:Is het ziekteverzuim gerelateerd aan COVID? Nee Wat zijn de kosten voor hosting Kennisplatform? € 800,- p/j. De inhoud wordt door personeel geschreven. Voor de ontwikkeling van het Kennisplatform is een externe financiering van het NDE aangevraagd en ontvangen. Er worden complimenten gegeven aan Wikimedia Nederland voor het Kennisplatform. De suggestie wordt gedaan om hiervan ook evt. bekendheid te geven aan KNVI en KIA. Deze suggestie zal worden opgevolgd. Is de aanvraag van de grant nog steeds voor 1 jaar? Nee, nu wordt er een grant voor 2 jaar aangevraagd. Vanuit WMF was er een toezegging dat de inflatiecorrectie gehonoreerd zou worden, toegespitst op het land zelf. Maar die steeg zozeer dat WMF deze niet kon subsidiëren. Ingezet was op 14% maar is uiteindelijk 10% geworden.

• Bestuursverslag 2022Conclusie van de leden: helder en gerelateerd aan de doelen geschreven.

7. Goedkeuring jaarrekening en jaarverslag + décharge bestuur voor beleid 2022

• De voorzitter vraagt de leden om goedkeuring van de jaarrekening en het jaarverslag 2022

Voor	Tegen	Onthouden
21	0	0

• De voorzitter vraagt de leden om decharge te verlenen aan het bestuur voor beleid 2022

Voor	Tegen	Onthouden
21	0	0

8. Beleid Vriendelijke Ruimtes (BVR)

Sinds 1 april 2023 is het nieuwe Beleid Vriendelijke Ruimtes (BVR) van kracht. Het Protocol Handhaving en Rapportage van het BVR stelt dat de ALV een commissie BVR-zaken zal benoemen, en dat het bestuur een vertrouwenspersoon BVR aanwijst.

• Omdat er op dit moment te weinig aanmeldingen zijn, wordt de verkiezing van een commissie BVR-zaken uitgesteld naar de volgende vergadering. N.a.v. Toelichting punt 8: voorstel mandaat ALV commissie BVR-zaken + vertrouwenspersoon BVR, legt Sandra Rientjes het volgende voor aan de ALV: De voorkeur gaat uit naar een commissie bestaande uit 2-4 personen. Om geen risico te lopen op belangenverstrengeling, wordt voorgesteld om personen die op een Wikimediaproject een functie bekleden als administrator, moderator of lid van een ArbCom uit te sluiten van kandidaatstelling. Is dit een terechte voorwaarde? De ALV vindt dit een goede uitsluiting ter bevordering van objectief beoordelen. Voorgesteld wordt om moderatoren, administrators of leden van de Arbcom op NLWP, ENWP, Wikicommons en Wikidata inderdaad uit te sluiten van kandidaatstelling. Personen die zo’n functie bekleden bij kleinere projecten, waar nauwelijks incidenten plaatsvinden, kunnen zich wel kandidaat stellen. Ook moet duidelijk gemaakt worden dat leden van de commissie tijdens bijeenkomsten geen BVR contactpersoon zullen zijn.
• Met deze aanvullingen in de tekst gaat de ALV akkoord met het mandaat van de Commissie BVR-zaken, die hiermee is ingesteld.
• Er zal een oproep worden geplaatst voor kandidaten, waarna leden online kunnen stemmen. Mocht het niet lukken om voldoende kandidaten te vinden, dan zal de oproep breder bekend worden gemaakt, ook buiten de leden van de Vereniging.
• Vanuit het bestuur is Bart Nieuwenhuis verkozen als BVR vertrouwenspersoon.

9. Rondvraag

• Ciell: De Wikipedia-coördinatrice van de Bibliotheek Hengelo gaat met pensioen. Zij heeft veel betekend voor de Wikikring Twente en was een verbindende factor. Is er budget om haar met een mooi cadeau te bedanken? Dat is er zeker.
• Cock Zweegman vraagt of de vereniging een erelidmaatschap kent. Dat is niet het geval, maar het bestuur zal verkennen of dit wenselijk en mogelijk is.
• JB: In september zijn er weer de bestuursverkiezingen ALV. Mochten er leden zijn die zich kandidaat willen stellen, laat dat vooral weten. Ook roept hij op om ideeën te delen om leden te werven.

10. Sluiting

Met dank aan alle aanwezigen sluit de voorzitter om 15.20 uur de vergadering en nodigt eenieder uit om deel te nemen aan de brainstorm herijking 2023 die aansluitend plaatsvindt.

Toelichting brainstormsessie. 15:30 - 16:00 - Brainstorming (facultatief) over herijking 2023: grote evenementen en grote discussies In het Jaarplan 2023 hebben we vastgelegd dat 2023 een herijkingsjaar is. We houden ons werkprogramma kritisch tegen het licht, en kijken hoe we kunnen omgaan met kansen en uitdagingen die de komende jaren mogelijk gaan brengen. Tijdens de ALV komen actieve en betrokken Wikimedianen bij elkaar. Het bestuur zou de gelegenheid willen gebruiken om met hen informeel te brainstormen over twee 'herijkingsthema's'. wat is de plaats van grote evenementen als WikiCon, Techstormen en Hackathons in het jaarplan van Wikimedia Nederland? Wat zijn de wensen en verwachtingen van de gemeenschap? Zijn 'kosten en baten' van de organisatie van dergelijke bijeenkomsten in balans? heeft Wikimedia Nederland een rol bij grote inhoudelijke discussies binnen de Wikimedia-gemeenschap? Binnen de Nederlandse Wikimediagemeenschap ontstaan soms stevige inhoudelijke discussies over b.v. de impact van de AVG op informatie over levende personen op Wikidata, of sensitief taalgebruik in de Wikipedia-artikelen. In het verleden heeft WMNL na een verzoek van de gemeenschap op de achtergrond wel eens een faciliterende rol gespeeld, o.a. door deskundigen om hun mening te vragen of een workshop te organiseren. Is dit iets wat we vaker zouden moeten doen, of juist niet?