Proces totstandkoming Beleid Vriendelijke Ruimtes
Achtergrond
Sinds 2015 kent de vereniging Wikimedia Nederland (WMNL) een Beleid Vriendelijke Ruimtes (BVR). WMNL stelde zich toen ten doel om al haar evenementen toegankelijk te maken voor iedereen, onafhankelijk van hun geslacht, seksuele voorkeur, handicap, uiterlijk, ras, etniciteit, politieke voorkeur en of religie. Dit doel is onveranderd.
Met een BVR wilde het bestuur bereiken dat iedereen die deelneemt aan activiteiten en evenementen van WMNL, en gebruikt maakt van kanalen en platforms van WMNL, zich sociaal en fysiek veilig kan voelen. Sindsdien werd aan iedere deelnemer bij registratie gevraagd expliciet in te stemmen met het BVR, en is er bij iedere activiteit een BVR contactpersoon. Bij deze persoon of personen kunnen incidenten gemeld worden, maar zij kunnen zelf ook pro-actief deelnemers aanspreken op hun gedrag.
Waarom een update?
Op 9 december 2020 stelde het bestuur van de Wikimedia Foundation de Universal Code of Conduct (UCoC) vast. De UCoC is ook van toepassing op WMNL als affiliate van de Wikimedia Foundation (WMF). De UCoC is een uitvloeisel van Aanbeveling 3 “Zorgen voor veiligheid en inclusie” uit het Wikimedia 2030 Movement Strategy proces. Zowel de aanbevelingen uit het strategieproces, als de UCoC zelf zijn tot stand gekomen na meerdere wereldwijde consultatierondes in de Wikimediabeweging.
Nu met de UCoC een bindende Wikimedia gedragscode was opgesteld, wilde het bestuur van WMNL het BVR daarop zoveel mogelijk laten aansluiten. Het bestuur heeft tijdens de vergadering van 18 maart 2021 een werkgroep gevraagd een conceptvoorstel te schrijven.
Deze werkgroep bestond uit
- Ciell, Ad Huikeshoven, Danielle Jansen, actieve leden van de vereniging
- Lotte Baltussen, bestuurslid
- Sandra Rientjes, directeur.
Werkwijze
De werkgroep is uitgegaan van de (vertaalde) UCoC, en heeft daaruit gefilterd wat wel en niet van toepassing was op de activiteiten, evenementen, platforms en kanalen van WMNL.
De stappen van het schrijfproces zijn zoveel mogelijk gedeeld via de verenigingswiki.
De werkgroep heeft de gemeenschap regelmatig gevraagd om op conceptversies commentaar te leveren. De wijze waarop het commentaar is verwerkt - of de redenen waarom sommige opmerkingen door de werkgroep niet zijn overgenomen - werd via de verenigingswiki teruggekoppeld.
Stap voor stap
15 augustus 2020 - Het bestuur plaatst een oproep met algemene vragen over herziening BVR op de Verenigingswiki. De gemeenschap heeft hierop gereageerd en onderling gediscussieerd
6 juli 2021 - Publicatie eerste concepttekst Beleid Vriendelijke Ruimtes. Op de overlegpagina wordt gediscussieerd en worden opmerkingen geplaatst.
17 januari 2022 - Publicatie tweede concepttekst. De werkgroep geeft terugkoppeling aan de gemeenschap over de wijze waarop het commentaar op het eerste concept is verwerkt.
21 april 2022 - De eerste versie van het Beleid Vriendelijke Ruimtes wordt schriftelijk goedgekeurd door het bestuur van Wikimedia Nederland
23 april 2022 - De tekst wordt gepresenteerd aan de Algemene Ledenvergadering (link naar agenda + stukken; link naar notulen)
Na afronding van de hoofdtekst van het Beleid Vriendelijke Ruimtes begint de werkgroep met het opstellen van het Protocol voor Handhaving en Rapportage, waarin wordt uitgewerkt hoe het BVR in de praktijk zal gaan werken. Het gaat daarbij o.a. om het proces van melding, afhandeling van meldingen, verslaglegging en rapportage (inclusief privacy- en AVG-aspecten). Waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van de tekst van UCoC Enforcement Guidelines.
1 augustus 2022 - Een eerste concepttekst van het Protocol Handhaving en Rapportage wordt gepubliceerd op de Verenigingswiki voor feedback vanuit de gemeenschap.
Het schrijven van het Protocol Handhaving en Rapportage maakte duidelijk dat de hoofdtekst op enkele punten moest worden aangepast. Ook commentaar van het Team Trust&Safety van WMF leidde tot enkele aanpassingen in de hoofdtekst.
17 december 2022 - een aangepaste versie van de hoofdtekst Beleid Vriendelijke Ruimtes en een tweede concept Protocol Handhaving en Rapportage worden gepubliceerd op de Verenigingswiki. De werkgroep geeft een toelichting op de manier waarop opmerkingen uit de eerste commentaarronde zijn verwerkt.
Op het tweede concept wordt vanuit de gemeenschap commentaar geleverd.
19 januari 2023 - het bestuur van WMNL keurt de hoofdtekst BVR en het Protocol Handhaving en Rapportage goed. Streefdatum voor invoering is 1 april 2023.
1 april 2023 - per 1 april 2023 is het nieuwe beleid van kracht: alle relevante documentatie is, in Nederlands en Engels, te vinden via BVR - startpagina.